Il ministro delle Finanze tedesco prevede una conservazione dei dati di 15 anni!
Emanuel Böminghaus, Esperto di sistemi legacy, Amministratore delegato AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Esperto di sistemi legacy,
Amministratore delegato AvenDATA
Amministratore delegato AvenDATA
Nell’ambito di un piano d’azione contro la frode fiscale, il governo federale tedesco prevede un notevole allungamento degli obblighi di conservazione in materia fiscale. Secondo gli attuali piani del ministro federale delle Finanze Lars Klingbeil, i documenti contabili dovrebbero d’ora in poi essere conservati per 15 anni. L’obiettivo è concedere alle autorità fiscali tedesche periodi di verifica più lunghi e rafforzare la lotta all’evasione fiscale e alla criminalità finanziaria. L’iter legislativo non è ancora concluso; tuttavia, le aziende — in particolare i gruppi internazionali con attività commerciali in Germania — dovrebbero già oggi tenere conto delle possibili ripercussioni nella propria pianificazione.
Le strategie di archiviazione dovrebbero essere riesaminate
Qualora la normativa prevista entrasse in vigore, i dati fiscalmente rilevanti dovrebbero essere conservati in modo inalterabile e a norma per un periodo notevolmente più lungo. Le aziende dovrebbero pertanto verificare se le loro attuali politiche di archiviazione e cancellazione siano in grado di gestire anche termini di conservazione più lunghi. In particolare, per i dati provenienti dalla contabilità finanziaria, dagli acquisti, dalle vendite o dalle risorse umane, occorre garantire che restino completi, inalterabili e disponibili in qualsiasi momento per l’intero periodo previsto dalla legge.
La migrazione dei sistemi non pone fine agli obblighi di conservazione
Molte aziende hanno già modernizzato le proprie applicazioni ERP o gestionali, oppure stanno attualmente pianificando la migrazione verso nuove piattaforme come SAP S/4HANA, Oracle Cloud o Microsoft Dynamics 365. Tuttavia, la dismissione di un sistema legacy non pone fine agli obblighi di legge in materia di conservazione. I dati storici devono restare disponibili anche dopo la migrazione, sia per le verifiche fiscali, sia per i revisori contabili o per ricerche interne. Un allungamento dei termini di conservazione estenderebbe di conseguenza tale periodo e accrescerebbe ulteriormente l’importanza della disponibilità a lungo termine dei dati provenienti dai sistemi legacy.
Valuti ora le ripercussioni sui sistemi legacy
Indipendentemente da quando verranno approvate in Germania le modifiche previste, questo è il momento giusto per riesaminare la propria strategia di archiviazione. Le aziende dovrebbero assicurarsi che i dati soggetti all’obbligo di conservazione siano archiviati in modo inalterabile e a norma e possano essere messi a disposizione in qualsiasi momento, anche dopo la dismissione di un sistema legacy. In questo modo è possibile soddisfare i futuri requisiti di legge senza dover mantenere in funzione applicazioni obsolete unicamente a causa degli obblighi di conservazione.
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