Quali costi considerare nella dismissione dei sistemi SAP?
Emanuel Böminghaus, Esperto di sistemi legacy e amministratore delegato di AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA
Amministratore Delegato AvenDATA
Perché la dismissione dei sistemi SAP non è un semplice progetto IT
La dismissione (decommissioning) di un sistema SAP è molto più del semplice spegnimento di una piattaforma tecnica. Le aziende ne sottovalutano spesso i costi reali, perché si concentrano esclusivamente su infrastruttura e licenze. Nella pratica, si tratta invece di un complesso progetto di trasformazione e di compliance, con implicazioni legali, funzionali e organizzative. Chi pianifica la dismissione dei sistemi SAP in modo integrato evita costi aggiuntivi successivi, rischi in sede di audit e dipendenze operative; chi la sottovaluta finisce per pagare il doppio.
Costi di progetto e di analisi: le spese iniziali sottovalutate
Nella fase iniziale emergono i costi di analisi, pianificazione e gestione del progetto. Rientrano in questa voce l’inventario dei sistemi, la classificazione funzionale dei dati, la definizione dello scenario di dismissione e il coordinamento con i reparti operativi, la revisione interna, la protezione dei dati e la sicurezza IT. Particolarmente onerosa è l’identificazione dei dati soggetti a obbligo di conservazione, ad esempio ai sensi dell’art. 2220 del Codice civile, dell’art. 22 del DPR 600/1973 e del GDPR (per le società con sedi in Germania si aggiungono HGB, AO e GoBD). Questa attività è indispensabile, ma spesso non viene messa a budget, sebbene costituisca la base per una dismissione dei sistemi SAP conforme alla normativa. È proprio qui che AvenDATA consente di risparmiare molte risorse: grazie all’esperienza maturata in centinaia di progetti di dismissione di sistemi SAP, gli oggetti dati rilevanti, i periodi di conservazione e gli scenari di accesso sono già noti. Le onerose analisi preliminari non sono più necessarie, i rischi si riducono e la dismissione viene realizzata in modo più rapido, sicuro e prevedibile.
Implementazione tecnica e archiviazione: la voce di costo più consistente
Il principale fattore di costo è l’implementazione tecnica, che comprende l’estrazione, la convalida, la strutturazione e l’archiviazione dei dati, oltre alla realizzazione di una soluzione di accesso a prova di revisione. A questo si aggiungono i cicli di test, i collaudi funzionali e una documentazione di progetto completa per revisori contabili e autorità di vigilanza. Un aspetto è fondamentale: una dismissione dei sistemi SAP senza una soluzione di archiviazione e di accesso indipendente dal sistema di origine è rischiosa dal punto di vista legale. Le aziende devono essere in grado di fornire informazioni fiscali e commerciali anche molti anni dopo lo spegnimento del sistema. Con il sistema di ricerca ViewBox i dati SAP archiviati restano consultabili in qualsiasi momento, anche senza il sistema di origine. Per approfondire: perché la conservazione a lungo termine dei dati SAP è vitale.
Operatività, rischi e risparmi: i costi dopo la dismissione
Anche dopo la dismissione restano costi ricorrenti, ad esempio per l’esercizio della soluzione di archiviazione, la manutenzione, il supporto e l’assistenza in caso di audit. Al tempo stesso, però, si aprono notevoli margini di risparmio: il venir meno delle licenze SAP, dei costi di database e infrastruttura, dell’impegno del personale IT dedicato al sistema e dei rischi per la sicurezza legati a sistemi obsoleti incide direttamente sulla struttura dei costi. Un calcolo realistico della dismissione dei sistemi SAP non si limita quindi ai costi di progetto una tantum, ma li confronta con i risparmi a lungo termine, spesso con un ritorno sull’investimento (ROI) molto rapido. Con AvenDATA l’investimento si ripaga in genere in meno di un anno. Scoprite anche perché i sistemi legacy diventano una trappola dei costi.
I costi di una dismissione dei sistemi SAP comprendono analisi, implementazione tecnica, conformità normativa ed esercizio a lungo termine. Chi in questo contesto si affida all’esperienza e a modelli operativi standardizzati riduce i rischi e trasforma quello che sembra un semplice centro di costo in una decisione economicamente sostenibile.