Archiviazione di file server e unità di rete:
file al sicuro, informazioni conservate, conformità garantita
Dai classici file system su unità di rete, passando per strutture di cartelle miste, fino ad archivi di documenti organizzati su misura: archiviamo i dati non strutturati di file server e file system legacy di ogni tipo. Lavoriamo per aziende di ogni settore e su qualsiasi tipo di contenuto, dalla reportistica alla documentazione finanziaria.
La sfida
I file storici sui vecchi file server sono importanti, ma accedervi diventa sempre più difficile.
Nel corso di migrazioni IT, dismissioni di server o smantellamento di strutture di directory obsolete, le aziende si trovano regolarmente di fronte a una sfida critica.
I file system contengono ancora informazioni rilevanti per scopi fiscali, legali o gestionali. Si tratta spesso di gerarchie di cartelle stratificatesi nel corso di molti anni, con documenti Excel, Word, PowerPoint o PDF.
Tuttavia, la gestione dell’infrastruttura è costosa, i formati dei file diventano obsoleti e le licenze software scadono. Nel frattempo si perde la conoscenza della struttura di archiviazione originale.
L’accesso a file importanti diventa così difficile o impossibile, sebbene questi debbano restare disponibili, ricercabili e verificabili in sede di revisione.
È qui che interviene AvenDATA, con la sua soluzione di archiviazione per file server e unità di rete dismessi.
Una soluzione di archiviazione comprovata,
frutto di oltre 17 anni di esperienza
Da oltre 17 anni AvenDATA testa e perfeziona costantemente l’archiviazione di dati non strutturati da file system, come documenti Excel, Word, PowerPoint e PDF. Questo approccio è stato affinato sul campo in migliaia di progetti di dismissione di sistemi.
Grazie al nostro metodo strutturato e consolidato, rispondiamo in modo affidabile e tracciabile alle richieste di chiarimento di verificatori fiscali, reparti specializzati e autorità giudiziarie.
Il nostro software proprietario ViewBox si è dimostrato una soluzione ad alte prestazioni per la ricerca e l’analisi conformi ai requisiti di revisione.
ViewBox è in uso non solo presso numerose medie imprese, ma anche presso oltre il 50% delle aziende quotate nell’indice tedesco DAX. È una chiara prova della sua stabilità e flessibilità, e della sua idoneità all’uso quotidiano anche nei contesti più esigenti.
In Europa, in Asia e in Nord America, ViewBox è utilizzato da tempo a livello internazionale.
I vostri documenti restano ricercabili e filtrabili
in ViewBox
Non ci limitiamo ad acquisire tutti i file dal vostro file server legacy: ci assicuriamo anche che possiate ricercarli, visualizzarli e utilizzarli in modo permanente.
Il nostro servizio include, tra l’altro:
- la ricostruzione delle principali strutture di cartelle e delle classificazioni dei documenti;
- l’acquisizione e la mappatura strutturata di logiche di cartelle personalizzate e di denominazioni di file definite dall’utente;
- l’archiviazione verificabile di tutti i documenti rilevanti, ad esempio fatture, presentazioni, istruzioni operative, report o contratti;
- specifiche funzioni di filtro e di ricerca, che rendono i contenuti rapidamente rintracciabili indipendentemente dalla posizione di archiviazione originale;
- la firma digitale di tutti i documenti, che ne dimostra l’inalterabilità. Questo garantisce la massima certezza del diritto in caso di verifiche fiscali, controlli interni o controversie legali.
Già prima dell’inizio del progetto, definiamo insieme a voi quali file e strutture dovranno restare accessibili in futuro. Questi possono servire per scopi fiscali, come prove legali o come riferimento interno.
In questa fase beneficiate dell’esperienza che abbiamo maturato in numerosi progetti, su file system diversi e in svariati settori.
In ViewBox potete ricercare, consultare e analizzare i vostri dati anche a distanza di anni dalla dismissione, senza alcun accesso al file system originale.
Per verifiche esterne, questioni interne o requisiti legali, mantenete l’accesso completo ai vostri contenuti: strutturati, tracciabili e disponibili in qualsiasi momento.
Progetti rapidi e ROI misurabile,
anche per file server di grandi dimensioni
L’archiviazione di un file server legacy richiede in genere da 1 a 3 mesi, a seconda della quantità di dati, della complessità della struttura e della varietà dei formati.
Grazie a un approccio chiaramente definito e standardizzato, archiviamo in modo efficiente, sicuro e tracciabile anche archivi di file di grandi dimensioni, stratificatisi nel corso degli anni.
Ad esempio, abbiamo già trasferito con successo in ViewBox progetti con centinaia di milioni di file e svariati terabyte di documenti, inclusi la strutturazione dei contenuti, l’acquisizione dei metadati e la documentazione completa.
Grazie alla nostra metodologia consolidata, i nostri clienti ottengono in breve tempo risparmi significativi, in particolare sui costi di storage, sugli oneri di backup, sulla manutenzione di strutture di directory obsolete, sulle licenze software per formati legacy e sul supporto IT interno.
Il vantaggio economico, però, non si limita alla riduzione dei costi: comprende anche la certezza del diritto e la disponibilità garantita, nel lungo periodo, dei contenuti rilevanti per il business.
Nella grande maggioranza dei nostri progetti, l’investimento si ripaga in ben meno di un anno, grazie a risparmi chiaramente misurabili su licenze, infrastruttura e risorse interne.
Analisi del
file system
Il primo passo di ogni progetto è un’analisi dettagliata del vostro file system esistente. L’analisi costituisce la base per una stima precisa della durata e dei costi dell’archiviazione.
In questa fase rileviamo aspetti tecnici, organizzativi e di contenuto, tra cui:
- le modalità di accesso e le autorizzazioni al file system esistente, ad esempio unità di rete o file server;
- la tipologia, la struttura e il volume dei file presenti, ad esempio Excel, Word, PowerPoint o PDF;
- la rilevanza di determinate aree di cartelle e gruppi di documenti, ad esempio report di progetto, documentazione contrattuale o bilanci d’esercizio;
- eventuali specificità, come denominazioni di file definite dall’utente, logiche di archiviazione particolari o metadati aggiuntivi;
- le opzioni per il trasferimento sicuro dei dati, ad esempio tramite supporti di memoria da noi forniti, accesso VPN o connessione SFTP crittografata.
Riassumiamo i risultati in un’offerta vincolante a prezzo fisso, che vi garantisce la massima sicurezza nella pianificazione e nelle decisioni.
Progetto di archiviazione
del file system
Al termine dell’analisi prende il via il progetto vero e proprio: strutturato, efficiente e con traguardi chiaramente definiti.
Nel corso di una riunione iniziale congiunta, chiariamo con il vostro team tutti i requisiti organizzativi e tecnici. Da questo momento, ci facciamo carico per voi della maggior parte delle attività:
- Configurazione dell’accesso al file system (ad esempio tramite VPN, esportazione sicura dei dati o fornitura di supporti di memoria)
- Esportazione e acquisizione dei contenuti rilevanti di cartelle e file
- Ricostruzione strutturata della logica originale delle cartelle nel software di archiviazione ViewBox
- Documentazione di tutti i passaggi, per garantirne la verificabilità e la tracciabilità
- Firma digitale dei documenti, a prova della loro inalterabilità
I nostri project manager vi accompagnano durante l’intero processo e assicurano un flusso di lavoro senza intoppi, con un impiego minimo di risorse da parte vostra.
A conclusione del progetto, eseguiamo insieme a voi fasi strutturate di test e di validazione, per assicurarci che tutti i contenuti siano stati archiviati in modo completo e corretto e che siano pienamente ricercabili.
Risultato dell'archiviazione
del file system
Al termine del progetto, tutte le strutture di cartelle, i file e i gruppi di documenti rilevanti del vostro file system legacy sono stati trasferiti nel nostro software proprietario ViewBox.
ViewBox è un sistema di ricerca basato sul web che garantisce a voi e a terzi autorizzati, come i revisori, un accesso rapido, sicuro e tracciabile ai contenuti archiviati, anche a distanza di anni dalla dismissione del file system originale.
Un particolare valore aggiunto: ricostruiamo le strutture di archiviazione principali e le informazioni collegate, in modo che le analisi tecniche, fiscali o legali restino possibili senza problemi, anche senza accesso all’unità di rete o al file system originale.
Dopo l’implementazione e la validazione di ViewBox, il file system originale può essere dismesso completamente.
A conclusione del progetto, riceverete una documentazione completa della procedura, che illustra in modo trasparente tutti i passaggi, in particolare:
- le modalità di trasferimento e acquisizione dei dati
- la struttura e la categorizzazione dei contenuti archiviati
- le fasi di test e di validazione eseguite
Inoltre, documentiamo in modo verificabile ogni singolo passaggio dell’archiviazione nel nostro sistema di ticketing Jira: dall’esportazione dei dati, passando per l’integrazione in ViewBox, fino alla validazione finale e all’eventuale dismissione del sistema di origine. In questo modo, anche terze parti o revisori esterni possono verificare in qualsiasi momento come è stata eseguita l’archiviazione.
ViewBox Enterprise:
accesso sicuro e rapido ai vostri dati archiviati
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA offre una piattaforma potente per l’accesso sicuro ai documenti provenienti da file server, unità di rete e altri sistemi legacy dismessi. La soluzione unisce funzioni di ricerca e analisi moderne e ad alte prestazioni, meccanismi di sicurezza completi e funzionalità basate sull’intelligenza artificiale.
Con ViewBox Enterprise i vostri dati archiviati:
- restano comprensibili e utilizzabili anche molti anni dopo la dismissione del sistema;
- possono essere consultati, filtrati e analizzati in modo rapido e mirato, anche con il supporto dell’intelligenza artificiale;
- sono disponibili in modo inalterabile e tracciabile per verifiche interne ed esterne;
- sono protetti da accessi indebiti grazie a permessi basati sui ruoli;
- restano disponibili indipendentemente dall’applicazione originale.
Una caratteristica distintiva è la cancellazione dei dati automatizzata e basata su regole. I termini di conservazione possono derivare dalla legge, dai contratti o dalle policy aziendali: allo scadere di ciascun termine, i dati possono essere cancellati in modo controllato, tracciabile e documentato. ViewBox Enterprise aiuta così le aziende a soddisfare i propri requisiti di protezione dei dati e di conformità.
Il risultato: i dati storici aziendali restano disponibili nel lungo periodo.
Pronti per il
prossimo passo?
In un colloquio di un’ora con un nostro esperto, analizziamo insieme i vostri file system. Può trattarsi di strutture di cartelle storiche, directory di progetto o archivi di documenti non strutturati.
Vi mostriamo come dismettere il vostro file server in modo efficiente, continuando ad accedere a lungo termine a tutti i contenuti. Il colloquio comprende:
- un confronto strutturato su struttura, acquisizione e classificazione dei documenti;
- una dimostrazione dal vivo di ViewBox;
- una spiegazione di come rappresentiamo filtri, metadati e relazioni tra i documenti;
- una valutazione attendibile di impegno, durata e costi del progetto.
Trasparenza fin dall’inizio
Le nostre proposte si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Affidabilità, cura del dettaglio e un equo rapporto qualità-prezzo sono al centro del nostro lavoro.
Fissate ora il vostro colloquio individuale e gratuito con un esperto.
Risposte rapide, personalizzate e senza impegno alle vostre
domande sull'archiviazione di file server e unità di rete
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Vi contatteremo a breve.
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