Archiviare i sistemi legacy dopo fusioni, acquisizioni e carve-out
Dismettete i vecchi sistemi e conservate i dati a norma di legge con AvenDATA.
Archiviamo sistemi legacy di ogni tipo, indipendentemente da settore, software o struttura.
La sfida
Nel corso di un’acquisizione, di una fusione o di uno scorporo (carve-out), i precedenti sistemi IT spesso non vengono più utilizzati, ma per motivi legali non possono essere dismessi subito. Gli obblighi di conservazione fiscali e normativi impongono infatti di custodire in modo sicuro i dati rilevanti per il business. Problemi tipici negli scenari di M&A:
- I sistemi legacy devono restare operativi, anche se non vengono più utilizzati
- L’infrastruttura IT genera costi continui
- I sistemi non più manutenuti comportano rischi per la sicurezza
- I dati devono restare accessibili e analizzabili in modo mirato
- Il personale IT originario spesso non è più disponibile
- Responsabilità e diritti di accesso restano poco chiari
La soluzione: AvenDATA si occupa dell’archiviazione a prova di revisione dei vostri sistemi legacy. I vostri dati restano accessibili e conservati a norma di legge, senza dover mantenere attivo il sistema originale né impiegare personale interno dedicato.
Una soluzione di archiviazione collaudata
con oltre 17 anni di esperienza nei progetti
Da oltre 17 anni AvenDATA sviluppa costantemente la propria soluzione per l’archiviazione dei sistemi legacy e l’ha perfezionata in migliaia di progetti, anche nell’ambito di transazioni aziendali come acquisizioni, fusioni e scorpori.
Grazie al nostro approccio consolidato negli anni, abbiamo sempre risposto in modo affidabile e tracciabile a tutte le domande tecniche, alle richieste emerse durante le verifiche fiscali e alle questioni legali, anche quando le strutture IT erano già state sciolte e il personale originario non era più disponibile.
Il nostro software ViewBox si è affermato come sistema di consultazione affidabile, che funziona in modo stabile sia durante le verifiche sia nell’accesso da parte di nuovi proprietari, revisori contabili o consulenti fiscali.
Oggi è utilizzato da oltre il 50% delle società del DAX, il principale indice azionario tedesco: una chiara prova della sua stabilità, flessibilità e solidità ai massimi livelli.
Dall’Europa all’Asia fino al Nord America, le nostre soluzioni di archiviazione sono adottate in tutto il mondo.
Le vostre analisi restano disponibili
anche dopo un’acquisizione, una fusione o uno scorporo
I sistemi vengono dismessi, i dati restano analizzabili e conservati a norma di legge in ViewBox.
Nei processi di M&A non ci limitiamo a estrarre tutti i dati dai sistemi legacy da dismettere: ci assicuriamo anche che restino comprensibili, verificabili e utilizzabili nel tempo.
Nello specifico, questo significa:
- la ricostruzione delle analisi standard rilevanti a livello gestionale
- l’implementazione di report personalizzati, inclusi report specifici dell’azienda e analisi speciali
- l’archiviazione di tutti i documenti correlati, come fatture, ordini o documenti contabili
Già all’inizio del progetto definiamo insieme quali analisi saranno necessarie in futuro, che si tratti di finalità fiscali, analisi interne o requisiti legali del nuovo proprietario.
Grazie alla nostra pluriennale esperienza nelle dismissioni in ambito M&A, anche in strutture di gruppo complesse, garantiamo che tutti i report siano accessibili in modo tracciabile e a prova di revisione.
In ViewBox le analisi sono consultabili anche a distanza di anni dalla dismissione, senza bisogno dei sistemi originali, di licenze SAP o di complessi passaggi di consegne. Per i progetti di scorporo trovate i dettagli nelle pagine SAP Carve-out & Archiviazione e Oracle Carve-out & Archiviazione.
Per richieste interne, verifiche esterne o obblighi di documentazione legale: i report sono sempre consultabili in modo strutturato e presentati in forma chiara.
Progetti rapidi e grande vantaggio economico
anche in ambito M&A
L’archiviazione di un sistema legacy richiede di norma da 1 a 6 mesi, a seconda della complessità e del volume dei dati. Soprattutto in caso di acquisizioni, fusioni o scorpori, una dismissione rapida e strutturata dei vecchi sistemi IT è essenziale per evitare duplicazioni di sistemi e costi inutili.
Grazie alla nostra metodologia di progetto standardizzata, anche i sistemi di grandi dimensioni possono essere archiviati in modo efficiente, completo e a norma di legge. Abbiamo già archiviato con successo sistemi con oltre 30 terabyte di dati, inclusi tutti i report e la documentazione rilevanti.
I vantaggi: notevoli risparmi sui costi di licenza (ad es. per database, sistemi operativi o sistemi di storage), minori costi di manutenzione e di infrastruttura, oltre a uno sgravio delle risorse interne, che dopo una transazione vengono per lo più riorganizzate o esternalizzate.
Nella stragrande maggioranza dei nostri progetti, il ritorno sull’investimento (ROI) si ottiene in meno di un anno: un chiaro valore aggiunto economico per acquirenti e venditori.
Analisi del sistema
Anche dopo un’acquisizione, una fusione o uno scorporo, un’analisi approfondita fa chiarezza.
Prima di avviare l’archiviazione, analizziamo in dettaglio il sistema legacy rimasto. Questa analisi è la base per una stima attendibile di durata, impegno e costi del progetto, indipendentemente dal fatto che le competenze IT interne siano ancora disponibili o siano già state riorganizzate.
In questa fase consideriamo aspetti sia tecnici sia gestionali, tra cui:
- possibilità di accesso al sistema esistente
- tipologia, struttura e dimensioni del database
- ambito e rilevanza dei report e delle analisi esistenti
- particolarità come analisi personalizzate o interfacce specifiche
Sulla base dei risultati riceverete da noi un’offerta vincolante a prezzo fisso, per la massima trasparenza e la piena prevedibilità dei costi durante la transazione.
Progetto di archiviazione
Conclusa l’analisi, prende avvio il progetto di archiviazione vero e proprio, con tappe chiaramente definite e un impegno minimo per tutte le parti coinvolte.
In una riunione di avvio congiunta chiariamo i requisiti tecnici e organizzativi, spesso con il coinvolgimento di più parti (ad es. acquirenti, venditori e fornitori di servizi IT). Il nostro approccio strutturato è pensato per funzionare in modo efficiente anche nelle condizioni tipiche di un’operazione di M&A.
Da questo momento ci occupiamo della maggior parte delle attività:
- configurazione tecnica e gestione degli accessi
- estrazione e trasferimento nell’archivio di tutti i dati rilevanti
- ricostruzione dei report rilevanti, incluse le analisi specifiche dell’azienda
- documentazione completa e a prova di revisione di tutti i passaggi
A seconda della complessità, il progetto dura da 1 a 6 mesi. I nostri project manager esperti garantiscono uno svolgimento regolare, anche in caso di diritti di accesso limitati o di un passaggio di consegne incompleto da parte del personale interno.
Nella fase finale eseguiamo insieme test e validazioni strutturati, per verificare che tutti i dati siano stati archiviati in modo completo, corretto e tracciabile e che restino a norma di legge, verificabili e utilizzabili nel lungo periodo.
Risultato
dell’archiviazione
Trasparente, a prova di revisione e collaudato in ambito M&A. Al termine del progetto, tutte le tabelle, i documenti e le analisi rilevanti del sistema legacy dismesso sono stati trasferiti nella nostra soluzione software sviluppata internamente.
La nostra piattaforma web di archiviazione web consente ai soggetti autorizzati, come acquirenti, revisori contabili o autorità, di accedere in modo sicuro e tracciabile a tutte le informazioni archiviate, anche a distanza di anni dalla dismissione del sistema.
Un vantaggio particolare negli scenari di M&A: ricostruiamo tutte le analisi standard e personalizzate rilevanti a livello gestionale e fiscale (inclusi i report speciali), così che le esigenze di analisi e gli obblighi di prova possano essere soddisfatti anche senza il sistema originale, senza licenze software aggiuntive.
Dopo la messa in esercizio dell’archivio e la relativa approvazione, il sistema di origine può essere dismesso completamente, inclusi database, sistema operativo, middleware e licenze.
Al termine del progetto, tutte le parti coinvolte ricevono una documentazione completa del progetto e della procedura, che illustra in modo trasparente tutti gli aspetti rilevanti, tra cui:
- le modalità di estrazione dei dati
- la struttura e la completezza dei contenuti archiviati
- le fasi di test e validazione eseguite
Inoltre documentiamo ogni singolo passaggio del progetto, a prova di revisione, nel nostro sistema di ticketing Jira, dall’esportazione dei dati fino alla validazione finale o alla dismissione del sistema legacy. In questo modo è sempre possibile ricostruire, anche per terzi, come è stata eseguita l’archiviazione, persino quando non si ha più accesso al team originale o all’IT interno. Approfondite il tema nel nostro articolo sulla gestione a norma di legge dei sistemi legacy in fusioni, acquisizioni e carve-out.
ViewBox Enterprise:
utilizzate in modo rapido e sicuro i dati archiviati dei vostri sistemi legacy
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA offre una piattaforma potente per l’accesso sicuro ai dati provenienti da sistemi ERP dismessi e da sistemi legacy. La soluzione unisce moderne funzioni di ricerca e analisi ad alte prestazioni, meccanismi di sicurezza completi e funzionalità intelligenti basate sull’intelligenza artificiale.
ViewBox Enterprise fa sì che i vostri dati archiviati:
- rimangano comprensibili e utilizzabili anche molti anni dopo la dismissione del sistema;
- possano essere consultati, filtrati e analizzati in modo rapido e mirato;
- siano disponibili in modo inalterabile e tracciabile per audit interni ed esterni;
- siano protetti da accessi non autorizzati grazie ad autorizzazioni basate sui ruoli;
- possano essere analizzati in modo più efficiente grazie a funzioni basate sull’IA;
- restino accessibili indipendentemente dall’applicazione originaria.
Una caratteristica particolare è, ad esempio, la cancellazione dei dati automatizzata e basata su regole. Sulla base dei termini di conservazione previsti dalla legge, dai contratti o dalle policy aziendali interne, i dati possono essere cancellati in modo controllato, tracciabile e documentato una volta scaduto il termine corrispondente. In questo modo, ViewBox Enterprise supporta le aziende nell’attuazione dei propri requisiti di protezione dei dati e di conformità.
Così i dati storici aziendali restano consultabili per tutto il periodo di conservazione obbligatorio.
Pronti per il
passo successivo?
In un colloquio di un’ora con un esperto analizziamo insieme il vostro sistema legacy, che si tratti di un’acquisizione, di una fusione o di uno scorporo. Vi mostriamo dal vivo come dismettere i sistemi in modo efficiente e mettere al sicuro tutti i dati in modo permanente, a norma di legge e sempre analizzabili.
- In questo colloquio riceverete:
- Un confronto strutturato su struttura dei dati, estrazione dei dati e reportistica
- Una dimostrazione dal vivo della nostra soluzione di archiviazione
- Una spiegazione di come ricostruiamo le analisi esistenti e i report personalizzati
- Una stima attendibile di durata, impegno e costi del progetto
Piena trasparenza fin dall’inizio:
le nostre offerte si basano su prezzi fissi, senza costi nascosti né rinegoziazioni successive. Anche senza accesso al team IT originario, garantiamo un’implementazione regolare.
Fissate ora un appuntamento per il vostro colloquio gratuito e non vincolante con un esperto.
Risposte rapide alle vostre domande
Consulenza personale e non vincolante sull’archiviazione nei processi di M&A
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Vi contatteremo a breve.
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