Quali vantaggi offre un carve out SAP?

Emanuel Böminghaus, Esperto di Sistemi Legacy, Amministratore Delegato AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA

Separazione strategica dei sistemi e archiviazione con AvenDATA

Nel corso di cambiamenti aziendali come fusioni, acquisizioni o scorpori, molte aziende si trovano ad affrontare la sfida di adattare in modo mirato il proprio panorama SAP. Il cosiddetto carve out SAP è in questo contesto un mezzo collaudato per separare in modo strutturato singole unità aziendali, moduli o aree di dati da un sistema SAP esistente. Ma un carve out di successo non finisce con la separazione. Inizia veramente proprio lì: con l’archiviazione professionale e la dismissione dei sistemi legacy.

Cos'è un carve out SAP?

Un carve out SAP definisce il processo mirato e strutturato di separazione di determinate unità organizzative, codici società, società o moduli da un panorama di sistema SAP esistente. Questa misura è solitamente motivata da ragioni strategiche. Ad esempio da:

Vendite aziendali o scorpori (divestment)
Mergers & Acquisitions (M&A)
Ristrutturazioni o strategie di holding
Riorientamento tecnologico (ad es. migrazione a SAP S/4HANA)

L’obiettivo è estrarre in modo netto i dati e le funzioni rilevanti, senza compromettere la coerenza, la tracciabilità o i requisiti di Compliance.

Un carve out SAP pone requisiti elevati in termini di progettazione del progetto, sicurezza dei dati, archiviazione e testabilità e deve essere eseguito con un chiaro focus su stabilità, controllo dei costi e governance IT.

Lo svolgimento di un carve out SAP: passo dopo passo

Un carve out SAP di successo segue un processo chiaramente definito, che viene adattato alle specificità dell’azienda. Le fasi più importanti sono:

1. Avvio e pianificazione

Definizione dell’ambito del progetto: quali unità o moduli devono essere scorporati?
Analisi delle dipendenze tra processi, dati e componenti di sistema.
Definizione dello stakeholder management e delle strutture di governance.
Considerazione delle condizioni quadro legali, fiscali e rilevanti per la compliance.

2. Business blueprint e scenario target

Creazione di un blueprint dettagliato dei processi aziendali e dei flussi di dati interessati.
Identificazione dei processi che devono essere adattati o ridefiniti.
Definizione dei confini di sistema, dell’architettura di destinazione e dei punti di consegna.

3. Analisi di sistema e design tecnico

Analisi approfondita del panorama SAP esistente (incl. interfacce, customizing, add on).
Creazione di un concetto di migrazione inclusi processi di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).
Pianificazione dei passaggi intermedi come mandanti di transizione, sistemi di test o interfacce temporanee.

4. Migrazione dei dati e archiviazione

I dati operativi rilevanti vengono migrati. I dati storici o non più necessari vengono archiviati.
Archiviazione a prova di revisione con ViewBox di AvenDATA: consente l’accesso ai dati legacy anche dopo la dismissione del sistema.
Cancellazione dei dati sensibili (se necessario) secondo le direttive sulla protezione dei dati (DSGVO, HIPAA ecc.).

5. Fasi di test (funzionali e tecniche)

Esecuzione di test, test di integrazione e user acceptance test (UAT).
Validazione della qualità dei dati e dell’integrità del sistema.
Coordinamento con i dipartimenti specializzati e gli utenti finali.

6. Go live e monitoraggio

Esecuzione controllata della messa in produzione.
Monitoraggio in tempo reale dell’esercizio live.
Introduzione di strutture di supporto per il nuovo sistema o per l’area di carve out.

7. Ottimizzazione post carve out

Interventi successivi di configurazione e adattamento dei processi.
Formazione e adeguamenti in reporting, contabilità, controlling.
Avvio del processo di decommissioning per il sistema legacy.

Dismissione parziale del sistema SAP (decommissioning): il prossimo passo logico

Un carve out SAP di successo termina idealmente con la dismissione professionale (decommissioning) dei sistemi legacy, poiché finché questi continuano a essere mantenuti in esercizio, causano elevati costi correnti e rischi IT. Lo smantellamento strutturato dei sistemi non più necessari porta diversi vantaggi:

1. Assessment post carve out

Valutazione: quali componenti SAP non sono più necessari?
Analisi dei rischi: quali dati devono rimanere accessibili, quali possono essere cancellati?
Decisione sulla strategia di archiviazione vs. utilizzo residuo.

2. Validazione dei dati e migrazione

Garanzia che tutti i dati necessari siano già stati migrati o archiviati.
Riscontro con i termini di conservazione legali (ad es. HGB, AO, SOX).

3. Riduzione dei costi e ottimizzazione delle risorse

Riduzione dei costi di licenza e di manutenzione.
Sgravio del dipartimento IT grazie all’eliminazione della manutenzione del sistema, dei backup e del monitoraggio.
Liberazione di spazio di archiviazione e capacità dei server.

4. Eliminazione dei rischi per la sicurezza

I vecchi sistemi SAP spesso non ricevono più aggiornamenti di sicurezza.
La disattivazione protegge dalle superfici di attacco nell’infrastruttura IT.
Rispetto dei moderni standard di protezione dei dati e di sicurezza.

5. Archiviazione con ViewBox di AvenDATA

Accesso completo ai dati storici, anche dopo la dismissione del sistema.
Soluzione di archiviazione basata sul web, a prova di revisione.
Accesso multisistema, assegnazione dei diritti basata sui ruoli, audit log e funzioni di esportazione.

Conclusione:

Un carve out SAP è più di un semplice progetto tecnico. È una milestone strategica nello sviluppo aziendale. Chi lo pianifica accuratamente, lo implementa in modo professionale e lo conclude con un’archiviazione e una dismissione mirate, ottiene molteplici vantaggi:

Complessità ridotta
Soddisfacimento di tutti i requisiti di compliance
Costi IT ridotti
Architettura di sistema a prova di futuro

AvenDATA vi accompagna come partner esperto in tutte le fasi, dal carve out passando per l’archiviazione dei dati fino alla dismissione. Con la nostra soluzione ViewBox offriamo una possibilità efficiente e a norma di legge per dismettere i sistemi legacy SAP, garantendo al contempo l’accesso ai dati.

Pianificate un carve out SAP?