Cosa sono i sistemi legacy e come archiviarli?

Emanuel Böminghaus, Esperto di sistemi legacy e amministratore delegato di AvenDATA

Emanuel Böminghaus,

Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA

Un sistema obsoleto, noto anche come sistema legacy, è un’applicazione IT o un componente dell’infrastruttura ormai datati, ma spesso ancora indispensabili per l’operatività. Questi sistemi sono stati introdotti spesso molti anni fa e funzionano ancora in modo stabile, ma non riescono più a stare al passo con gli odierni requisiti tecnologici, normativi e di sicurezza.

Caratteristiche tipiche

Linguaggi di programmazione obsoleti (ad es. COBOL, RPG)
Ambienti di runtime come Windows XP o derivati Unix
Incompatibilità con software moderni o tecnologie cloud
Assenza di supporto da parte del produttore

Esempi di sistemi legacy

Sistemi di gestione del magazzino basati su DOS
Applicazioni COBOL in banche o assicurazioni
Vecchie versioni di SAP, Navision o Oracle
Sistemi CRM degli anni ’90 senza interfacce API

Perché le aziende continuano a utilizzare i sistemi legacy?

Nonostante l’arretratezza tecnica, i sistemi legacy continuano a essere utilizzati in molte aziende. Il motivo risiede spesso in una combinazione di stabilità operativa, dipendenze consolidate ed elevati oneri di migrazione. Le aziende temono spesso i rischi e i costi legati a un passaggio completo a sistemi moderni.

Stabilità ed esperienza: il sistema funziona in modo affidabile da decenni ed è profondamente integrato nei processi aziendali.
Risparmio sui costi: i sistemi sono ammortizzati e non generano costi di licenza.
Complessità della sostituzione: la documentazione carente e la mancanza di know-how rendono difficile il passaggio.
Minimizzazione dei rischi: un nuovo sistema comporta formazione, migrazione e oneri di implementazione, con i relativi rischi operativi.
Mancanza di risorse interne: spesso manca il personale interno necessario per gestire un simile progetto di migrazione parallelamente alle attività quotidiane.

Quali problemi causano i sistemi legacy a lungo termine?

I sistemi legacy possono sembrare affidabili a prima vista: dopotutto, spesso hanno svolto il loro compito per decenni. Tuttavia, con il passare degli anni, in molte aziende si trasformano in un vero e proprio freno. Ostacolano l’innovazione, nascondono notevoli rischi per la sicurezza e generano elevati costi occulti. Soprattutto in un contesto di crescente digitalizzazione e di requisiti normativi sempre più severi, il mantenimento in esercizio di tali sistemi diventa un punto debole strategico.

Panoramica dei problemi tipici:

Incompatibilità tecnologica

Le interfacce verso le piattaforme moderne mancano o funzionano solo con grande sforzo e con un’elevata probabilità di errore. Connessioni cloud, utilizzo mobile o analisi basate sull’intelligenza artificiale sono difficilmente integrabili.

Rischi per la sicurezza

Non vengono più rilasciati aggiornamenti regolari. Le architetture di sistema obsolete non soddisfano gli attuali standard di sicurezza e offrono punti di ingresso per gli attacchi.

Limiti di scalabilità

I sistemi legacy raggiungono rapidamente i propri limiti tecnici quando aumentano i volumi di dati o il numero di utenti. Un’evoluzione flessibile è pressoché impossibile.

Carenza di personale specializzato

Il know-how necessario per gestire questi sistemi è spesso legato a singole persone. Con il pensionamento di collaboratori esperti si perdono conoscenze importanti.

Elevati costi operativi

I pezzi di ricambio sono difficili da reperire, i fornitori di servizi esterni applicano tariffe orarie elevate per il supporto e la manutenzione avviene per lo più manualmente, con grande dispendio di tempo.

Requisiti normativi

Molti sistemi legacy non soddisfano più completamente gli attuali requisiti di legge (ad es. GDPR, GoBD, HIPAA). Spesso mancano funzioni come log tracciabili, gestione degli accessi, conformità ai requisiti di revisione o piani automatizzati di conservazione e cancellazione.

Funzioni mancanti per la compliance

Funzioni importanti come il legal hold (blocco dei dati in caso di procedimenti legali) o la cancellazione automatica dei dati dopo determinate scadenze per lo più non sono previste nei classici sistemi legacy. Ciò comporta rischi di responsabilità e maggiori oneri manuali durante gli audit.

Strategie per l’archiviazione dei sistemi legacy

La modernizzazione dei sistemi legacy è un processo in più fasi che va ben oltre il semplice cambio di tecnologia. Richiede competenze tecniche, obiettivi chiari e un approccio strutturato per ridurre al minimo i rischi e ottenere vantaggi a lungo termine. In questo contesto, l’archiviazione si è dimostrata un elemento centrale, soprattutto quando i sistemi non possono essere semplicemente spenti per motivi di compliance.

Passaggi collaudati nella pratica:

1. Analisi del sistema e definizione degli obiettivi

Quali sistemi sono coinvolti, quali dati devono essere conservati e in quale forma?

2. Valutazione dei rischi e dei costi

Quali rischi comporta il mantenimento in esercizio? Quali vantaggi derivano dalla dismissione?

3. Archiviazione anziché mantenimento in esercizio

Invece di continuare a mantenere in esercizio sistemi obsoleti con elevati oneri di manutenzione, sempre più aziende puntano sull’archiviazione dei dati a norma di legge, comprensiva di funzione di ricerca, gestione degli accessi e audit trail.

4. Fornitori di soluzioni come AvenDATA

Con la soluzione di archiviazione ViewBox, AvenDATA offre una piattaforma matura per dismettere i sistemi legacy a prova di revisione, indipendentemente dal sistema di origine (ERP, DMS, sviluppi interni ecc.).

5. Interfacce e integrazione

All’occorrenza, i dati archiviati possono anche essere integrati in nuovi ambienti di sistema o collegati a essi.

6. Spegnimento definitivo

Una volta completata l’archiviazione, il sistema di origine può essere scollegato completamente dalla rete, con notevoli risparmi su manutenzione, infrastruttura e costi di licenza.

Perché archiviare i sistemi legacy?

La dismissione completa di un sistema legacy senza un’adeguata archiviazione spesso non è possibile, poiché i periodi di conservazione previsti dalla legge o i requisiti di audit interni richiedono l’accesso ai dati storici. L’archiviazione è una soluzione efficace per:

risparmiare sui costi operativi del vecchio hardware
soddisfare i requisiti di compliance
garantire l’accesso ai dati per decenni
creare interfacce verso progetti di consolidamento o di M&A (ad es. carve-out)
liberare risorse interne, poiché vengono meno l’assistenza, la manutenzione e la gestione delle applicazioni legacy

Con ViewBox, AvenDATA offre una soluzione standardizzata per l’archiviazione dei sistemi legacy: a prova di revisione, performante e completamente basata sul web.

Conclusione

La dismissione e l’archiviazione dei sistemi legacy non sono solo una strada verso la modernizzazione tecnica: riducono i rischi, abbassano i costi e garantiscono la compliance a lungo termine. Con un partner esperto come AvenDATA, questo passo si realizza in modo efficiente e a norma di legge.

Avete in programma di archiviare un sistema legacy?