Dismettere i sistemi, gestire i dati in modo intelligente
Il Data Lifecycle Management (DLM) sotto controllo con AvenDATA
Che si tratti di ERP, CRM, sistemi HR, DMS o sistemi obsoleti proprietari, archiviamo le vostre applicazioni obsolete a prova di revisione, in conformità alle normative e garantendone la completa ricercabilità. Per ogni settore, ogni piattaforma, ogni cronologia.
La sfida
Un Data Lifecycle Management (DLM) professionale richiede che i dati non vengano solo generati, utilizzati e analizzati, ma che al termine del loro utilizzo attivo vengano anche archiviati o cancellati in modo controllato ed economicamente sostenibile.
Molte aziende falliscono proprio in quest’ultimo passaggio:
- I dati storici rimangono in sistemi obsoleti, che devono continuare a essere operativi per motivi di conformità
- I sistemi continuano a generare costi, sebbene non abbiano più alcun ruolo a livello operativo
- Le infrastrutture IT diventano obsolete, i contratti di manutenzione esterni continuano a decorrere, le risorse interne rimangono vincolate
- I rischi per la sicurezza aumentano quanto più l’ambiente è vecchio e privo di manutenzione
- Manca una visione d’insieme del patrimonio di dati e gli obiettivi del DLM come efficienza, trasparenza e governance rimangono inattuati
La conseguenza: Il ciclo di vita dei dati non si conclude, ma rimane bloccato in sistemi obsoleti. Questo non solo genera costi, ma è in contraddizione con qualsiasi gestione moderna dei dati.
Soluzioni di archiviazione globali
per l'intero ciclo di vita dei dati
Impiego internazionale più focus sul DLM
L’archiviazione e l’utilizzo a lungo termine dei dati dei sistemi obsoleti sono una componente centrale di un Data Lifecycle Management (DLM) ben studiato. Da oltre 17 anni AvenDATA accompagna le aziende di tutto il mondo nell’archiviare in modo sicuro i dati provenienti da applicazioni obsolete, nel conservarli in conformità alle normative e nel renderli accessibili in modo strutturato, indipendentemente dal sistema di origine.
I nostri processi di archiviazione sono stati sviluppati e costantemente perfezionati sulla base di oltre mille progetti di successo. In questo contesto abbiamo preso in considerazione tutti i requisiti rilevanti derivanti da verifiche aziendali, questioni legali e controlli interni, trasformandoli in una soluzione affidabile e idonea alla pratica.
Al centro c’è il nostro software ViewBox: un sistema di ricerca intuitivo e a prova di revisione, che rende i dati obsoleti utilizzabili in modo efficiente. Che sia a fini fiscali, legali o analitici, ViewBox consente un accesso strutturato per l’intero ciclo di vita dei dati. Non c’è da stupirsi che oggi sia impiegato in modo produttivo in oltre il 50% delle aziende del DAX.
Dalle medie imprese alle multinazionali, dall’Europa fino al Nord America e all’Asia, ViewBox è utilizzabile in tutto il mondo e soddisfa i massimi requisiti di sicurezza dei dati, trasparenza e conformità al DLM.
Mettere al sicuro i dati storici. Tracciare i report. Agire in modo conforme al DLM.
Non ci limitiamo ad acquisire i dati completi dal vostro sistema obsoleto, ma ci assicuriamo anche che possiate analizzare, ricercare e tracciare in modo strutturato e permanente questi dati all’interno del ViewBox. Infatti, nell’ambito di un Data Lifecycle Management (DLM) professionale, i report e le analisi archiviati svolgono un ruolo centrale.
Tra questi rientrano ad esempio:
- La ricostruzione di report standard e analisi gestionali rilevanti
- L’implementazione di report individuali e personalizzati, incluse le analisi sviluppate internamente
- L’archiviazione di tutti i documenti correlati (ad es. fatture, ordini, giornali contabili, ecc.) per rendere tracciabili i contenuti dei report
Già prima dell’inizio del progetto chiariamo insieme a voi quali report saranno necessari a lungo termine, che si tratti di requisiti fiscali, analisi interne o obblighi di prova legali. In questo contesto beneficiate della nostra pluriennale esperienza nell’archiviazione dei più svariati sistemi, settori e logiche di analisi.
Nel ViewBox questi report rimangono comprensibili, filtrabili e completamente disponibili anche ad anni di distanza dalla dismissione del sistema, del tutto senza il sistema applicativo originale o licenze aggiuntive.
Che sia per audit, richieste interne o chiarimenti legali: avete in ogni momento accesso ad analisi strutturate nell’ambito di un concetto di DLM ben studiato.
Svolgimento efficiente del progetto & vantaggio economico misurabile Implementazione rapida
risparmio tangibile / ROI sostenibile
L’archiviazione di un sistema obsoleto dura di norma tra 1 e 6 mesi a seconda della complessità, della struttura dei dati e della mole. Grazie al nostro approccio standardizzato e collaudato nella pratica possiamo archiviare in modo efficiente, sicuro e tracciabile anche sistemi di grandi dimensioni.
Persino progetti con diversi terabyte di volume di dati e relazioni complesse tra i dati sono già stati trasferiti con successo nella nostra soluzione di archiviazione, inclusi report, analisi personalizzate e documentazione completa.
I nostri clienti beneficiano rapidamente di vantaggi misurabili, ad es. attraverso:
- Eliminazione dei costi di licenza continui per le applicazioni obsolete e i database
- Risparmio sulla manutenzione e sull’hosting dell’infrastruttura obsoleta
- Riduzione degli oneri interni grazie alla disponibilità centrale dei dati a prova di revisione
- Ottimizzazione della conformità nell’ambito di moderne strategie di DLM
Nella maggior parte dei progetti il Return on Investment (ROI) è inferiore a un anno grazie al tangibile sgravio dell’IT, al chiaro controllo del budget e all’integrazione sostenibile dei dati archiviati in un Data Lifecycle Management olistico.
Analisi del sistema
il primo passo per un'archiviazione di successo
All’inizio di ogni progetto di archiviazione c’è un’analisi dettagliata del vostro sistema obsoleto esistente. Questa costituisce la base per una stima realistica della durata del progetto, del volume dei dati e dei requisiti tecnici. Per un’offerta vincolante a prezzo fisso con totale sicurezza di pianificazione.
Nell’ambito dell’analisi rileviamo, tra le altre cose:
- Opzioni di accesso al sistema esistente (ad es. tramite accesso al database, API, esportazione di file)
- Tipologia, struttura e dimensioni dei dati sottostanti
- Rilevanza dei report, delle analisi e delle tipologie di documenti esistenti
- Particolarità individuali come sviluppi interni, interfacce o moduli aggiuntivi
Tutti i risultati vengono documentati in modo strutturato e trasformati in un’offerta chiara, affinché possiate decidere in modo affidabile quando e come verrà archiviato il vostro sistema obsoleto.
Archiviazione del progetto
strutturata in modo chiaro, implementata in modo sicuro
Dopo la conclusione dell’analisi ha inizio il vero e proprio progetto di archiviazione con una riunione iniziale congiunta e traguardi definiti. Da questo punto in poi ci facciamo carico della maggior parte delle attività tecniche e organizzative per voi.
Fasi tipiche del progetto:
- Configurazione degli accessi al sistema e delle interfacce di esportazione
- Acquisizione e strutturazione dei dati rilevanti
- Riproduzione dei report centrali e delle analisi personalizzate
- Documentazione di tutte le fasi di elaborazione a prova di revisione
A seconda della complessità del sistema un progetto dura tra 1 e 6 mesi. I nostri esperti responsabili di progetto vi accompagnano attraverso tutte le fasi, dal coordinamento fino alla validazione. Grazie a processi chiari, a una metodologia standardizzata e a una comunicazione trasparente, il vostro onere interno rimane minimo.
A conclusione del progetto eseguiamo processi strutturati di test e di approvazione, per assicurare che tutti i dati siano stati archiviati in modo completo, corretto e tracciabile.
Risultato dell'archiviazione
accesso completo, anche ad anni di distanza
Dopo la conclusione del progetto tutte le tabelle, i documenti e i report rilevanti provenienti dal vostro sistema obsoleto sono stati trasferiti nella nostra soluzione software ViewBox. Il sistema di ricerca basato sul web offre agli utenti autorizzati, anche ad anni di distanza dalla dismissione, un accesso rapido, sicuro e a prova di revisione, indipendentemente dal sistema applicativo originale.
Un particolare valore aggiunto: ricostruiamo tutti i report standard e personalizzati essenziali, in modo che anche le analisi tecniche, fiscali o legali rimangano possibili senza problemi, del tutto senza licenze aggiuntive o dipendenze tecniche.
Dopo la corretta implementazione e approvazione il sistema di origine può essere completamente dismesso; questo viene documentato in modo legalmente sicuro.
A conclusione del progetto riceverete una documentazione completa della procedura, che comprende tra l’altro i seguenti punti:
- Tipologia e ambito dell’acquisizione dei dati
- Struttura e preparazione dei contenuti archiviati
- Esecuzione e risultati dei processi di test e di approvazione
- Fasi di processo registrate nell’ambito del Data Lifecycle Management
Tutti i processi vengono inoltre documentati a prova di revisione nel nostro sistema di ticketing. Dall’esportazione dei dati fino all’approvazione finale ed eventualmente alla successiva cancellazione del sistema di origine. In questo modo l’intera archiviazione rimane in ogni momento tracciabile anche per terzi o revisori.
Sistema software e di ricerca ViewBox
Rendere i dati archiviati utilizzabili in modo intelligente
Con ViewBox AvenDATA offre un potente sistema di ricerca basato sul web per i dati provenienti da sistemi obsoleti dismessi. L’applicazione è stata sviluppata appositamente per consentire, anche dopo la dismissione del sistema, un accesso rapido, strutturato e a prova di revisione alle informazioni storiche, del tutto senza accesso al sistema sorgente originale.
ViewBox assicura che i dati archiviati:
- rimangano comprensibili, filtrabili e analizzabili anche ad anni di distanza
- siano consultabili in qualsiasi momento in modo legalmente sicuro, sia internamente che esternamente
- siano a disposizione in modo strutturato per audit, verifiche e analisi interne
Una caratteristica essenziale ai fini del Data Lifecycle Management (DLM) è la cancellazione automatizzata e integrata dei dati: Sulla base di periodi di conservazione definiti, i dati possono essere cancellati in base a regole e a prova di revisione (in conformità al GDPR, ai principi GoBD o alle linee guida aziendali individuali, senza onere manuale).
ViewBox viene eseguito a scelta in ambienti cloud certificati o come soluzione on-premise, a seconda dei vostri requisiti di sicurezza, controllo e conformità. L’infrastruttura sottostante viene regolarmente sottoposta a test di sicurezza e di funzionalità e soddisfa i massimi standard per la massima affidabilità nell’intero ciclo di vita dei dati.
ViewBox – Deine Brücke
zu stillgelegten Altsystemen
Archivdaten verständlich, durchsuchbar und auswertbar – jederzeit und ohne Originalsystem
Ob für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen – mit ViewBox bleiben deine archivierten Daten aus alten Systemen vollständig zugänglich.
- Ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche System kannst du:
- strukturierte Auswertungen durchführen
- Prüfanforderungen jederzeit erfüllen
- fachliche, rechtliche und betriebswirtschaftliche Fragestellungen fundiert beantworten
- …
ViewBox verbindet rechtssichere Archivierung mit praktischer Nutzbarkeit – als leistungsstarkes Recherchesystem für alle Unternehmensbereiche.
Pronti per il
prossimo passo?
Allora parliamo del vostro sistema obsoleto e del vostro futuro ciclo di vita dei dati.
In un colloquio compatto di un’ora con un esperto analizziamo insieme il vostro sistema obsoleto, indipendentemente dal fatto che si tratti di un sistema ERP, CRM, paghe o DMS. L’obiettivo è mostrarvi come dismettere in modo sicuro la vostra applicazione e mantenere i vostri dati disponibili e analizzabili a lungo termine in conformità con un moderno Data Lifecycle Management (DLM).
In questo colloquio riceverete:
- Una valutazione approfondita sulla struttura dei dati, sull’acquisizione dei dati e sulla situazione dei report
- Una dimostrazione dal vivo della nostra soluzione di archiviazione e di ricerca ViewBox
- Una panoramica sul nostro approccio per la replica di analisi standard e personalizzate
- Una stima attendibile della durata del progetto, dell’onere e dei costi a prezzo fisso
Trasparenza fin dall’inizio:
Le nostre proposte di progetto si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Qualità, affidabilità e un equo rapporto qualità prezzo sono al centro della nostra attenzione.
Le nostre proposte di progetto si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Qualità, affidabilità e un equo rapporto qualità prezzo sono al centro della nostra attenzione.
Fissate una dimostrazione dal vivo orientata al DLM
Risposte rapide alle vostre domande
personali & non vincolanti sulla
Data Lifecycle Management
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Data Lifecycle Management
Grazie mille
Grazie mille per la vostra richiesta.
Vi contatteremo a breve.
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