Archiviazione di sistemi ITSM e di ticketing
Dismettete il vostro sistema di ticketing: i dati restano sicuri e tracciabili nel tempo.
La sfida
dei sistemi di ticketing legacy
Molte aziende devono dismettere sistemi di ticketing obsoleti o sostituiti, ad esempio istanze di Jira, SAP Solution Manager, OTRS o ServiceNow, nell’ambito di migrazioni al cloud, consolidamenti software o riorganizzazioni dei processi ITSM. Spegnere semplicemente il sistema, tuttavia, non è possibile: ticket di assistenza, change request, log degli incident e cronologie delle approvazioni sono infatti soggetti a obblighi di conservazione, sia interni sia verso terzi.
Sfide tipiche dei sistemi di ticketing legacy:
- Costi operativi elevati: manutenzione, infrastruttura e licenze assorbono costantemente il budget
- Debito tecnico: i sistemi obsoleti comportano rischi per la sicurezza e complicano gli aggiornamenti
- Impegno di risorse: i reparti IT e di supporto devono continuare a garantire manutenzione e accessibilità
- Obblighi di audit: i ticket possono contenere informazioni rilevanti per verifiche fiscali e audit
- Protezione dei dati: la conservazione e la cancellazione conformi al GDPR spesso non sono più tecnicamente realizzabili
AvenDATA ha la risposta. Con ViewBox, la nostra piattaforma di archiviazione web, trasferiamo i dati dei vostri ticket da sistemi come Jira Service Management, ServiceNow, OTRS, BMC Remedy, SAP Solution Manager o Freshservice in un archivio sicuro. I vostri dati storici restano interamente consultabili e conservati a prova di revisione, in modo del tutto indipendente dal sistema di ticketing originale.
Una soluzione comprovata, basata su oltre 17 anni di esperienza
In progetti con sistemi di ticketing e piattaforme ITSM
Nel corso degli anni AvenDATA ha perfezionato costantemente il proprio metodo di archiviazione per sistemi di ticketing, collaudandolo in numerosi progetti presso clienti di tutto il mondo. Il nostro approccio strutturato si è dimostrato valido per le esigenze più diverse: dalla preparazione agli audit IT alla documentazione giuridicamente valida dei processi di servizio passati.
Il fulcro è ViewBox, la nostra piattaforma di consultazione per i dati archiviati provenienti da sistemi dismessi come Jira Service Management, ServiceNow, OTRS, BMC Remedy e SAP Solution Manager.
ViewBox garantisce un accesso rapido e conforme ai requisiti di audit sia ai reparti interni (ad esempio IT, compliance e ufficio legale) sia ai revisori esterni.
Numerose aziende internazionali, tra cui il 50% delle società del DAX, si affidano alla nostra soluzione. Oggi ViewBox è utilizzato in ambienti di produzione in Europa, Nord America e Asia: stabile, sicuro e scalabile per aziende di qualsiasi dimensione.
I vostri ticket archiviati in sicurezza e sempre tracciabili
in ViewBox
Anche dopo la dismissione del vostro sistema di ticketing, i dati dei vostri ticket restano integralmente conservati. Acquisiamo tutti i record rilevanti dei processi di incident, problem, change e service request, li archiviamo a prova di revisione e, su richiesta, li dotiamo di firma digitale a fini probatori.
I nostri servizi in sintesi:
- Archiviazione di tutti i dati rilevanti dei ticket, inclusi cronologie degli stati, timestamp e allegati
- Conservazione a prova di revisione, con firma digitale opzionale
- Opzionale: report e analisi sui ticket archiviati
Prima dell’avvio del progetto definiamo insieme a voi quali dati acquisire (ad esempio tipologie di ticket, cronologie degli stati e dei workflow, file associati) e se siano necessarie elaborazioni specifiche per audit, analisi interne o finalità legali.
In ViewBox questi ticket restano a vostra disposizione anche a distanza di anni: consultabili, tracciabili e documentati.
In caso di necessità, potete generare in qualsiasi momento report personalizzati, ad esempio per richieste di accesso degli interessati ai sensi del GDPR, prove di conformità o documentazione contrattuale.
Che si tratti di verifiche, richieste interne o requisiti di legge, con ViewBox i vostri ticket storici restano strutturati, accessibili in sicurezza e indipendenti dal sistema di origine.
Progetti rapidi e ROI misurabile,
anche per sistemi di ticketing complessi
La dismissione di un sistema di ticketing come Jira, ServiceNow, OTRS, BMC Remedy o SAP Solution Manager richiede solitamente da 3 a 6 mesi, a seconda della struttura dei dati, delle interfacce e dei volumi. Grazie al nostro approccio standardizzato, archiviamo in modo efficiente, tracciabile e giuridicamente valido anche grandi quantità di ticket.
Abbiamo già portato a termine con successo progetti con diversi milioni di ticket, comprendenti l’acquisizione strutturata dei dati, le cronologie complete degli stati, gli allegati e la generazione opzionale di report.
Risparmi concreti subito dopo la chiusura del progetto: i nostri clienti riducono sensibilmente i costi di licenza, gestione e manutenzione del sistema, oltre all’impegno di risorse del reparto IT.
Nella maggior parte dei casi l’investimento si ripaga in meno di un anno, grazie allo spegnimento completo del sistema obsoleto e a una semplificazione duratura del vostro landscape IT.
Sistema di ticketing
Analisi del sistema
Ogni progetto di archiviazione inizia con un’analisi strutturata della vostra piattaforma, che si tratti di Jira, ServiceNow, OTRS, SAP Solution Manager o di un altro sistema ITSM. L’analisi fornisce la base per una stima attendibile di durata del progetto, volume dei dati e impegno di archiviazione.
In questa fase esaminiamo aspetti sia tecnici sia funzionali, tra cui:
- Modalità di accesso al sistema o al database
- Struttura, ambito e volume dei dati dei ticket (incident, problem, change, service request ecc.)
- Rilevanza delle informazioni e relativi obblighi di conservazione
- Cronologie, workflow, allegati e dipendenze dalle interfacce
Sulla base dei risultati vi presentiamo un’offerta vincolante a prezzo fisso, con servizi chiaramente definiti e tempi di progetto realistici. Avrete così la massima sicurezza di pianificazione e decisione fin dall’inizio.
Sistema di ticketing
Progetto di archiviazione
Conclusa l’analisi, prende avvio il progetto di archiviazione vero e proprio: gestito con professionalità, documentato con trasparenza e pensato per ridurre al minimo il carico sul vostro reparto IT.
Durante un kick-off congiunto chiariamo tutti i requisiti organizzativi e tecnici. Da quel momento ci occupiamo noi della maggior parte delle attività operative:
- Configurazione dell’accesso ai dati (diretto o via API)
- Esportazione e acquisizione dei dati rilevanti dei ticket, inclusi cronologie, commenti e allegati
- Opzionale: report o analisi personalizzati sui ticket archiviati
- Documentazione completa e a prova di revisione di ogni fase del processo
I nostri project manager esperti vi affiancano per tutta la durata del progetto, con canali di comunicazione chiari, responsabilità definite e un impegno minimo di risorse da parte vostra.
Il progetto si chiude con una fase strutturata di test e validazione, che verifica che tutti i ticket siano stati archiviati in modo completo, corretto, accessibile e a prova di revisione.
Sistema di ticketing
Risultato dell'archiviazione
Al termine del progetto, tutti i dati rilevanti dei ticket del vostro sistema dismesso risultano trasferiti in modo completo e strutturato in ViewBox.
Tramite ViewBox, gli utenti autorizzati possono accedere in modo rapido, sicuro e a prova di revisione a ticket, cronologie degli stati, comunicazioni e allegati, anche a distanza di anni dallo spegnimento del sistema.
Su richiesta, è possibile generare report personalizzati sui ticket archiviati senza alcun accesso al sistema originale, ad esempio per analisi interne, documentazione legale o richieste in materia di protezione dei dati.
Una volta completata la validazione, il sistema obsoleto può essere spento definitivamente. A fine progetto riceverete una documentazione completa che descrive in modo tracciabile tutte le attività svolte, in particolare per quanto riguarda:
- Tipologia e struttura dell’acquisizione dei dati
- Volume e provenienza dei contenuti archiviati
- Test e validazioni eseguiti
Inoltre, registriamo ogni fase del progetto a prova di revisione nel nostro sistema di ticketing Jira, dalla prima esportazione alla validazione finale fino all’eventuale spegnimento del sistema di origine. L’intero processo resta così pienamente tracciabile, anche per gli enti di controllo esterni.
ViewBox Enterprise:
utilizzate i dati dei sistemi legacy in modo sicuro e rapido
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA offre una piattaforma per l’accesso sicuro ai dati di sistemi ERP, ITSM e legacy dismessi. La soluzione combina funzioni moderne di ricerca e analisi, prestazioni elevate, meccanismi di sicurezza completi e funzionalità basate sull’intelligenza artificiale.
Con ViewBox Enterprise i vostri dati archiviati sono:
- Comprensibili e utilizzabili anche molti anni dopo la dismissione del sistema
- Consultabili, filtrabili e analizzabili in modo rapido e mirato, anche con il supporto dell’IA
- Disponibili in forma inalterabile e tracciabile per audit interni ed esterni
- Protetti da accessi non autorizzati grazie a permessi basati sui ruoli
- Accessibili indipendentemente dall’applicazione originaria
Tra le funzionalità distintive c’è la cancellazione automatizzata dei dati basata su regole: alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla legge, dai contratti o dalle policy aziendali, i dati vengono cancellati in modo controllato, tracciabile e documentato. ViewBox Enterprise vi aiuta così a soddisfare i requisiti di protezione dei dati e di conformità.
I vostri dati storici restano così disponibili nel lungo periodo.
Pronti per il
prossimo passo?
In un colloquio gratuito di un’ora, un nostro esperto analizza con voi il sistema di ticketing da dismettere (ad esempio Jira, ServiceNow, OTRS o SAP Solution Manager) e vi mostra dal vivo come archiviare i dati dei ticket in modo efficiente, mantenendoli utilizzabili, sicuri e strutturati nel lungo periodo.
Nel colloquio riceverete:
- Un confronto puntuale su struttura dei dati, campi da acquisire e modello di autorizzazioni
- Una demo di ViewBox, la nostra soluzione di archiviazione
- Una presentazione di come generare interrogazioni strutturate, ricerche di ticket e report
- Una stima attendibile di impegno, tempi e costi del vostro progetto di archiviazione
Le nostre offerte si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Al centro del nostro lavoro ci sono affidabilità, trasparenza e un equo rapporto qualità-prezzo.
Risposte rapide e senza impegno sull'archiviazione
di sistemi ITSM e di ticketing
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Grazie mille
Grazie mille per la vostra richiesta.
Vi contatteremo a breve.
Vi contatteremo a breve.