Legal Hold
Protezione dei dati di rilevanza legale

La funzione di Legal Hold consente di proteggere in modo mirato determinati dati e documenti dalla cancellazione, ad esempio in caso di controversie legali, audit o indagini interne. I contenuti definiti vengono conservati inalterati, garantendo così il rispetto affidabile dei periodi di conservazione previsti dalla legge, dei requisiti di conformità e degli standard internazionali.

Legal Hold e cancellazione dei dati
Certezza del diritto e integrità dei dati nei sistemi obsoleti dismessi

Con ViewBox, il nostro sistema di ricerca sviluppato appositamente per i sistemi obsoleti dismessi, offriamo alle aziende due funzioni centrali per una gestione dell’archivio conforme alle normative sulla protezione dei dati: Legal Hold e cancellazione controllata dei dati. Entrambe le funzioni assicurano una gestione legalmente ineccepibile delle informazioni archiviate, dalla protezione e conservazione prescritta dalla legge fino alla cancellazione a prova di revisione.

Basi giuridiche

Basi giuridiche rilevanti:

GDPR
(Art. 17 par. 3 Eccezioni al diritto alla cancellazione)

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) obbliga le aziende a cancellare i dati personali, a meno che non siano necessari per adempiere a un obbligo legale o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. La funzione di Legal Hold assicura che tali dati vengano protetti in modo mirato e archiviati a prova di revisione, finché ciò è legalmente necessario.

Codice Civile e
normativa tributaria

Secondo il Codice Civile e le normative fiscali, i documenti rilevanti per l’attività commerciale, come bilanci d’esercizio, giustificativi contabili o corrispondenza commerciale, devono essere conservati per dieci anni. La funzione di Legal Hold impedisce che questi dati vengano cancellati accidentalmente e garantisce la loro disponibilità completa e con valore probatorio in caso di verifiche fiscali o controversie legali.

Sarbanes-Oxley
Act (SOX)

Il Sarbanes-Oxley Act statunitense obbliga le aziende che operano a livello internazionale e quotate in borsa all’archiviazione a lungo termine e tracciabile delle informazioni commerciali e finanziarie. Con il Legal Hold questi requisiti possono essere soddisfatti anche nei sistemi obsoleti dismessi, poiché i dati rilevanti rimangono protetti in modo affidabile dalla cancellazione e consultabili in qualsiasi momento.

Requisiti di eDiscovery
(ad es. negli USA)

In molti ordinamenti giuridici internazionali, in particolare negli USA, le aziende sono obbligate a fornire prove elettroniche in forma strutturata in caso di indagini o procedimenti giudiziari. La funzione di Legal Hold di ViewBox aiuta a mettere al sicuro in modo permanente i dati rilevanti e a soddisfare i requisiti legali di trasparenza e verificabilità.

Cancellazione dei dati
Sicura, automatizzata e a prova di revisione

Una volta scaduti i periodi di conservazione legali o interni, ViewBox consente una cancellazione completamente controllata dei dati archiviati nel pieno rispetto del Data Lifecycle Management (DLM). La funzione è automatizzabile, interamente tracciata e garantisce un’implementazione conforme dei requisiti di cancellazione, tutelando rigorosamente la sicurezza dei dati anche durante complesse transizioni come operazioni di M&A o procedure di insolvenza aziendale.

Vantaggi principali della
funzione di cancellazione:

Automazione

I processi di cancellazione possono essere configurati in modo da avviarsi automaticamente allo scadere del rispettivo periodo di conservazione nell’ambito del Data Lifecycle Management (DLM). Ciò riduce al minimo gli interventi manuali, fa risparmiare tempo e diminuisce il rischio di errori umani.

Sicurezza a prova di revisione

Ogni operazione di cancellazione viene documentata interamente, dall’identificazione dei dati da cancellare fino alla conferma finale della cancellazione. In questo modo le aziende possono dimostrare in qualsiasi momento di aver adempiuto ai propri obblighi di cancellazione in modo conforme alle normative.

Conformità normativa

ViewBox aiuta le aziende ad attuare in modo affidabile complessi requisiti di cancellazione legali e specifici del settore, garantendo il rispetto delle regole anche durante transizioni critiche come operazioni di M&A o procedure di insolvenza. In questo modo si evitano efficacemente le violazioni degli obblighi di protezione o di conservazione dei dati e le conseguenti sanzioni o danni alla reputazione.

Quadro normativo
per la cancellazione dei dati:

GDPR
(Art. 17 Diritto all'oblio)

I dati personali devono essere cancellati non appena non sono più necessari per le finalità originali. ViewBox consente un’implementazione sicura e tracciabile di questo obbligo di cancellazione anche nei sistemi obsoleti, nel pieno rispetto dei principi del Data Lifecycle Management (DLM).

Codice della Privacy
D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.

Il Codice della Privacy integra il GDPR a livello nazionale e richiede in particolare la cancellazione sicura dei dati personali nei sistemi IT. ViewBox garantisce che questa cancellazione venga documentata in modo a prova di revisione anche in sistemi dismessi o esternalizzati, tutelando la sicurezza dei dati anche durante complesse transizioni come operazioni di M&A o procedure di insolvenza.

ISO
27001

La norma internazionale per la gestione della sicurezza delle informazioni richiede processi definiti per la cancellazione dei dati, al fine di garantire riservatezza, integrità e tracciabilità. ViewBox supporta le aziende nell’implementazione affidabile di queste norme nell’ambito dell’archiviazione.

Direttive di cancellazione specifiche del settore
(ad es. settore finanziario, sanitario, energetico)

Nei settori regolamentati si applicano requisiti particolari per la conservazione e la cancellazione dei dati. Con ViewBox è possibile rispettare in modo strutturato e automatizzato anche queste direttive specifiche del settore, persino in complessi ambienti di sistemi obsoleti.

Conclusione:

Grazie alle funzioni di Legal Hold e di cancellazione controllata dei dati, la ViewBox offre una soluzione completa per una gestione legalmente sicura e conforme ai requisiti di audit delle informazioni archiviate nei sistemi legacy dismessi. In questo modo, le aziende non solo soddisfano i requisiti di legge, ma riducono al minimo i rischi, salvaguardano l’integrità dei dati e rafforzano le proprie strutture di compliance in modo duraturo ed efficiente.

Legal Hold Protezione dei dati di rilevanza legale

Legal Hold e cancellazione dei dati Certezza del diritto e integrità dei dati nei sistemi obsoleti dismessi

Basi giuridiche

GDPR (Art. 17 par. 3 Eccezioni al diritto alla cancellazione)

Codice Civile e normativa tributaria

Sarbanes-Oxley Act (SOX)

Requisiti di eDiscovery (ad es. negli USA)

Cancellazione dei dati Sicura, automatizzata e a prova di revisione

Vantaggi principali della funzione di cancellazione:

Quadro normativo per la cancellazione dei dati:

GDPR (Art. 17 Diritto all'oblio)

Codice della Privacy D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.

ISO 27001

Direttive di cancellazione specifiche del settore (ad es. settore finanziario, sanitario, energetico)