Quanto costa l'archiviazione ERP e quali rischi comporta?
Emanuel Böminghaus, Esperto di sistemi legacy, Amministratore delegato AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Esperto di sistemi legacy,
Amministratore delegato AvenDATA
Amministratore delegato AvenDATA
L’archiviazione ERP è molto più della semplice conservazione dei dati
L’archiviazione ERP viene inizialmente sottovalutata In molte aziende l’archiviazione ERP viene sottovalutata, perché i vecchi sistemi ERP sono spesso percepiti soltanto come un peso tecnico. In realtà, non si tratta semplicemente di depositare i dati da qualche parte. Un’archiviazione ERP professionale deve garantire che le informazioni storiche restino disponibili anche a distanza di anni in modo completo, comprensibile, tracciabile e a prova di revisione. I costi nascono quindi già nell’analisi del sistema legacy, nella valutazione dei set di dati rilevanti, nell’estrazione tecnica e nella mappatura funzionale, e proseguono con la messa a disposizione dei dati in caso di verifiche fiscali, controlli dei revisori contabili, audit interni o questioni legali.
I costi si generano in molteplici aree
In molte aziende, i vecchi sistemi ERP continuano a funzionare, sebbene non vengano più utilizzati a livello operativo da molto tempo. Ciò genera in modo permanente costi di licenza, canoni di manutenzione, costi per server e database, nonché spese operative e di sicurezza. Inoltre, questi sistemi vincolano preziose risorse interne, in quanto è ancora necessario l’intervento di personale IT, reparti operativi e consulenti esterni per poter interpretare vecchie strutture di dati, personalizzazioni, interfacce, autorizzazioni e report storici. La situazione diventa particolarmente costosa quando un sistema legacy viene mantenuto in vita al solo scopo di conservare singoli documenti, registrazioni, report o dati anagrafici che potrebbero essere nuovamente necessari per verifiche o obblighi di documentazione. In tali casi, l’azienda paga anno dopo anno per l’infrastruttura, il know how e il mantenimento in esercizio del sistema, senza trarne più alcun valore aggiunto produttivo.
I vecchi sistemi ERP comportano rischi considerevoli
Un vecchio sistema ERP non è solo costoso, ma può anche rappresentare un rischio considerevole. Se, dopo la dismissione del sistema, i dati non sono più completamente leggibili, comprensibili dal punto di vista funzionale o disponibili a prova di revisione, ciò può causare notevoli problemi in caso di verifiche fiscali, audit, controversie legali o richieste interne. A ciò si aggiungono i rischi tecnici, poiché i sistemi meno recenti spesso non vengono più aggiornati regolarmente, utilizzano database obsoleti o dipendono da versioni software non più supportate dal produttore. Anche i rischi per la sicurezza aumentano se i vecchi sistemi continuano a operare in rete, sebbene non abbiano più alcuno scopo operativo. La situazione diventa particolarmente critica a seguito di ristrutturazioni, operazioni di carve-out o insolvenze, in quanto spesso non è più presente personale in grado di spiegare funzionalmente i vecchi dati ERP.
Un'archiviazione ERP professionale garantisce sicurezza e riduce i costi
Un’archiviazione ERP professionale aiuta le aziende a dismettere in modo controllato i vecchi sistemi ERP, mantenendo al contempo i dati rilevanti utilizzabili a lungo termine. In questo modo è possibile ridurre significativamente i costi correnti legati a licenze, infrastruttura, manutenzione, operatività e know how interno. Al contempo, le informazioni importanti restano disponibili per verifiche, obblighi di documentazione, analisi e requisiti legali. È fondamentale che l’archiviazione non si limiti ad acquisire i dati tecnici, ma preservi anche il contesto funzionale delle informazioni storiche. Le aziende ottengono così maggiore sicurezza, maggiore trasparenza e un maggiore controllo sul proprio panorama legacy.
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