Cosa sono i sistemi legacy e come archiviarli?

Emanuel Böminghaus, Esperto di Sistemi Legacy, Amministratore Delegato AvenDATA

Emanuel Böminghaus,

Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA

Un sistema obsoleto, noto anche come sistema legacy, è un’applicazione IT o un componente dell’infrastruttura datato, ma spesso ancora indispensabile per l’operatività. Questi sistemi sono stati spesso introdotti molti anni fa, funzionano ancora in modo stabile, ma non riescono più a stare al passo con gli odierni requisiti tecnologici, normativi e di sicurezza.

Caratteristiche tipiche:

Linguaggi di programmazione obsoleti (ad es. COBOL, RPG)
Ambienti di runtime come Windows XP o derivati Unix
Incompatibilità con software moderni o tecnologie cloud
Non più supportato dal produttore

Esempi di sistemi legacy:

Sistema di gestione del magazzino basato su DOS
Applicazioni COBOL in banche o assicurazioni
Vecchie versioni di SAP, Navision o Oracle
Sistemi CRM degli anni ’90 senza interfacce API

Perché le aziende continuano a utilizzare i sistemi legacy?

Nonostante l’arretratezza tecnica, i sistemi legacy continuano a essere utilizzati in molte aziende. Il motivo risiede spesso in una combinazione di stabilità operativa, dipendenze consolidate ed elevati oneri di migrazione. Le aziende spesso temono i rischi e i costi associati a un passaggio completo a sistemi moderni.

Stabilità ed esperienza: il sistema funziona in modo affidabile da decenni ed è profondamente integrato nei processi aziendali.
Risparmio sui costi: i sistemi sono ammortizzati e non generano costi di licenza.
Complessità della sostituzione: la documentazione carente e la mancanza di know how rendono difficile il passaggio.
Minimizzazione dei rischi: un nuovo sistema comporta formazione, migrazione e oneri di implementazione con rischi operativi.
Mancanza di manodopera interna: spesso manca internamente il personale necessario per poter sostenere un simile progetto di migrazione parallelamente alle attività quotidiane.

Quali problemi causano i sistemi legacy a lungo termine?

I sistemi legacy possono sembrare affidabili a prima vista. Dopotutto, hanno spesso svolto il loro compito per decenni. Tuttavia, con l’avanzare dell’età, in molte aziende si trasformano in un vero e proprio freno. Ostacolano le innovazioni, celano notevoli rischi per la sicurezza e causano elevati costi occulti. Soprattutto nel quadro di una crescente digitalizzazione e di requisiti normativi sempre più severi, il mantenimento in esercizio di tali sistemi diventa un punto debole strategico.

Panoramica dei problemi tipici:

Incompatibilità tecnologica

Mancano le interfacce verso le piattaforme moderne o funzionano solo con grande sforzo ed elevata predisposizione agli errori. Le connessioni cloud, l’utilizzo mobile o le analisi basate sull’intelligenza artificiale sono difficilmente integrabili.

Rischi per la sicurezza

Non vengono più effettuati aggiornamenti regolari. Le architetture di sistema obsolete non soddisfano gli attuali standard di sicurezza e offrono porte d’accesso per gli attacchi.

Limiti di scalabilità

I sistemi legacy raggiungono rapidamente i limiti tecnici quando i volumi di dati o il numero di utenti aumentano. Uno sviluppo flessibile è pressoché impossibile.

Carenza di personale specializzato

Il know how per il funzionamento di questi sistemi è spesso legato alle singole persone. Con l’uscita per motivi di età di collaboratori esperti, si perdono conoscenze importanti.

Elevati costi operativi

I pezzi di ricambio sono difficili da reperire, i fornitori di servizi esterni richiedono tariffe orarie elevate per il supporto e la manutenzione avviene per lo più manualmente e con grande dispendio di tempo.

Requisiti normativi

Molti sistemi legacy non soddisfano più completamente gli attuali requisiti legali (ad es. GDPR, GoBD, HIPAA). Spesso mancano funzioni come la registrazione tracciabile, la gestione degli accessi, la sicurezza a prova di revisione o i concetti automatizzati di conservazione e cancellazione.

Funzioni mancanti per la compliance

Funzioni importanti come un legal hold (blocco dei dati per procedimenti legali) o la cancellazione automatizzata dei dati dopo determinate scadenze non sono per lo più previste nei classici sistemi legacy. Ciò comporta rischi di responsabilità e maggiori oneri manuali durante gli audit.

Strategie per l'archiviazione dei sistemi legacy

La modernizzazione dei sistemi legacy è un processo in più fasi che va ben oltre il mero cambio di tecnologia. Richiede comprensione tecnica, obiettivi chiari e un approccio strutturato per ridurre al minimo i rischi e realizzare vantaggi a lungo termine. In questo contesto, l’archiviazione si è dimostrata un elemento centrale, soprattutto quando i sistemi non possono essere semplicemente spenti per motivi di compliance.

Passaggi collaudati nella pratica:

1. Analisi del sistema e definizione degli obiettivi:

Quali sistemi sono coinvolti, quali dati devono essere conservati e in quale forma?

2. Valutazione dei rischi e dei costi:

Quali rischi comporta il mantenimento in esercizio? Quali vantaggi derivano dalla dismissione?

3. Archiviazione invece del mantenimento in esercizio:

Invece di continuare a mantenere in esercizio sistemi obsoleti con elevati oneri di manutenzione, sempre più aziende puntano sull’archiviazione dei dati a norma di legge, comprensiva di funzione di ricerca, gestione degli accessi e audit trail.

4. Fornitori di soluzioni come AvenDATA:

Con la soluzione di archiviazione ViewBox, AvenDATA offre una piattaforma matura per dismettere i sistemi legacy a prova di revisione, indipendentemente dal sistema di origine (ERP, DMS, sviluppi interni ecc.).

5. Interfacce e integrazione:

All’occorrenza, i dati archiviati possono anche essere integrati o collegati a nuovi ambienti di sistema.

6. Spegnimento definitivo:

Dopo un’archiviazione riuscita, il sistema di origine può essere scollegato completamente dalla rete, con massicci risparmi su manutenzione, infrastruttura e costi di licenza.

Perché archiviare i sistemi legacy?

La dismissione completa di un sistema legacy senza un’adeguata archiviazione spesso non è possibile, poiché i periodi di conservazione previsti dalla legge o i requisiti di audit interni richiedono l’accesso ai dati storici. L’archiviazione è una soluzione efficace per:

risparmiare sui costi operativi del vecchio hardware
soddisfare i requisiti di compliance
garantire l’accesso ai dati nel corso dei decenni
creare interfacce verso progetti di consolidamento o di M&A (ad es. carve out)
liberare risorse interne, poiché vengono meno l’assistenza, la manutenzione e la cura delle applicazioni legacy

Con ViewBox, AvenDATA offre una soluzione standardizzata per l’archiviazione dei sistemi legacy. A prova di revisione, performante e completamente basata sul web.

Conclusione:

La dismissione e l’archiviazione dei sistemi legacy non è solo una strada verso la modernizzazione tecnica. Riduce i rischi, abbassa i costi e garantisce la compliance a lungo termine. Con un partner esperto come AvenDATA, questo passo riesce in modo efficiente e a norma di legge.

Pianificate di archiviare un sistema legacy?