Perché le aziende devono archiviare i propri dati ERP a lungo termine?

Emanuel Böminghaus, Esperto di sistemi legacy e amministratore delegato di AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di sistemi legacy e
amministratore delegato di AvenDATA

L’archiviazione di un sistema ERP è oggi uno dei compiti più importanti per le aziende che vogliono modernizzare il proprio panorama IT, gestire fusioni, realizzare carve-out o dismettere definitivamente singoli sistemi. Con la progressiva digitalizzazione, i dati ERP sono diventati il centro nevralgico di molti processi aziendali. Non rappresentano solo la storia di un’azienda: spesso servono anche a distanza di anni per verifiche fiscali, analisi interne o documentazione legale. L’archiviazione ERP garantisce che questi dati restino disponibili a lungo termine, senza dover mantenere in esercizio il sistema originale.

Perché l’archiviazione ERP è indispensabile per le aziende

I sistemi ERP come SAP, Oracle, Microsoft Dynamics NAV (Navision) o le soluzioni basate su AS/400 sono cresciuti nel corso di molti anni. Contengono dati aziendali altamente rilevanti provenienti da finanza, logistica, acquisti, vendite, produzione e risorse umane. Poiché molti di questi sistemi non possono restare in esercizio all’infinito, ad esempio a causa di versioni non più supportate, cambi di piattaforma o mancanza di know-how, l’archiviazione è l’unico modo per conservare i dati a lungo termine senza mantenere in esercizio l’intero sistema ERP. In questo modo è possibile ridurre i costi e, al contempo, rispettare gli obblighi di legge.

La sfida: i dati devono restare leggibili anche senza il sistema ERP originale

Le aziende non devono solo conservare i dati, ma anche poterli interpretare correttamente nel corso di molti anni. Il punto decisivo è mantenere la vista originale dei dati ERP. Un set di dati archiviato da un sistema ERP non ha alcun valore se in seguito non è comprensibile o non è consultabile per intero. Questo è particolarmente critico per i documenti contabili, i movimenti e i loro collegamenti con i dati anagrafici e i documenti allegati. Senza queste relazioni, l’operazione storica perde il suo contesto: per questo un’archiviazione professionale deve preservare in modo permanente proprio queste correlazioni.

Quali dati ERP devono essere archiviati a lungo termine

Per un’archiviazione completa, tutti i dati aziendali rilevanti devono essere conservati; in tal senso essi non devono essere solo messi al sicuro tecnicamente, ma anche rappresentati in modo funzionalmente tracciabile. Ciò riguarda in particolare:

dati di movimento e transazionali, registrazioni contabili, flussi documentali, ordini e bolle di consegna, fatture, dati di produzione e operazioni logistiche, dati su salari e stipendi, i relativi documenti e collegamenti documentali, Questi dati provengono da sistemi ERP molto diversi, come SAP, Oracle, Microsoft Dynamics NAV (Navision), applicazioni AS/400 e altre soluzioni aziendali. Ognuno di questi sistemi memorizza le informazioni in tabelle specifiche, logiche applicative, strutture di file o formati proprietari. Un’archiviazione professionale fa sì che questa molteplicità resti consultabile in modo coerente e a lungo termine.

Questo elenco unico chiarisce che l’archiviazione deve estendersi a molteplici aree ERP. Ognuno di questi sistemi salva le proprie informazioni in tabelle specifiche, logiche di programma, strutture di file o formati proprietari. Un’archiviazione professionale fa in modo che questa molteplicità rimanga consultabile in modo coerente e a lungo termine.

Sistemi ERP diversi, requisiti comuni

Che si tratti di SAP, Oracle, Microsoft Dynamics NAV (Navision) o AS/400, le strutture tecniche differiscono notevolmente, eppure i requisiti di archiviazione restano comparabili. SAP utilizza strutture di tabelle complesse, oggetti di archiviazione e allegati GOS (Generic Object Services), mentre Oracle lavora spesso con strutture di database proprie ed estensioni personalizzate per il cliente. Microsoft Dynamics NAV (Navision) si basa su un proprio modello logico che collega strettamente movimenti e dati storici. I sistemi AS/400, a loro volta, memorizzano i dati in formati che spesso risalgono a decenni fa e che sono quasi impossibili da interpretare senza competenze specifiche. Nonostante queste differenze, ognuno di questi sistemi richiede un’archiviazione che renda disponibili i dati in modo completo, tracciabile e indipendente dal sistema originale.

Perché i collegamenti documentali sono decisivi nell’archiviazione ERP

I sistemi ERP non funzionano per singoli valori di tabella, ma tramite correlazioni complesse. Una registrazione contabile è comprensibile solo insieme alla fattura, una fattura solo insieme all’anagrafica clienti e un ordine di produzione solo con la relativa distinta base. L’archiviazione deve conservare queste relazioni affinché le operazioni restino verificabili anche a distanza di anni. Molte questioni fiscali o contabili trovano risposta solo se sono visibili sia il record transazionale sia il relativo documento, insieme a tutti i metadati rilevanti. Collegamenti mancanti portano a un archivio incompleto che, in caso di verifica fiscale, può comportare rischi considerevoli.

L’archiviazione ERP come presupposto per la dismissione e la modernizzazione dei sistemi

Molte aziende modernizzano il proprio panorama IT e migrano da vecchie soluzioni ERP verso sistemi cloud o nuove piattaforme. Senza un’archiviazione corretta sarebbe impossibile dismettere completamente il sistema legacy. L’archiviazione costituisce quindi il ponte tra il vecchio e il nuovo panorama di sistemi. Solo quando tutti i dati sono stati estratti, verificati e resi disponibili in un archivio a prova di revisione, il sistema ERP originale può essere spento definitivamente. In questo modo non solo si eliminano rischi per la sicurezza, ma si ottengono anche notevoli risparmi su licenze, server e contratti di manutenzione.

Leggibilità, trasparenza e sicurezza a lungo termine nell’archivio

Un archivio raggiunge il suo scopo solo se i dati restano comprensibili anche senza conoscenze tecniche approfondite del sistema originale. Le informazioni archiviate devono essere rappresentate in modo che, anche a distanza di dieci anni, sia ancora evidente come un’operazione era strutturata nel sistema ERP di allora. Utenti specializzati, revisori contabili e autorità fiscali devono poter ricostruire come sono collegati i documenti contabili, quali valori sono stati registrati e quali allegati appartengono a ciascuna operazione. Un semplice backup dei dati non basta. L’archiviazione deve riprodurre la logica ERP senza richiedere il funzionamento del sistema ERP originale.

L’archiviazione ERP è la chiave per la salvaguardia a lungo termine dei dati aziendali

L’archiviazione di sistemi ERP come SAP, Oracle, Microsoft Dynamics NAV (Navision) o AS/400 garantisce che i dati vengano conservati a lungo termine in modo strutturato e completo. Consente alle aziende di dismettere i sistemi legacy e, al contempo, di rispettare gli obblighi di conservazione ed esibizione previsti dalla legge. È proprio la disponibilità a lungo termine di documenti, dati transazionali e collegamenti a rendere l’archiviazione ERP un elemento centrale delle moderne strategie IT e di compliance. Per gli ambienti SAP, scoprite il nostro decommissioning dei sistemi SAP; per consultare i dati archiviati con la loro logica originale, scoprite il sistema di ricerca ViewBox.

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