Come realizzare la dismissione di un sistema SAP in modo sicuro e completo?

Emanuel Böminghaus, Esperto di Sistemi Legacy, Amministratore Delegato AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA

La dismissione di un sistema SAP rientra tra i progetti IT più impegnativi nel ciclo di vita di un’azienda. Un sistema SAP è profondamente integrato nei processi operativi, nei flussi di dati di rilevanza fiscale e nelle dipendenze tecniche. Quando deve essere dismesso, tutti i dati devono continuare a rimanere disponibili in modo conforme alla legge. Al contempo occorre garantire che non emergano rischi tecnici o lacune di Compliance. Per questo motivo, la dismissione di un sistema SAP è sempre un’impresa strutturata e di altissima precisione funzionale.

Perché la dismissione di sistemi SAP è così complessa

Un sistema SAP contiene dati nelle strutture tecniche più disparate, che non si lasciano acquisire con una semplice esportazione. Per la conservazione prescritta dalla legge, i dati devono essere completi, corretti, inalterati e leggibili a lungo termine. Al contempo, dopo la dismissione, non devono essere violati i diritti di accesso né devono continuare a funzionare componenti critici per la sicurezza. Le aziende necessitano pertanto di un processo che consideri tutti i formati di dati rilevanti e garantisca la futura capacità di fornire informazioni.

Quali dati devono essere obbligatoriamente estratti durante una dismissione di sistema SAP

Nei sistemi SAP le informazioni non risiedono solo nel classico database relazionale, bensì sono distribuite su diversi livelli, percorsi di memorizzazione e strutture di archivio. Per garantire la completezza dei dati, durante la dismissione di sistema devono essere trattati in modo professionale in particolare i seguenti ambiti:

file ADK dell’archiviazione SAP
tabelle e contenuti dal normale database SAP
documenti GOS che sono stati allegati a documenti o processi
documenti e oggetti dall’archivio documenti SAP
contenuti da tabelle cluster, che richiedono un trattamento e una convalida particolari

La combinazione di questi formati rende evidente che una dismissione di sistema SAP è quasi impossibile senza una profonda comprensione tecnica. Proprio le tabelle cluster possono causare problemi considerevoli se non vengono estratte o interpretate correttamente. I loro dati non si presentano come di consueto in chiare righe di tabella, bensì in strutture compresse che necessitano di procedure speciali per l’elaborazione.

L'importanza dei file ADK nella dismissione

Gli ADK sono un componente centrale della gestione dei dati SAP. Molte aziende utilizzano l’archiviazione SAP per anni senza rendersi conto che gli ADK non sono semplicemente file, bensì archivi strutturati che sono assolutamente necessari per qualsiasi futura richiesta di informazioni. Senza questi archivi è quasi impossibile ricostruire completamente le operazioni storiche. Durante la dismissione di sistema, gli ADK devono pertanto essere estratti in modo affidabile, convalidati e resi disponibili a prova di revisione. Una perdita o un danneggiamento degli ADK può causare notevoli rischi legali, poiché potrebbero mancare documenti o dati transazionali essenziali.

Perché il normale database non è sufficiente

Molte aziende presumono che la dismissione si concentri esclusivamente sul database relazionale. Nella pratica, tuttavia, questo è solo una parte del quadro generale. Sebbene tabelle come BKPF, BSEG o MARA continuino a contenere gran parte delle operazioni storiche, senza i relativi dati di archivio, gli allegati GOS o le strutture dell’archivio documenti il sistema rimane incompleto. Solo l’interazione di queste diverse fonti di informazione consente una completa capacità di fornire informazioni nei confronti di autorità fiscali, revisori contabili o reparti interni.

Il ruolo dei documenti GOS nella dismissione di sistema SAP

I documenti GOS sono spesso la parte più sottovalutata di un sistema SAP. Vengono allegati direttamente ai documenti tramite la funzione Servizi Oggetto Generici e contengono spesso contratti, corrispondenza, file PDF o altri oggetti informativi rilevanti. Questi allegati non risiedono nel normale schema di database, bensì vengono gestiti tramite meccanismi SAP specifici. Durante la dismissione devono essere estratti completamente e assegnati in modo univoco ai documenti. Documenti GOS mancanti possono portare in seguito a lacune nella documentazione, il che risulta problematico in particolare durante le verifiche fiscali.

L'archivio documenti SAP come componente critico del panorama dei dati

L’archivio documenti SAP salva documenti che non sono conservati nel database, bensì collegati tramite la procedura SAP Archivlink. Fatture, bolle di consegna, ordini o documenti HR si trovano così fisicamente all’esterno della normale istanza SAP. Per la dismissione di sistema, ciò significa che sia i riferimenti logici sia i file fisici devono essere estratti in modo pulito e resi leggibili in modo permanente. Senza questo passaggio, il sistema archiviato rimane incompleto.

Particolare cautela con le tabelle cluster

Le tabelle cluster rappresentano una delle maggiori sfide tecniche. Non sono tabelle classiche, ma contengono pacchetti di dati compressi che SAP salva internamente e decomprime nuovamente durante la lettura. Un trattamento errato può far sì che i dati transazionali vengano danneggiati o che determinate informazioni non possano più essere ricostruite. Durante la dismissione di un sistema SAP, le tabelle cluster devono pertanto essere elaborate con logiche di estrazione speciali, che garantiscano sia l’integrità dei dati sia la leggibilità a lungo termine.

Perché una dismissione di sistema strutturata è indispensabile

Una dismissione di sistema SAP non termina con l’estrazione dei dati. Alla fine del processo, il sistema SAP e tutti i componenti tecnici devono essere dismessi in modo completo e a prova di revisione. Ciò comprende lo smantellamento dei server, la disattivazione delle interfacce, la rimozione di vecchi backup e la pulita documentazione della dismissione. Solo quando tutti i dati sono stati estratti, tutti gli oggetti di archivio messi al sicuro e tutte le strutture di tabelle elaborate correttamente, il sistema può essere definitivamente messo fuori servizio.

La dismissione di un sistema SAP richiede la massima precisione

La dismissione di un sistema SAP è più impegnativa rispetto alla dismissione di altre applicazioni. Il motivo risiede nella molteplicità dei formati di dati e nella stretta interconnessione di oggetti di archivio, tabelle di database, documenti GOS, ADK e tabelle cluster. Le aziende devono garantire che tutte le informazioni rilevanti vengano rese disponibili in modo completo, a prova di revisione e leggibili a lungo termine. Solo in questo modo è possibile dismettere in modo pulito un sistema SAP, senza causare rischi legali o successivi problemi durante le verifiche.

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