Archiviazione dei sistemi legacy HR e paghe
Mettete al sicuro i dati del personale, conservate i registri paghe e garantite la compliance con AvenDATA.
Da SAP HCM, SAP Payroll, PAISY, LOGA, Workday e ADP fino a Oracle HCM e alle soluzioni sviluppate internamente: archiviamo dati del personale e sistemi paghe di ogni tipo, generazione e architettura.
La nostra soluzione è progettata per dismettere in modo affidabile anche gli ecosistemi HR più complessi di grandi aziende e multinazionali, mantenendo i dati disponibili a lungo termine e pronti per qualsiasi revisione.
La sfida
I dati storici contenuti nei sistemi HR e paghe sono fondamentali, ma accedervi diventa sempre più complesso.
In caso di migrazioni IT, cambi di sistema, esternalizzazione della gestione HR o dismissione di software obsoleti, le aziende si trovano regolarmente davanti a un compito critico: garantire l’accesso ai dati storici anche dopo lo spegnimento del sistema.
I sistemi HR e paghe sono spesso applicazioni evolute nel corso di decenni, con strutture dati profondamente integrate e personalizzate, e contengono ancora informazioni rilevanti ai fini fiscali, previdenziali e gestionali.
A ciò si aggiunge la crescente pressione degli enti previdenziali. Nell’ambito dei controlli, è spesso necessario produrre documenti retributivi dettagliati ed estratti contributivi, anche a distanza di decenni. Senza una soluzione di archiviazione dedicata, questo requisito è quasi impossibile da soddisfare.
Inoltre, mantenere operativi questi sistemi è costoso: il software non è più supportato, le licenze scadono e le competenze tecniche interne si perdono.
Di conseguenza, diventa difficile o impossibile accedere ai dati del personale rilevanti ai fini retributivi, ai registri paghe, ai fascicoli dei dipendenti, alle informazioni previdenziali e ai report storici. Eppure questi dati devono restare disponibili, analizzabili e conservati a norma.
È proprio qui che interviene AvenDATA con la sua soluzione di archiviazione specializzata.
Una soluzione di archiviazione collaudata,
forte di oltre 17 anni di esperienza
AvenDATA ha perfezionato, testato e implementato con successo la propria soluzione di archiviazione per sistemi HR e paghe in numerosi progetti di dismissione per aziende multinazionali.
La nostra competenza si fonda su centinaia di sistemi archiviati, tra cui numerose soluzioni paghe e HCM.
Nel corso degli anni abbiamo soddisfatto, in modo documentato e affidabile, i requisiti di verifiche fiscali, controlli previdenziali, accertamenti pensionistici e procedimenti legali.
I vostri dati HR restano consultabili come report
in ViewBox
Non ci limitiamo a estrarre tutti i dati dai vostri sistemi HR e paghe: garantiamo che possiate consultarli e utilizzarli in modo permanente nel nostro software ViewBox.
Il servizio comprende:
- La ricostruzione dei report strategici e delle analisi di gestione del personale.
- L’implementazione di report personalizzati, incluse query, statistiche e liste sviluppate internamente.
- L’archiviazione di tutti i documenti necessari a garantire la tracciabilità dei report, ad esempio buste paga, contratti di lavoro e fogli presenze.
Già prima dell’avvio del progetto, definiamo insieme a voi quali analisi e quali accessi ai dati vi serviranno in futuro per verifiche fiscali, richieste previdenziali o assicurative, valutazioni interne e obblighi legali di conservazione. In questa fase potrete contare sulla nostra lunga esperienza nella dismissione di sistemi HR come SAP HCM, SAP Payroll, PAISY, LOGA, Workday, ADP e Oracle HCM.
In ViewBox potrete ricercare, analizzare ed elaborare i dati anche a distanza di anni dalla dismissione, in piena indipendenza dal sistema di origine.
Che si tratti di controlli fiscali sulle retribuzioni, accertamenti pensionistici, richieste interne dell’ufficio del personale o questioni legali, avrete sempre accesso a report chiaramente strutturati e filtrabili. Non avrete più bisogno delle licenze HR originali né dei sistemi legacy.
Progetti rapidi e vantaggi economici misurabili,
anche per sistemi HR e paghe complessi
Con AvenDATA, la dismissione dei sistemi HR legacy avviene in modo strutturato, efficiente ed economicamente vantaggioso. A seconda della complessità e del volume dei dati del sistema di origine, i progetti durano generalmente da uno a sei mesi.
Che si tratti di SAP HCM con moduli profondamente integrati, di architetture Workday complesse o di soluzioni come PAISY, LOGA o Oracle HCM, il nostro approccio standardizzato ci permette di archiviare in sicurezza anche i sistemi più interconnessi, con svariati terabyte di dati del personale e retributivi.
Analisi dei sistemi HR
e paghe esistenti
Ogni progetto di archiviazione in ambito HR inizia con un’analisi dettagliata del sistema HR o paghe esistente. L’analisi è la base per una stima attendibile di durata, impegno e costi del progetto.
Soprattutto nelle grandi aziende, con sistemi cresciuti nel corso di molti anni come SAP HCM, LOGA o PAISY, questo lavoro preparatorio è decisivo per una dismissione conforme ed economicamente vantaggiosa.
Durante l’analisi rileviamo sia gli aspetti tecnici sia quelli procedurali, tra cui:
- Le modalità di accesso al sistema esistente, ad esempio GUI, accesso remoto o dump.
- Il tipo, la struttura e le dimensioni del database sottostante, ad esempio Oracle, MS SQL, DB2 o soluzioni proprietarie.
- I report, i registri paghe e i documenti rilevanti ai fini dell’archiviazione.
- Le specificità del sistema, come programmi sviluppati internamente, personalizzazioni, interfacce o moduli aggiuntivi (ad esempio previdenza complementare, gestione presenze, portali self-service per dipendenti e responsabili ESS/MSS).
Riassumiamo i risultati dell’analisi in un’offerta trasparente a prezzo fisso, con indicazioni chiare su perimetro, tempistiche e fasi di implementazione. Così avrete la massima sicurezza nella pianificazione e nelle decisioni.
Il progetto di archiviazione
dei sistemi HR
Conclusa l’analisi, avviamo insieme a voi il progetto di archiviazione, seguendo un processo collaudato e sviluppato specificamente per i sistemi HR.
In una riunione iniziale definiamo tutti i requisiti organizzativi e tecnici. Poi ci facciamo carico della maggior parte delle attività operative, per ridurre al minimo l’impegno delle vostre risorse. Le nostre attività comprendono:
- La configurazione di accessi sicuri ai sistemi.
- L’esportazione e l’acquisizione dei dati del personale e retributivi rilevanti.
- La ricostruzione dei report principali, come registri paghe, comunicazioni previdenziali e buste paga.
- L’archiviazione e la documentazione di analisi personalizzate e sviluppi interni.
- Una documentazione completa per i revisori interni ed esterni.
I nostri project manager esperti vi affiancano in ogni fase, dall’analisi iniziale alla validazione finale.
Al termine del progetto, eseguiamo insieme una serie di test strutturati, durante i quali verificate la completezza, la tracciabilità e la conformità dei dati archiviati. Solo dopo si procede alla dismissione definitiva del sistema legacy.
Il risultato: i vostri dati HR
e paghe archiviati in ViewBox
Al termine del progetto, tutti i dati del personale, i registri paghe, i documenti e i report rilevanti del vostro sistema HR o paghe legacy vengono trasferiti in ViewBox, la nostra soluzione di archiviazione proprietaria.
ViewBox è un sistema di ricerca web progettato per l’accesso sicuro ai dati archiviati nei progetti di dismissione. Gli utenti autorizzati, come l’ufficio del personale, i revisori o gli ispettori esterni, possono accedere a tutti i contenuti in modo rapido e conforme, anche molti anni dopo lo spegnimento del sistema.
Un valore aggiunto decisivo: ricostruiamo tutti i principali report standard e personalizzati, dalle buste paga ai registri paghe, fino alle comunicazioni previdenziali e alle analisi HR interne. Le valutazioni tecniche, fiscali, previdenziali e legali restano così pienamente possibili, senza alcun accesso al sistema originale.
Una volta completati l’acquisizione dei dati, i controlli e la validazione finale, il sistema HR originale può essere dismesso completamente e senza rischi.
Riceverete infine una documentazione di progetto completa, che descrive in modo trasparente tutte le fasi rilevanti, in particolare:
- Le modalità di acquisizione dei dati.
- La struttura e l’elaborazione dei contenuti archiviati.
- L’esecuzione e i risultati dei test e della validazione.
- Le eventuali interfacce e ricostruzioni di report.
Inoltre, documentiamo ogni fase dell’archiviazione nel nostro sistema di ticketing Jira: dall’esportazione iniziale alla validazione finale, fino all’eventuale spegnimento del sistema di origine. Ogni passaggio resta così verificabile, anche per terze parti e auditor esterni.
ViewBox Enterprise:
accesso rapido e sicuro ai dati archiviati
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA offre una piattaforma potente per l’accesso sicuro ai dati dei sistemi HR, paghe ed ERP dismessi. La soluzione combina funzioni di ricerca e analisi ad alte prestazioni, meccanismi di sicurezza completi e funzionalità basate sull’intelligenza artificiale.
Con ViewBox Enterprise, i vostri dati archiviati:
- Restano comprensibili e utilizzabili anche molti anni dopo la dismissione del sistema.
- Possono essere consultati, filtrati e analizzati in modo rapido e mirato.
- Sono disponibili in forma inalterabile e tracciabile per audit interni ed esterni.
- Sono protetti da accessi non autorizzati grazie ad autorizzazioni basate sui ruoli.
- Possono essere analizzati in modo più efficiente grazie all’intelligenza artificiale.
- Restano disponibili indipendentemente dall’applicazione originale.
Una funzione distintiva è la cancellazione automatizzata dei dati, basata su regole. In base ai termini di conservazione previsti dalla legge, dai contratti o dalle regole aziendali, i dati possono essere cancellati alla scadenza del relativo termine, in modo controllato e documentato. ViewBox Enterprise aiuta così le aziende a rispettare i propri requisiti di protezione dei dati e di compliance.
I vostri dati storici restano disponibili nel lungo periodo.
ViewBox: la piattaforma di riferimento
per i dati HR archiviati
ViewBox si è affermata come piattaforma affidabile per la consultazione dei dati del personale archiviati ed è impiegata da uffici HR, funzioni di internal audit e revisori esterni.
Oggi la utilizzano oltre il 50% delle aziende del DAX, il principale indice azionario tedesco, e numerose multinazionali europee, nordamericane e asiatiche.
Pronti per il
prossimo passo?
In un colloquio di un’ora con un nostro esperto analizzeremo insieme il vostro sistema legacy, che si tratti di una soluzione standard, di un’applicazione personalizzata o di un sistema HR sviluppato internamente.
Vi mostreremo come dismettere in modo efficiente la vostra soluzione HR o paghe, mantenendo i dati utilizzabili e conformi nel lungo periodo. Il colloquio comprende:
- Un confronto su struttura dei dati, formati di acquisizione ed elaborazione dei report.
- Una dimostrazione dal vivo di ViewBox, la nostra soluzione di archiviazione.
- La presentazione del nostro metodo per la ricostruzione di registri paghe, report retributivi e analisi personalizzate.
- Una valutazione affidabile di impegno e tempistiche e una proposta a prezzo fisso.
Trasparenza fin dall’inizio
Le nostre offerte si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, senza rinegoziazioni successive. Per noi, qualità, affidabilità e costi equi vengono prima di tutto.
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sull'archiviazione dei sistemi HR e paghe
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Vi contatteremo a breve.
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