Archiviazione SaaS: mettere al sicuro i dati,
conservare i report e garantire la compliance con AvenDATA
Da SAP, Oracle e Salesforce a Microsoft Dynamics 365, Workday e HubSpot, fino a sistemi di ticketing e service management come Jira, Zendesk, ServiceNow o Freshdesk: con la nostra soluzione di archiviazione SaaS mettiamo al sicuro i dati di applicazioni cloud e SaaS di ogni tipo, fornitore e settore. Dalla contabilità al CRM, dalla gestione del personale al servizio clienti.
La sfida
I dati nelle soluzioni SaaS sono importanti, ma alla scadenza del contratto o con il cambio di fornitore si rischia di perderne completamente l’accesso.
Migrazioni al cloud, cambi di fornitore, consolidamenti dei sistemi o disdette di abbonamenti SaaS non più necessari: in tutti questi casi le aziende devono decidere come conservare i propri dati in modo accessibile e conforme.
Le soluzioni SaaS, che si tratti di CRM, ERP, sistemi HR o sistemi di ticketing, contengono informazioni ancora rilevanti a fini fiscali, legali o aziendali.
Tuttavia i dati risiedono nel cloud del fornitore. Alla scadenza dell’abbonamento l’accesso termina, e il tempo per esportare i dati è spesso limitato. In alternativa, si continua a pagare l’abbonamento al solo scopo di mantenere i dati accessibili.
Così l’accesso a dati importanti diventa difficile o impossibile, anche se questi devono restare disponibili, analizzabili e conservati a prova di revisione.
È proprio qui che interviene AvenDATA con la sua soluzione di archiviazione SaaS.
Archiviazione SaaS: una soluzione comprovata
con oltre 17 anni di esperienza
La nostra archiviazione SaaS si basa su un approccio che AvenDATA ha studiato, sviluppato e perfezionato sul campo in oltre 17 anni e in migliaia di dismissioni di sistemi.
Grazie a questo metodo, nel corso degli anni abbiamo risposto in modo affidabile e verificabile a domande tecniche, verifiche fiscali e richieste di informazioni di natura legale.
Il software che utilizziamo, ViewBox, si è affermato come piattaforma di consultazione dei dati archiviati. Funziona in modo sicuro sia negli audit quotidiani sia nell’accesso a livello di intera azienda.
ViewBox è oggi in uso in oltre il 50% delle società del DAX, l’indice delle 40 maggiori società quotate tedesche. È una chiara prova della sua stabilità, flessibilità e utilità pratica, anche nelle organizzazioni più grandi.
In Europa, Asia e Nord America ViewBox è in uso da anni.
Le vostre analisi restano disponibili come report consultabili
in ViewBox
Non ci limitiamo ad acquisire tutti i dati della vostra soluzione SaaS. Facciamo anche in modo che possiate consultarli, verificarli e utilizzarli in ViewBox per tutto il periodo di conservazione necessario.
Il servizio comprende:
- la ricostruzione dei report e delle analisi aziendali rilevanti;
- l’implementazione di report personalizzati e specifici per il cliente (inclusi workflow, dashboard ed elenchi sviluppati internamente);
- l’archiviazione di tutti i documenti necessari per verificare i report (ad esempio fatture, ordini, ticket o transazioni con i clienti).
Già prima dell’avvio del progetto definiamo insieme a voi quali report e analisi serviranno in futuro a fini fiscali, legali o di analisi aziendale. Potrete contare sulla nostra esperienza pluriennale, maturata in numerosi progetti di archiviazione per soluzioni SaaS, settori e aree specialistiche di ogni tipo.
In ViewBox potrete consultare, filtrare e valutare questi report anche anni dopo la dismissione, in modo del tutto indipendente dalla soluzione SaaS originale.
Che si tratti di verifiche fiscali, richieste interne o chiarimenti legali, avrete sempre a disposizione report filtrabili e strutturati in modo chiaro. Non ci sono costi di abbonamento e non serve accedere al sistema originale.
Progetti rapidi e ROI misurabile,
anche per soluzioni SaaS complesse
L’archiviazione di una soluzione SaaS richiede in genere da 1 a 6 mesi, a seconda della complessità del sistema e del volume dei dati. Con un approccio ben strutturato e standardizzato archiviamo in modo efficiente e sicuro anche sistemi di grandi dimensioni.
Abbiamo già archiviato con successo, ad esempio, applicazioni cloud con volumi di diversi terabyte, inclusi report, analisi personalizzate e documentazione completa.
La nostra metodologia consolidata permette ai clienti di ottenere in breve tempo risparmi significativi. I risparmi riguardano soprattutto i costi di abbonamento e di licenza delle applicazioni SaaS non più utilizzate attivamente, ma anche manutenzione, amministrazione e carico di lavoro interno.
Nella stragrande maggioranza dei nostri progetti l’investimento si ripaga in meno di un anno, con risparmi misurabili su abbonamenti, infrastruttura e risorse interne.
Analisi
del sistema SaaS
Ogni progetto inizia con un’analisi dettagliata del vostro sistema. Su questa base stimiamo con precisione durata e costi del progetto.
Esaminiamo aspetti sia tecnici sia aziendali, tra cui:
- le modalità di accesso alla soluzione SaaS (ad esempio account admin, permessi di esportazione o API);
- il tipo e la portata delle interfacce e dei formati di esportazione disponibili (ad esempio API REST, CSV, XML, JSON);
- il numero e la rilevanza di report, dashboard e applicazioni esistenti;
- le personalizzazioni, come campi custom, workflow, integrazioni o moduli aggiuntivi.
Riassumiamo i risultati in un’offerta vincolante a prezzo fisso, che vi garantisce la massima certezza nella pianificazione e nelle decisioni.
Progetto di archiviazione
per soluzioni SaaS
Conclusa l’analisi, il progetto vero e proprio procede in modo strutturato ed efficiente, con milestone ben definite.
Durante un kick-off congiunto definiamo con il vostro team tutti i presupposti organizzativi e tecnici. Da quel momento ci occupiamo noi della maggior parte delle attività:
- configurazione dell’accesso al sistema e alle interfacce;
- esportazione e acquisizione dei dati rilevanti tramite le API del fornitore;
- ricostruzione dei report principali e delle analisi personalizzate;
- documentazione di tutti i passaggi a prova di revisione.
I nostri project manager vi affiancano per tutta la durata del progetto. Garantiscono uno svolgimento senza intoppi, con un impegno minimo di risorse da parte vostra.
Al termine eseguiamo insieme a voi fasi strutturate di test e collaudo, per verificare che tutti i dati siano stati archiviati in modo completo, corretto e verificabile.
Il risultato
dell'archiviazione
A progetto concluso, tutte le tabelle, i documenti e i report rilevanti della vostra soluzione SaaS vengono trasferiti in ViewBox, il nostro software proprietario.
ViewBox è una piattaforma web che consente a voi e ai soggetti autorizzati (ad esempio revisori e autorità fiscali) di accedere alle informazioni archiviate in modo rapido, sicuro e tracciabile, anche a distanza di anni.
Un importante valore aggiunto: ricostruiamo i report standard e personalizzati più importanti. Così le analisi tecniche, fiscali o legali restano possibili senza alcun accesso alla soluzione SaaS originale.
Dopo l’implementazione e il collaudo di ViewBox, l’abbonamento originale può essere disdetto.
Al termine del progetto riceverete una documentazione completa della procedura, che descrive in modo trasparente tutti i passaggi, in particolare:
- la modalità di acquisizione dei dati;
- la struttura dei contenuti archiviati;
- le fasi di test e collaudo eseguite.
Documentiamo inoltre ogni passaggio nel nostro sistema di ticketing interno (Jira), in conformità ai requisiti di revisione. La documentazione va dall’esportazione dei dati al collaudo finale, fino all’eventuale cancellazione dei dati nel sistema di origine. In questo modo anche terzi e revisori possono verificare in qualsiasi momento come è stata eseguita l’archiviazione.
ViewBox Enterprise:
utilizzate i dati archiviati in modo sicuro e rapido
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA offre una piattaforma potente per accedere in modo sicuro ai dati di applicazioni SaaS dismesse, sistemi ERP e altri sistemi legacy. La soluzione unisce funzioni di ricerca e analisi ad alte prestazioni, meccanismi di sicurezza completi e funzionalità basate sull’intelligenza artificiale.
Con ViewBox Enterprise i vostri dati archiviati:
- restano comprensibili e utilizzabili anche molti anni dopo la dismissione del sistema;
- possono essere consultati, filtrati e analizzati in modo rapido e mirato;
- sono disponibili in forma inalterabile e verificabile per audit interni ed esterni;
- sono protetti da accessi non autorizzati tramite permessi basati sui ruoli;
- possono essere analizzati in modo più efficiente con l’aiuto dell’IA;
- restano disponibili indipendentemente dall’applicazione originale.
Una funzione chiave è la cancellazione automatica dei dati basata su regole. I termini di conservazione possono essere previsti dalla legge, dai contratti o dai regolamenti aziendali interni. Alla scadenza del relativo termine, i dati vengono cancellati in modo controllato, tracciabile e documentato. Così ViewBox Enterprise aiuta le aziende a rispettare gli obblighi di protezione dei dati e di conformità.
I dati storici restano disponibili per tutto il tempo necessario e vengono cancellati quando previsto.
Pronti per il
prossimo passo?
In un colloquio di un’ora con un nostro esperto analizziamo insieme la vostra soluzione SaaS, che si tratti di un CRM, un ERP, un sistema HR, un sistema di ticketing o un’applicazione cloud personalizzata.
Vi mostreremo dal vivo come dismettere il vostro sistema in modo efficiente, mantenendo i dati analizzabili a lungo termine. Il colloquio comprende:
- un confronto su struttura e acquisizione dei dati e sulla reportistica attuale;
- una demo dal vivo di ViewBox;
- una spiegazione di come ricostruiamo i report e le analisi personalizzate;
- una stima attendibile di impegno, tempi e costi.
Trasparenza fin dall’inizio
Le nostre offerte si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Affidabilità e un rapporto qualità-prezzo equo sono al centro del nostro lavoro.
Fissate ora un appuntamento per il vostro colloquio gratuito e personalizzato con un esperto.
Risposte rapide alle vostre domande
sull'archiviazione SaaS: personali e senza impegno
sull'archiviazione SaaS: personali e senza impegno
Grazie mille
Grazie per la vostra richiesta.
Vi contatteremo a breve.
Vi contatteremo a breve.