Quanto costa l’archiviazione dei sistemi legacy?

Emanuel Böminghaus, Esperto di sistemi legacy e amministratore delegato di AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA

Chi affronta la dismissione dei sistemi legacy prima o poi si pone la domanda: vale davvero la pena sostenere l’onere di un’archiviazione professionale? In molte aziende la questione viene rimandata a lungo per motivi di costo, incertezza o mancanza di urgenza. Tuttavia, chi guarda solo all’impegno a breve termine sottovaluta i rischi finanziari, legali e operativi a lungo termine.

Questo articolo mostra quanto costa effettivamente un’archiviazione professionale e perché i costi dell’inazione per i sistemi legacy sono spesso di gran lunga superiori.

Cosa comprende l’archiviazione professionale?

L’archiviazione è molto più del semplice salvataggio di dati su un server o del backup di un database. Un’archiviazione professionale comprende, tra le altre cose:

l’analisi e la selezione dei dati rilevanti
l’estrazione dal sistema legacy
la conversione in un formato stabile a lungo termine
la memorizzazione strutturata con indicizzazione e gestione degli accessi
la documentazione dell’intero processo (audit trail)
l’implementazione di piani di cancellazione conformi al GDPR e ai periodi di conservazione

A seconda della complessità del sistema, del volume dei dati e dei requisiti legali, i costi si collocano nella fascia medio-bassa delle cinque cifre. L’archiviazione di un sistema SAP completo presso AvenDATA, ad esempio, parte da circa 30.000 euro, comprensivi di accesso a prova di revisione, mappatura della struttura, estrazione dei dati e documentazione. Per i sistemi legacy più piccoli o per le archiviazioni parziali, i costi sono proporzionalmente inferiori.

A tal proposito vale la regola: quanto più l’archiviazione è tempestiva e standardizzata, tanto più contenuto sarà l’onere complessivo.

Quanto costa non archiviare i sistemi legacy?

Chi rinuncia a un’archiviazione strutturata risparmia inizialmente sui costi del progetto, ma rischia negli anni costi successivi occulti. Questi possono essere riassunti in cinque categorie:

1. Costi operativi dei sistemi legacy

Licenze, manutenzione, infrastruttura, energia elettrica, backup e assistenza IT generano spese correnti, spesso solo per l’accesso passivo ai dati. Nell’arco di cinque o dieci anni, questi costi raggiungono rapidamente importi elevati a cinque cifre.

2. Personale vincolato e dipendenza dal know-how

Finché un sistema legacy resta in funzione, deve essere disponibile personale in grado di utilizzarlo. Con ogni dimissione, pensionamento o ristrutturazione interna aumenta il rischio che nessuno capisca più come funziona il sistema. Formazione, soluzioni di emergenza e assistenza esterna comportano costi aggiuntivi.

3. Rischi di audit e di compliance

In assenza di un’archiviazione a norma di legge, sussiste il rischio di lacune documentali durante le verifiche fiscali o gli audit interni. I documenti fiscalmente rilevanti devono essere accessibili e tracciabili in qualsiasi momento. In caso di violazioni si rischiano sanzioni o richieste di conguaglio, in particolare in caso di conservazione non conforme ai GoBD o al GDPR.

4. Perdita di dati o dell’accesso

Più a lungo i sistemi legacy vengono mantenuti in esercizio senza archiviazione, maggiore è il rischio di guasti tecnici. Hardware obsoleto, software incompatibile o credenziali di accesso dimenticate possono comportare la perdita definitiva dell’accesso ai dati, con conseguenze legali e operative potenzialmente gravi.

5. Ritardi e blocchi nei progetti

I sistemi non archiviati devono spesso essere presi in considerazione durante le migrazioni o i cambiamenti di strategia IT. Ciò ritarda i nuovi progetti, appesantisce le interfacce e frena la modernizzazione dell’IT. Senza archiviazione, ogni fardello tecnologico diventa un ostacolo alla digitalizzazione.

Esempio pratico: archiviazione o mantenimento in esercizio

Una media impresa gestisce un sistema finanziario obsoleto esclusivamente per accedere ai dati storici. La spesa annua per hosting, licenze, assistenza e backup si aggira sui 12.000 euro. A ciò si aggiungono gli oneri IT interni. L’archiviazione dei dati rilevanti avrebbe comportato un costo una tantum di circa 25.000–30.000 euro, con dati conservati a norma di legge, disponibili a lungo termine e senza costi operativi continui.

Dopo tre anni è chiaro: l’archiviazione sarebbe stata la soluzione nettamente più economica, più sicura dal punto di vista legale e priva di manutenzione.

Conclusione: l’archiviazione conviene a livello economico, legale e strategico

Un’archiviazione professionale genera costi di progetto una tantum, su questo non c’è dubbio. Tuttavia, elimina in modo permanente gli elevati costi successivi occulti del mantenimento in esercizio, riduce i rischi di compliance e consente una netta separazione tra vecchio e nuovo.

Chi non archivia i sistemi legacy paga spesso due volte: prima con la complessità tecnica, poi con conseguenze legali o perdita di dati. L’archiviazione non è un fattore di costo: è uno scudo protettivo per l’azienda, uno sgravio per l’IT e un contributo strategico alla digitalizzazione.

Avete in programma di archiviare un sistema legacy?