Come eseguire il decommissioning di un sistema SAP in modo sicuro e completo?

Emanuel Böminghaus, Esperto di sistemi legacy e amministratore delegato di AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di sistemi legacy e
amministratore delegato di AvenDATA

Il decommissioning, ovvero la dismissione di un sistema SAP, è uno dei progetti IT più impegnativi nel ciclo di vita IT di un’azienda. Un sistema SAP è profondamente integrato nei processi operativi e nei flussi di dati fiscalmente rilevanti, e presenta numerose dipendenze tecniche. Quando il sistema viene dismesso, tutti i dati devono rimanere disponibili nel rispetto degli obblighi di legge. Al contempo, occorre garantire che non emergano rischi tecnici né lacune di conformità. Per questo motivo, la dismissione di un sistema SAP è sempre un progetto che richiede una struttura rigorosa e la massima precisione.

Perché la dismissione di un sistema SAP è così complessa?

Un sistema SAP conserva i dati in strutture tecniche molto eterogenee, che non possono essere acquisite con una semplice esportazione. Per la conservazione prevista dalla legge, i dati devono essere completi, corretti, inalterati e leggibili a lungo termine. Inoltre, dopo la dismissione, i diritti di accesso devono essere rispettati e nessun componente critico per la sicurezza deve rimanere attivo. Le aziende necessitano pertanto di un processo che tenga conto di tutti i formati di dati rilevanti e garantisca, anche in futuro, la possibilità di rispondere alle richieste di informazioni.

Quali dati estrarre obbligatoriamente nel decommissioning di un sistema SAP?

Nei sistemi SAP le informazioni non risiedono soltanto nel classico database relazionale, ma sono distribuite su diversi livelli, percorsi di memorizzazione e strutture di archivio. Per garantire la completezza dei dati, durante la dismissione del sistema occorre gestire con particolare attenzione i seguenti ambiti:

file ADK dell’archiviazione SAP
tabelle e contenuti del normale database SAP
documenti GOS (Generic Object Services) allegati a documenti contabili o processi
documenti e oggetti provenienti dall’archivio documenti SAP
contenuti delle tabelle cluster e pool, che richiedono un trattamento e una convalida particolari.

La combinazione di questi formati rende evidente che la dismissione di un sistema SAP è quasi impossibile senza una profonda competenza tecnica. Proprio le tabelle cluster possono causare problemi considerevoli se non vengono estratte o interpretate correttamente. I loro dati non sono memorizzati, come di consueto, in righe di tabella leggibili, bensì in strutture compresse che richiedono procedure di elaborazione specifiche.

L’importanza dei file ADK nella dismissione

I file ADK, generati tramite l’Archive Development Kit di SAP, sono un componente centrale della gestione dei dati SAP. Molte aziende utilizzano l’archiviazione SAP per anni senza rendersi conto che questi file non sono semplici esportazioni, bensì archivi strutturati indispensabili per qualsiasi futura richiesta di informazioni. Senza di essi è quasi impossibile ricostruire in modo completo le operazioni storiche. Durante la dismissione del sistema, i file ADK devono pertanto essere estratti in modo affidabile, convalidati e resi disponibili a prova di revisione. La perdita o il danneggiamento dei file ADK può comportare notevoli rischi legali, poiché potrebbero mancare documenti o dati transazionali essenziali.

Perché il normale database non è sufficiente?

Spesso si presume che il decommissioning riguardi esclusivamente il database relazionale. Nella pratica, tuttavia, il database rappresenta solo una parte del quadro. Sebbene tabelle come BKPF (testate dei documenti contabili) e MARA (anagrafica materiali) contengano gran parte dei dati delle operazioni storiche, senza i relativi dati di archivio, gli allegati GOS e i contenuti dell’archivio documenti il quadro dei dati resta incompleto. Lo stesso vale per tabelle centrali come BSEG (posizioni dei documenti contabili), che nei sistemi SAP ECC è una tabella cluster e richiede quindi un’estrazione specifica. Solo l’insieme di tutte queste fonti consente di rispondere in modo completo alle richieste di autorità fiscali, revisori contabili e reparti interni.

Il ruolo dei documenti GOS nella dismissione di un sistema SAP

I documenti GOS sono tra i componenti più sottovalutati di un sistema SAP. Vengono allegati direttamente ai documenti tramite la funzione GOS e contengono spesso contratti, corrispondenza, file PDF o altri oggetti informativi rilevanti. A seconda della configurazione, questi allegati sono memorizzati in tabelle dedicate del database oppure su un SAP Content Server, e vengono gestiti tramite meccanismi SAP specifici. Durante la dismissione devono essere estratti integralmente e associati in modo univoco ai documenti di riferimento. La mancanza di documenti GOS può causare in seguito lacune nella documentazione, un problema particolarmente critico durante le verifiche fiscali.

L’archivio documenti SAP come componente critico dell’ecosistema dei dati

L’archivio documenti SAP contiene file che non risiedono nel database, ma sono collegati tramite l’interfaccia SAP ArchiveLink. Fatture, bolle di consegna, ordini o documenti HR si trovano quindi fisicamente al di fuori dell’istanza SAP vera e propria. Per la dismissione del sistema, ciò significa che sia i riferimenti logici sia i file fisici devono essere estratti correttamente e resi leggibili in modo permanente. Senza questo passaggio, il sistema archiviato resta incompleto.

Particolare attenzione alle tabelle cluster e pool

Le tabelle cluster rappresentano una delle maggiori sfide tecniche. Non sono tabelle tradizionali, ma contengono pacchetti di dati compressi che SAP memorizza internamente e decomprime in fase di lettura. Un trattamento errato può danneggiare i dati transazionali o rendere impossibile la ricostruzione di determinate informazioni. Durante la dismissione di un sistema SAP, le tabelle cluster devono pertanto essere elaborate con logiche di estrazione specifiche che garantiscano sia l’integrità dei dati sia la leggibilità a lungo termine. Lo stesso vale per le tabelle pool, che raggruppano numerose tabelle logiche di piccole dimensioni in un’unica tabella fisica e che, una volta estratte, devono essere ricondotte alla loro struttura originaria.

Perché un decommissioning SAP strutturato è indispensabile?

Il decommissioning di un sistema SAP non termina con l’estrazione dei dati. Alla fine del processo, il sistema SAP e tutti i componenti tecnici devono essere disattivati in modo completo e a prova di revisione. Ciò comprende lo smantellamento dei server, la disattivazione delle interfacce, la rimozione dei vecchi backup (nel rispetto dei periodi di conservazione e di eventuali obblighi di legal hold) e una documentazione accurata della dismissione. Solo quando tutti i dati sono stati estratti, tutti gli oggetti di archivio messi al sicuro e tutte le strutture delle tabelle elaborate correttamente, il sistema può essere definitivamente messo fuori servizio.

Il decommissioning di un sistema SAP richiede la massima precisione

La dismissione di un sistema SAP è più impegnativa di quella di altre applicazioni. Il motivo risiede nella molteplicità dei formati di dati e nella stretta interconnessione tra tabelle di database, file ADK, documenti GOS, archivio documenti e tabelle cluster. Le aziende devono garantire che tutte le informazioni rilevanti siano disponibili in modo completo e conforme ai requisiti di revisione, e che restino leggibili per l’intero periodo di conservazione. Solo così è possibile dismettere correttamente un sistema SAP, senza esporsi a rischi legali né a problemi durante le verifiche future. Per approfondire, leggete anche il confronto tra SAP ILM e ViewBox e perché, in caso di SAP carve-out, l’archiviazione è spesso migliore della migrazione.

Avete in programma il decommissioning di un sistema SAP?