Legal Hold
e cancellazione dei dati nei sistemi legacy
La funzione di Legal Hold di ViewBox protegge in modo mirato determinati dati e documenti dalla cancellazione, ad esempio in caso di controversie legali, audit o indagini interne. I contenuti selezionati vengono conservati senza modifiche per tutto il tempo necessario, nel rispetto dei termini di conservazione previsti dalla legge, dei requisiti di compliance e degli standard internazionali.
Legal Hold e cancellazione controllata in ViewBox
Certezza del diritto e integrità dei dati nei sistemi legacy dismessi
Con ViewBox, la nostra piattaforma di archiviazione e consultazione sviluppata appositamente per i sistemi legacy dismessi, offriamo alle aziende due funzioni fondamentali per una gestione dell’archivio conforme alla normativa sulla protezione dei dati: il Legal Hold e la cancellazione controllata dei dati. Entrambe garantiscono una gestione giuridicamente ineccepibile delle informazioni archiviate, dalla protezione e dalla conservazione prescritte dalla legge fino alla cancellazione verificabile in sede di audit.
Basi giuridiche del Legal Hold
GDPR
(art. 17, par. 3 Eccezioni al diritto alla cancellazione)
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) riconosce agli interessati il diritto di ottenere la cancellazione dei propri dati personali quando non sono più necessari. L’art. 17, par. 3 prevede tuttavia alcune eccezioni, ad esempio quando la conservazione è necessaria per adempiere a un obbligo legale o per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria. Il Legal Hold garantisce che questi dati restino protetti e archiviati in modo verificabile per tutto il tempo richiesto dalla legge.
Codice civile e
normativa fiscale
Ai sensi del Codice civile (art. 2220) e della normativa fiscale, le scritture contabili e i documenti rilevanti per l’attività d’impresa, come bilanci d’esercizio, documenti contabili e corrispondenza commerciale, devono essere conservati di norma per dieci anni. Il Legal Hold impedisce che questi dati vengano cancellati per errore e ne garantisce la piena disponibilità, con valore probatorio, in caso di verifiche fiscali o controversie legali.
Sarbanes-Oxley
Act (SOX)
Il Sarbanes-Oxley Act impone alle società quotate negli Stati Uniti, e alle loro controllate, requisiti rigorosi di conservazione tracciabile e a lungo termine delle informazioni commerciali e finanziarie. Con il Legal Hold, questi requisiti possono essere soddisfatti anche nei sistemi legacy dismessi: i dati rilevanti restano protetti dalla cancellazione e consultabili in qualsiasi momento.
Requisiti di eDiscovery
(ad es. negli Stati Uniti)
In molti ordinamenti, in particolare negli Stati Uniti, le aziende coinvolte in indagini o procedimenti giudiziari sono tenute a conservare e produrre prove elettroniche in forma strutturata. Il Legal Hold di ViewBox consente di mettere al sicuro i dati rilevanti per tutta la durata del procedimento e di soddisfare i requisiti di trasparenza e verificabilità.
Cancellazione dei dati
Sicura, automatizzata e verificabile
Alla scadenza dei termini di conservazione legali o interni, ViewBox consente di cancellare i dati archiviati in modo completamente controllato, secondo i principi del Data Lifecycle Management (DLM). La funzione può essere automatizzata, è interamente tracciata e assicura una cancellazione conforme ai requisiti, anche durante transizioni complesse come le operazioni di fusione e acquisizione (M&A) o le procedure di insolvenza.
Vantaggi principali della
cancellazione controllata
- Automazione
I processi di cancellazione possono essere configurati per avviarsi automaticamente alla scadenza del rispettivo termine di conservazione. Ciò riduce al minimo gli interventi manuali, consente di risparmiare tempo e diminuisce il rischio di errori umani.
- Verificabilità
Ogni operazione di cancellazione viene documentata integralmente, dall’identificazione dei dati da cancellare fino alla conferma finale. Le aziende possono così dimostrare in qualsiasi momento di aver adempiuto ai propri obblighi di cancellazione.
- Conformità normativa
ViewBox aiuta le aziende ad attuare in modo affidabile requisiti di cancellazione complessi, sia legali sia settoriali. Si evitano così violazioni degli obblighi di protezione o di conservazione dei dati, con le relative sanzioni e i conseguenti danni reputazionali.
Quadro normativo
per la cancellazione dei dati
GDPR
(art. 17 Diritto alla cancellazione o diritto all'oblio)
In base al principio di limitazione della conservazione (art. 5) e all’art. 17 del GDPR, i dati personali devono essere cancellati quando non sono più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti. ViewBox consente di adempiere a questo obbligo in modo sicuro e tracciabile anche nei sistemi legacy.
Codice della privacy
(D.Lgs. 196/2003)
Il Codice della privacy, come modificato dal D.Lgs. 101/2018, adegua l’ordinamento italiano al GDPR e ne integra le disposizioni a livello nazionale. ViewBox consente di documentare le cancellazioni in modo verificabile anche nei sistemi dismessi o esternalizzati, così da poter dimostrare in qualsiasi momento il rispetto degli obblighi.
ISO/IEC
27001
La norma internazionale per i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni prevede processi definiti per la cancellazione dei dati (controllo 8.10 dell’Allegato A, versione 2022), a garanzia di riservatezza, integrità e tracciabilità. ViewBox aiuta le aziende ad applicare questi requisiti in modo affidabile nell’ambito dell’archiviazione.
Disposizioni settoriali
(ad es. settore finanziario, sanitario ed energetico)
Nei settori regolamentati si applicano requisiti specifici per la conservazione e la cancellazione dei dati. Con ViewBox anche queste disposizioni possono essere rispettate in modo strutturato e automatizzato, persino in ambienti legacy complessi.
Conclusione
Grazie alle funzioni di Legal Hold e di cancellazione controllata, ViewBox offre una soluzione completa per gestire le informazioni archiviate nei sistemi legacy dismessi in modo giuridicamente sicuro e conforme ai requisiti di audit. Le aziende non solo rispettano gli obblighi di legge, ma riducono al minimo i rischi, salvaguardano l’integrità dei dati e rafforzano in modo duraturo le proprie strutture di compliance.
Risposte rapide, personalizzate e senza impegno alle
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