Archiviazione SAP - Perché il salvataggio a lungo termine dei dati SAP è di vitale importanza per le aziende

Emanuel Böminghaus, Esperto di sistemi legacy, Amministratore delegato AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di sistemi legacy,
Amministratore delegato AvenDATA

I sistemi SAP restano spesso in uso per decenni

Molte aziende lavorano ancora oggi con sistemi SAP storici, anche dopo aver introdotto un nuovo ERP o essere migrate a SAP S/4HANA. Il motivo è il valore dei dati che contengono.

Fatture, documenti contabili, dati del personale, contratti e dati di produzione devono spesso essere conservati a prova di revisione per molti anni. Anche in Italia i requisiti sono stringenti: l’art. 2220 del Codice civile impone di conservare le scritture contabili per dieci anni e i dati personali devono essere trattati nel rispetto del GDPR. Per questo la rilevanza di un sistema SAP non termina con la sua dismissione.

Senza un’archiviazione professionale si generano costi elevati, rischi per la sicurezza e notevoli difficoltà in caso di audit o verifiche fiscali.

Moduli SAP particolarmente interessati dall’archiviazione

Hanno un ruolo centrale soprattutto i moduli più estesi e con i maggiori volumi di dati: Tra questi rientrano in particolare SAP FI e SAP CO con i dati finanziari e di controlling, SAP MM per i dati degli acquisti e della gestione dei materiali, nonché SAP SD per le informazioni di vendita e fatturazione.

Altrettanto critici sono SAP HCM o SAP HR a causa dei dati sensibili del personale e dei lunghi periodi di conservazione previsti dalla legge. In molte aziende esistono inoltre dati di archivio provenienti da SAP CRM, SAP SRM, SAP BW o da soluzioni SAP specifiche di settore.

Proprio i sistemi più vecchi contengono spesso centinaia di milioni di record e documenti. Un’archiviazione strutturata garantisce che queste informazioni restino disponibili, senza dover mantenere in esercizio in modo permanente i vecchi sistemi produttivi.

I sistemi legacy causano costi e rischi enormi

I sistemi SAP legacy non dismessi generano negli anni elevati costi di infrastruttura e di licenza. Molte aziende mantengono in esercizio i vecchi ambienti SAP solo perché hanno ancora bisogno dei dati storici. A questo si aggiungono i rischi legati a sistemi operativi obsoleti, alla mancanza di aggiornamenti di sicurezza e alla carenza di specialisti SAP.

L’importanza di un’archiviazione SAP professionale emerge chiaramente in caso di cessioni aziendali, carve-out, insolvenze o migrazioni SAP. Le aziende devono poter mettere a disposizione i dati storici rapidamente e in qualsiasi momento. Senza una strategia di archiviazione ben definita si rischiano perdite di dati, problemi di compliance e gravi ripercussioni operative.

La moderna archiviazione SAP consente una dismissione sicura del sistema

Con un approccio di archiviazione attuale è possibile dismettere completamente i vecchi sistemi SAP preservando tutte le informazioni rilevanti. I dati storici vengono archiviati a prova di revisione e restano consultabili: si possono cercare, analizzare ed esportare in modo semplice.

In questo contesto è fondamentale acquisire le strutture delle tabelle, i documenti contabili, gli allegati e le relazioni tra i dati SAP. Le piattaforme di archiviazione più evolute consentono inoltre di accedere ai dati senza che il sistema SAP sia in esecuzione, riducendo in modo duraturo costi e complessità. Con la migrazione a SAP S/4HANA l’archiviazione diventa ancora più importante, perché sempre più aziende devono consolidare i propri landscape SAP storici e, allo stesso tempo, rispettare i requisiti di legge.

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