La transizione tecnologica impone l' archiviazione. Prendiamo in carico il vostro vecchio sistema di ticketing.
Con AvenDATA: mettere al sicuro i processi di servizio e continuare a mantenerli tracciabili.

Von R/3 über ECC 6.0 bis HANA – wir archivieren SAP-Systeme aller
Generationen und Branchenlösungen – vom Bank Analyzer bis zum IS-U-Modul.

La sfida
posta dai sistemi di ticketing storici

Molte aziende si trovano ad affrontare il compito di dismettere sistemi di ticketing obsoleti o sostituiti come Jira, SAP Solution Manager, OTRS o ServiceNow nell’ambito di migrazioni in cloud, consolidamenti software o ristrutturazioni ITSM. Un semplice spegnimento tuttavia non è possibile: ticket di assistenza, change request, log degli incidenti o cronologie delle approvazioni sono infatti soggetti all’obbligo di documentazione sia internamente sia nei confronti di terzi.
Sfide tipiche con le vecchie soluzioni di ticketing:
  • Elevati costi operativi: manutenzione, infrastruttura e costi di licenza vincolano costantemente il budget.
  • Debito tecnico: i sistemi obsoleti comportano rischi per la sicurezza e complicano gli aggiornamenti.
  • Vincolo di risorse: i reparti IT e di supporto devono continuare a garantire la manutenzione e le possibilità di accesso.
  • Obblighi di verifica: i ticket possono contenere informazioni rilevanti per verifiche fiscali o audit.
  • Protezione dei dati: la conservazione e la cancellazione conformi al GDPR spesso non sono più tecnicamente realizzabili.
AvenDATA offre la soluzione: con la nostra soluzione di archiviazione basata sul web ViewBox trasferiamo i vostri dati dei ticket da sistemi come Jira, SAP Solution Manager, OTRS, Remedy o Freshservice in un archivio sicuro. I vostri dati storici rimangono completamente consultabili e conservati a prova di revisione in modo del tutto indipendente dal sistema di ticketing originale.

Comprovata soluzione di archiviazione
da oltre 17 anni di esperienza nei progetti con sistemi di ticketing e piattaforme ITSM

L’archiviazione di sistemi di ticketing storici è stata costantemente sviluppata da AvenDATA nel corso di molti anni e collaudata nella pratica in numerosi progetti di clienti in tutto il mondo. Il nostro approccio strutturato si è dimostrato valido per le esigenze più diverse: dalla preparazione agli audit IT fino alla documentazione legalmente sicura dei processi di servizio passati.
Il fulcro è la nostra soluzione software ViewBox, un potente sistema di ricerca per i dati archiviati provenienti da sistemi messi fuori servizio come Jira Service Management, SAP Solution Manager, OTRS, ServiceNow o BMC Remedy.
ViewBox consente un accesso rapido e a prova di revisione sia per i dipartimenti interni (ad es. IT, Compliance, Legal) sia per i revisori esterni.
Numerose aziende che operano a livello internazionale, tra cui il 50 per cento di tutti i gruppi del DAX, si affidano alla nostra soluzione. Oggi ViewBox è in uso produttivo in Europa, Nord America e Asia, stabile, sicura e adattabile in modo flessibile a qualsiasi dimensione aziendale.

I vostri ticket archiviati in modo sicuro e accessibili in modo tracciabile
in ViewBox

Anche dopo la dismissione del vostro sistema di ticketing (ad es. Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow o BMC Remedy) i dati dei vostri ticket vengono completamente conservati. Acquisiamo tutte le voci rilevanti dai processi di incident, problem, change o service request, le archiviamo a prova di revisione e le dotiamo su richiesta di una firma digitale a fini probatori.
I nostri servizi in sintesi:
  • Archiviazione di tutti i dati rilevanti dei ticket, incluse cronologie degli stati, timestamp e allegati
  • Conservazione a prova di revisione con firma digitale opzionale
  • Opzionale: creazione di report e analisi dai ticket archiviati
Già prima dell’inizio del progetto definiamo con voi quali aree di dati dovranno essere acquisite (ad es. tipologie di ticket, cronologie degli stati, cronologie dei workflow o file associati) e se sono necessarie analisi specifiche, ad esempio per audit, analisi interne o scopi legali.
All’interno di ViewBox questi ticket rimangono a vostra disposizione anche ad anni di distanza, ricercabili, tracciabili e documentati.
In caso di necessità è possibile generarne in qualsiasi momento report personalizzati, ad esempio per richieste relative alla protezione dei dati, prove di conformità o documentazione contrattuale.
Che si tratti di verifiche, richieste interne o requisiti legali: con ViewBox i vostri ticket storici rimangono strutturati, accessibili in modo sicuro e indipendente dal sistema di origine.

Rapido svolgimento del progetto & vantaggio economico ROI misurabile
anche per complessi sistemi di ticketing

La dismissione di sistemi di ticketing storici come Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow o BMC Remedy richiede solitamente solo da 3 a 6 mesi a seconda della struttura dei dati, delle interfacce e del volume dei dati. Grazie al nostro approccio standardizzato archiviamo in modo efficiente, tracciabile e legalmente sicuro anche grandi quantità di dati dei ticket.
Abbiamo già portato a termine con successo progetti con diversi milioni di ticket, inclusa l’acquisizione strutturata dei dati, le cronologie complete degli stati, gli allegati, nonché la generazione opzionale di report.
Risparmio sui costi dal primo giorno: i nostri clienti beneficiano già poco dopo la conclusione del progetto di risparmi tangibili, in particolare sui costi di licenza, sull’esercizio del sistema, sulla manutenzione e sul vincolo di risorse nelle operazioni IT.
Nella maggior parte dei casi il Return on Investment (ROI) è inferiore a un anno grazie al completo spegnimento del sistema obsoleto e al duraturo alleggerimento del vostro panorama di sistemi.

Sistema di ticketing
 Analisi del sistema

Il primo passo di ogni archiviazione di un sistema di ticketing è un’analisi strutturata della vostra piattaforma esistente. Essa fornisce la base per una stima attendibile della durata del progetto, della mole di dati e dell’onere di archiviazione (indipendentemente dal fatto che si tratti di Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow o di un altro sistema ITSM).
In questa fase rileviamo aspetti sia tecnici sia funzionali, tra cui:
  • Opzioni di accesso al sistema o al database
  • Struttura, ambito e volume dei dati dei ticket (incident, change, request ecc.)
  • Rilevanza e necessità di conservazione delle informazioni contenute
  • Cronologie, workflow, allegati e dipendenze dalle interfacce
Riassumiamo per voi i risultati di questa analisi in un’offerta vincolante a prezzo fisso, inclusiva di servizi chiaramente definiti e di una durata del progetto calcolata in modo realistico. In questo modo ottenete la massima sicurezza nella pianificazione e nel processo decisionale già prima dell’inizio del progetto.

Sistema di ticketing
Archiviazione del progetto

Dopo l’analisi del sistema ha inizio il vero e proprio progetto di archiviazione: gestito in modo professionale, documentato in modo trasparente e orientato al massimo alleggerimento del vostro reparto IT.
Nel quadro di una riunione iniziale congiunta chiariamo tutti i requisiti organizzativi e tecnici. Da questo momento ci facciamo carico della maggior parte delle attività operative per voi:
  • Configurazione dell’accesso ai dati o dell’accesso API
  • Esportazione e acquisizione dei dati rilevanti dei ticket, incluse cronologie, commenti e allegati
  • Opzionale: creazione di report o analisi personalizzati sulla base dei ticket archiviati
  • Documentazione completa e a prova di revisione di tutti i passaggi del processo
I nostri esperti responsabili di progetto vi accompagnano durante l’intero progetto con canali di comunicazione chiari, responsabilità definite e un fabbisogno minimo di risorse da parte del cliente.
A conclusione si svolge una fase strutturata di test e di validazione per assicurare che tutti i ticket siano stati archiviati a prova di revisione e in modo accessibile, completo, corretto e tracciabile.

Sistema di ticketing
Risultato dell'archiviazione

Al termine del progetto tutti i dati rilevanti dei ticket provenienti dal vostro sistema dismesso (ad es. Jira, OTRS, SAP Solution Manager o ServiceNow) sono stati trasferiti in modo completo e strutturato nella nostra soluzione di archiviazione ViewBox.
ViewBox è un sistema di ricerca basato sul web che consente agli enti autorizzati, anche ad anni di distanza dallo spegnimento del sistema, di accedere in modo rapido, sicuro e a prova di revisione a service ticket archiviati, cronologie degli stati, comunicazioni e allegati, indipendentemente dal sistema di ticketing originale.
Su richiesta è possibile generare report personalizzati sulla base dei ticket archiviati del tutto senza accesso attivo al sistema originale (ad es. per analisi interne, documentazione a fini legali o richieste relative alla protezione dei dati).
A seguito della corretta validazione il sistema obsoleto può essere disattivato completamente. A conclusione del progetto riceverete una documentazione completa del progetto e della procedura che illustra in modo tracciabile tutti i passaggi, in particolare:
  • la tipologia e la struttura dell’acquisizione dei dati
  • il volume e la provenienza dei contenuti archiviati
  • i test e le validazioni eseguiti
Inoltre documentiamo a prova di revisione tutti i passaggi del progetto nel nostro sistema di ticketing Jira, dalla prima esportazione fino alla validazione finale e all’eventuale cancellazione del sistema di origine. In questo modo l’intero processo è tracciabile senza lacune, anche per enti di controllo esterni.
ViewBox il sistema di ricerca per sistemi di ticketing archiviati
Accesso alle cronologie di servizio indipendentemente dal sistema di origine
Con ViewBox AvenDATA offre una potente soluzione basata sul web per l’accesso ai contenuti archiviati provenienti da sistemi di ticketing dismessi come Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow, Remedy e altre piattaforme ITSM.
Tramite un’interfaccia web intuitiva è possibile ricercare in modo strutturato, analizzare ed esportare i ticket archiviati, completi di commenti, cronologie di elaborazione, allegati e livelli di escalation, in qualsiasi momento e con disponibilità globale.
ViewBox consente:
  • Accesso rapido a singoli ticket o a intere cronologie di ticket
  • Ricercabilità di tutti i contenuti archiviati inclusi stati e workflow
  • Messa a disposizione di report strutturati per scopi di verifica o analisi interne
  • Accesso basato sui ruoli per reparti aziendali, IT, revisione o revisori esterni
Una caratteristica particolare di ViewBox: la cancellazione automatizzata dei dati. Sulla base di periodi di conservazione definiti i ticket archiviati possono essere cancellati in modo duraturo, basato su regole e tracciabile, del tutto senza sforzo manuale. In questo modo adempite ai vostri obblighi derivanti dal GDPR e dai principi GoBD a lungo termine e a prova di revisione.
L’infrastruttura cloud sottostante è certificata secondo la norma ISO 27001 e viene regolarmente sottoposta a verifiche tecniche di sicurezza. A seconda dei requisiti di sicurezza e di conformità della vostra azienda ViewBox può essere gestita in alternativa anche in locale.
Dettagli sulla soluzione ViewBox ...
ViewBox – Ihre Brücke
zu archivierten Ticketsystemen der Vergangenheit
Ob für Fachabteilungen, interne Revision, Datenschutzbeauftragte, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsabteilungen: Mit ViewBox bleiben Ihre archivierten Tickets aus stillgelegten Systemen – z. B. Jira, SAP Solution Manager, OTRS oder ServiceNow – vollständig durchsuchbar, nachvollziehbar und rechtssicher verfügbar. Und das ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche Ticketsystem.
Pronti per il
prossimo passo?
In un colloquio gratuito di un’ora con un esperto analizziamo insieme il vostro sistema di ticketing da dismettere (ad es. Jira, SAP Solution Manager, OTRS o ServiceNow). Vi mostriamo dal vivo come archiviare in modo efficiente i dati dei vostri ticket e mantenere le informazioni contenute utilizzabili a lungo termine in modo sicuro e strutturato.
In questo colloquio riceverete:
  • Un allineamento preciso sulla struttura dei dati, sui campi da acquisire e sul concetto di accesso
  • Una dimostrazione dal vivo della nostra soluzione di archiviazione ViewBox
  • Una presentazione di come possono essere generate interrogazioni strutturate, ricerche di ticket o report
  • Una valutazione attendibile di oneri, durata e costi del vostro progetto di archiviazione
Le nostre proposte di progetto si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Inoltre: qualità, affidabilità e un equo rapporto qualità prezzo sono al centro della nostra attenzione.
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Archiviazione di sistemi ITSM e di ticketing

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