Perché la dismissione di sistema e l'archiviazione dei dati SAP sono indispensabili?

Emanuel Böminghaus, Esperto di Sistemi Legacy, Amministratore Delegato AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA

L’archiviazione di un sistema SAP rientra oggi tra i compiti centrali dei moderni reparti IT e di Compliance. Sempre più aziende si trovano di fronte alla sfida di mantenere i dati storici di un sistema SAP disponibili, verificabili e completi per molti anni, anche dopo che il sistema originale è stato messo fuori servizio da tempo. Pertanto l’archiviazione SAP non è solo un processo tecnico, bensì un componente essenziale della tutela aziendale commerciale e legale.

Perché l'archiviazione SAP è oggi più importante che mai

Un sistema SAP rappresenta l’intera realtà aziendale. Contiene ogni transazione, ogni cliente, ogni registrazione contabile, ogni movimento bancario e ogni imputazione a bilancio. Questi dati non sono rilevanti solo nel momento della registrazione, ma rimangono di grande importanza nel corso degli anni, ad esempio per verifiche fiscali, requisiti di Compliance internazionali o chiarimenti interni. Al contempo, in molte aziende i sistemi SAP vengono sostituiti, migrati o dismessi nell’ambito di operazioni di carve out o ristrutturazioni. L’archiviazione diventa così il passaggio intermedio decisivo per continuare a rendere disponibili i dati in modo conforme alla legge, senza dover mantenere in esercizio il sistema SAP originale.

La sfida: i dati devono rimanere leggibili, anche ad anni di distanza

Un sistema SAP è altamente interconnesso. Valori, transazioni e movimenti sono sempre in relazione con documenti, allegati, collegamenti e informazioni aggiuntive. Per un’archiviazione SAP funzionante non è pertanto sufficiente esportare solo tabelle o mettere al sicuro singoli dati transazionali. L’obiettivo deve consistere sempre nel mantenere a lungo termine la visualizzazione SAP originale dei dati. Solo in questo modo le correlazioni possono essere tracciate anche ad anni di distanza.

Quali dati SAP sono particolarmente rilevanti in un'archiviazione a lungo termine

Per la futura capacità di fornire informazioni è necessaria un’archiviazione completa e strutturata. A tal proposito, nella pratica devono rimanere costantemente disponibili soprattutto i seguenti dati:

transazioni, dati transazionali e flussi documentali, integrati dai relativi collegamenti a documenti, allegati GOS, documenti Archivlink e informazioni rilevanti sui partner come dati anagrafici dei clienti, informazioni sui fornitori, dati bancari, assegnazioni contabili, centri di costo, conti patrimoniali e disposizioni della contabilità

Questo elenco comprende consapevolmente un solo punto, poiché tutte le informazioni menzionate devono essere considerate congiuntamente. Solo attraverso la loro interazione si crea la rappresentazione completa di un’operazione, così come era originariamente presente nel sistema SAP. Il focus è incentrato sulla leggibilità e tracciabilità nel corso di molti anni.

Perché i collegamenti in SAP sono così decisivi

In SAP i dati non sono quasi mai isolati. Una riga di registrazione ha un centro di costo, un centro di costo ha una registrazione contabile, un ordine ha uno storico, una fattura ha allegati e documenti. L’archiviazione SAP deve conservare queste relazioni, affinché anche molto tempo dopo la dismissione di sistema rimanga chiaro come ha avuto origine un’operazione. Ciò è particolarmente rilevante nella visualizzazione dei documenti. Quando un revisore apre una transazione, si aspetta che siano visibili sia l’operazione stessa sia i relativi documenti. Se mancano questi collegamenti, l’archiviazione risulta incompleta e in caso di dubbio non viene accettata.

Transazioni, dati dei clienti e viste di bilancio: perché devono essere archiviati

L’archiviazione delle transazioni SAP va ben oltre il mero salvataggio di tabelle. È decisivo che le viste SAP originali rimangano riproducibili a lungo termine. Un’azienda necessita dei dati dei clienti spesso ancora anni dopo la dismissione di un sistema, ad esempio per il chiarimento di operazioni aperte o per la difesa di crediti. Lo stesso vale per i dati bancari, poiché gli storici dei pagamenti devono essere spesso verificati nuovamente. I dati rilevanti ai fini del bilancio, invece, sono essenziali per gli obblighi di conservazione di diritto fiscale e commerciale e devono essere consultabili in qualsiasi momento.

Un’archiviazione professionale fa in modo che tutte queste viste rimangano consultabili in modo completo, strutturato e comprensibile anche senza un sistema SAP in esecuzione.

L'archiviazione come presupposto per una dismissione di sistema sicura

L’archiviazione di un sistema SAP non è la fine del sistema, bensì il presupposto per la dismissione definitiva. Solo quando tutti i dati sono stati estratti, convalidati e resi disponibili in un archivio a prova di revisione, il sistema SAP originale può essere dismesso. Questa dismissione fa risparmiare costi, riduce al minimo i rischi e fa in modo che il panorama IT rimanga pulito e moderno. Al contempo l’azienda rimane completamente verificabile per molti anni.

L'importanza della leggibilità e della trasparenza nell'archivio

Un archivio soddisfa il suo scopo solo se i dati archiviati rimangono comprensibili senza conoscenze specialistiche. A tal fine, dati transazionali, dati anagrafici, documenti, allegati e relazioni devono essere elaborati in modo tale che si lascino tracciare intuitivamente. Particolarmente importante è la possibilità di aprire completamente le catene documentali anche ad anni di distanza, per comprendere valori e operazioni. Per revisori contabili, autorità fiscali e revisioni interne questo è decisivo. Un’archiviazione incompleta può al contrario portare a rischi elevati, poiché mancano le documentazioni o le correlazioni non sono più riconoscibili.

Conclusione: L'archiviazione SAP è la chiave per la sicurezza dei dati e di Compliance a lungo termine

L’archiviazione SAP consente alle aziende di mantenere i propri dati disponibili a lungo termine, senza dover continuare a mantenere in esercizio un intero sistema SAP. Garantisce che transazioni, dati dei clienti, dati bancari, informazioni di bilancio e collegamenti documentali siano completamente consultabili anche ad anni di distanza. Proprio questa leggibilità a lungo termine rende l’archiviazione un componente indispensabile della gestione aziendale e degli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

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