Perché le aziende devono archiviare i propri dati ERP a lungo termine?

Emanuel Böminghaus, Esperto di Sistemi Legacy, Amministratore Delegato AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA

L’archiviazione di un sistema ERP rientra oggi tra i compiti più importanti per le aziende che desiderano modernizzare il proprio panorama IT, eseguire fusioni, implementare operazioni di carve out o dismettere in via definitiva singoli sistemi. A causa della progressiva digitalizzazione, i dati ERP sono diventati il nervo centrale di molti processi aziendali. Non rappresentano solo il passato di un’azienda, ma sono spesso necessari anche a distanza di anni per verifiche fiscali, analisi interne o documentazioni legali. L’archiviazione ERP garantisce che questi dati rimangano disponibili a lungo termine, senza che il sistema originale debba continuare a essere mantenuto in esercizio.

Perché l'archiviazione ERP è indispensabile per le aziende

I sistemi ERP come SAP, Oracle, Microsoft Dynamics NAV (Navision) o le soluzioni basate su AS/400 sono cresciuti nel corso di molti anni. Contengono dati aziendali altamente rilevanti provenienti da finanza, logistica, acquisti, vendite, produzione e risorse umane. Poiché molti di questi sistemi non possono essere mantenuti in esercizio all’infinito, ad esempio a causa di versioni, cambi di piattaforma o mancanza di know how, l’archiviazione è l’unico modo per conservare i dati a lungo termine, senza dover mantenere in esecuzione l’intero sistema ERP. In questo modo è possibile ridurre i costi e soddisfare al contempo gli obblighi di legge.

La sfida: i dati devono rimanere leggibili, indipendentemente dal sistema ERP originale

Le aziende moderne si trovano di fronte al compito non solo di salvare i dati, ma anche di poterli interpretare correttamente nel corso di molti anni. Il punto decisivo consiste nel mantenere la visibilità ERP originale. Un set di dati archiviato da un sistema ERP è privo di valore se in seguito non è comprensibile o non è completamente consultabile. Ciò è particolarmente critico in relazione a documenti, movimenti e ai loro collegamenti con i dati anagrafici e i documenti. Senza queste relazioni l’operazione storica perde il suo contesto, motivo per cui un’archiviazione professionale deve garantire in modo permanente proprio queste correlazioni.

Quali dati ERP devono essere archiviati a lungo termine

Per un’archiviazione completa, tutti i dati aziendali rilevanti devono essere conservati; in tal senso essi non devono essere solo messi al sicuro tecnicamente, ma anche rappresentati in modo funzionalmente tracciabile. Ciò riguarda in particolare:

dati di movimento e transazionali, registrazioni contabili, flussi documentali, ordini, bolle di consegna, fatture, dati di produzione, operazioni logistiche, informazioni su salari e stipendi, nonché i relativi documenti e collegamenti documentali provenienti da diversi sistemi ERP come SAP, Oracle, Microsoft Dynamics NAV / Navision, applicazioni AS/400 e altre soluzioni aziendali

Questo elenco unico chiarisce che l’archiviazione deve estendersi a molteplici aree ERP. Ognuno di questi sistemi salva le proprie informazioni in tabelle specifiche, logiche di programma, strutture di file o formati proprietari. Un’archiviazione professionale fa in modo che questa molteplicità rimanga consultabile in modo coerente e a lungo termine.

Sistemi ERP diversi, requisiti comuni

Che si tratti di SAP, Oracle, Navision o AS/400, le strutture tecniche concrete differiscono notevolmente, eppure i requisiti per l’archiviazione rimangono comparabili. SAP utilizza complessi panorami di tabelle, oggetti di archivio o allegati GOS, mentre Oracle lavora spesso con proprie strutture di database ed estensioni specifiche per il cliente. Navision e Microsoft Dynamics portano con sé un proprio modello logico che collega strettamente tra loro movimenti e storici. I sistemi AS/400 a loro volta salvano i dati in formati che spesso risalgono a decenni fa e sono quasi impossibili da interpretare senza competenze specifiche. Nonostante queste differenze, ognuno di questi sistemi richiede un’archiviazione che renda disponibili i dati in modo completo, tracciabile e indipendente dal sistema originale.

Perché i collegamenti documentali nell'archiviazione ERP sono così decisivi

I sistemi ERP non funzionano tramite singoli valori di tabella, bensì tramite correlazioni complesse. Una registrazione contabile è comprensibile solo in combinazione con la fattura, una fattura solo in combinazione con l’anagrafica clienti e un ordine di produzione solo con la distinta base corrispondente. L’archiviazione deve conservare queste relazioni affinché le operazioni rimangano verificabili anche a distanza di anni. Molte questioni fiscali o contabili possono trovare risposta solo se sono visibili sia il record dei dati transazionali sia il relativo documento e tutti i metadati rilevanti. I collegamenti mancanti portano ad archiviazioni incomplete, che in caso di verifica fiscale possono causare rischi considerevoli.

L'archiviazione ERP come presupposto per dismissioni di sistema e modernizzazioni

Molte aziende modernizzano i propri panorami IT e migrano da vecchie soluzioni ERP verso nuovi sistemi cloud o di piattaforma. Senza una corretta archiviazione sarebbe impossibile dismettere completamente il sistema legacy. L’archiviazione costituisce pertanto la transizione tra il vecchio e il nuovo mondo dei sistemi. Solo quando tutti i dati sono stati estratti, verificati e resi disponibili in un archivio a prova di revisione, il sistema ERP originale può essere disconnesso dalla rete. In questo modo non solo si evitano rischi per la sicurezza, ma si ottengono anche notevoli risparmi su licenze, server e contratti di manutenzione.

Leggibilità, trasparenza e sicurezza per il futuro nell'archivio

Un archivio soddisfa il suo scopo solo se i dati rimangono comprensibili senza conoscenze tecniche di base. Le informazioni archiviate devono essere rappresentate in modo tale che, anche a distanza di dieci anni, sia ancora evidente come un’operazione era strutturata nel sistema ERP di allora. A tal fine, gli utenti esperti, i revisori contabili o le autorità fiscali devono poter tracciare come i documenti sono collegati, quali valori sono stati registrati e quali documenti appartengono all’operazione. Un semplice backup dei dati non è sufficiente a tale scopo. L’archiviazione deve imitare la logica ERP, senza continuare ad avere bisogno del sistema ERP stesso.

L'archiviazione ERP è la chiave per la salvaguardia a lungo termine dei dati aziendali

L’archiviazione di sistemi ERP come SAP, Oracle, Navision o AS/400 garantisce che i dati vengano conservati a lungo termine in modo strutturato e completo. Consente alle aziende di dismettere i sistemi legacy e di adempiere al contempo al proprio obbligo di fornire informazioni previsto dalla legge. Proprio la disponibilità a lungo termine di documenti, dati transazionali e collegamenti rende l’archiviazione ERP un componente centrale delle moderne strategie IT e di Compliance.

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