Quali costi occulti hanno i sistemi legacy?

Emanuel Böminghaus, Esperto di sistemi legacy e amministratore delegato di AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA

In molte aziende continuano a funzionare silenziosamente in background: sistemi legacy che in realtà dovrebbero essere fuori servizio da tempo, ma che “servono ancora”, “non sono ancora stati completamente migrati” o devono rimanere disponibili “per le emergenze”. Che si tratti di un vecchio sistema ERP, di un sistema di contabilità datato, di una soluzione di settore sviluppata internamente o di uno strumento HR obsoleto, finché un sistema legacy è ancora in funzione da qualche parte, genera costi. E non di poco conto.

Ciò di cui molti responsabili IT e di reparto non sono consapevoli è che i costi effettivi dei sistemi obsoleti spesso non si trovano nei budget visibili, bensì in una moltitudine di oneri occulti, rischi e risorse vincolate che si sommano nel corso degli anni.

Costi occulti di licenza e operativi

Anche se un sistema legacy non viene più utilizzato in modo produttivo, continuano a generarsi costi di licenza, dovuti a contratti di manutenzione in corso, licenze utente o software di terze parti mantenuti esclusivamente per il sistema legacy. Particolarmente costosi sono i vecchi sistemi ERP, i cui modelli di licenza sono spesso legati all’utilizzo produttivo, anche qualora sia necessario solo un accesso in lettura. Lo stesso vale per i database concessi in licenza in base a modelli per CPU o named user, persino quando servono solo per la gestione dei dati dei sistemi legacy.

Anche i sistemi ECM e di archiviazione, originariamente impiegati per l’archiviazione a prova di revisione, possono aver fatto il loro tempo e causare elevati costi operativi finché devono continuare a funzionare per singoli processi legacy. I modelli di licenza di tali sistemi si sono spesso stratificati nel tempo, sono difficili da disdire e possono essere modificati solo con grande sforzo. Spesso la spesa non è più in alcun modo proporzionata all’utilizzo effettivo.

A ciò si aggiungono i costi di infrastruttura: spazio nel data center, risorse di virtualizzazione, spazio di storage e capacità di backup mantenuti esclusivamente a tale scopo. Anche se l’utilizzo è minimo, la disponibilità continua genera costi per l’energia elettrica, la climatizzazione e l’usura dell’hardware. Negli ambienti cloud, i sistemi legacy possono generare i cosiddetti “costi zombie”: macchine virtuali, database o storage a oggetti che non vengono utilizzati attivamente, ma che continuano a essere fatturati.

Manutenzione e propensione agli errori: l’instabilità come fattore di costo

I software obsoleti spesso non sono più manutenibili, o perché il produttore ha interrotto il supporto o perché mancano know-how e documentazione. Se poi si verifica un errore, ogni analisi richiede una quantità di tempo sproporzionata. In caso di guasti, è necessario sviluppare manualmente dei workaround o estrarre i dati con fatica. La conseguenza: perdite di produttività, escalation, soluzioni di emergenza. Tutto ciò vincola risorse interne e causa spesso elevati costi per i servizi esterni. Più il sistema è vecchio, maggiore è la probabilità di problemi di compatibilità con nuovo hardware, nuovi sistemi operativi o nuove soluzioni di sicurezza. Le aziende finiscono così in una dipendenza tecnologica da componenti obsoleti, con conseguenze economiche incalcolabili.

Personale vincolato in modo permanente dalla dipendenza dal know-how

Un aspetto spesso sottovalutato: finché i sistemi legacy continuano a funzionare, serve personale che li conosca. In molti casi si tratta di singoli specialisti o di ex membri del team di progetto che “sanno ancora come usarli”. Questo sapere spesso non è documentato, è difficilmente trasferibile ed è fortemente legato alle singole persone. Ciò crea una dipendenza latente, un rischio notevole proprio in tempi di carenza di personale specializzato o di ondate di pensionamenti. Anche i nuovi collaboratori IT devono essere formati, il che, nei vecchi sistemi privi di materiale didattico e di un supporto funzionante, richiede moltissimo tempo. La conseguenza: elevati oneri interni senza alcun vantaggio produttivo.

Rischio per la sicurezza dei sistemi legacy: costi dovuti alle minacce informatiche

Un altro punto critico è la sicurezza IT. Di norma, i sistemi legacy non dispongono più di patch aggiornate, utilizzano tecniche di crittografia obsolete o interfacce non sicure e spesso la protezione degli accessi è rudimentale o addirittura inesistente. La messa in sicurezza di tali sistemi comporta degli oneri, dovuti alla segmentazione dedicata della rete, alle regole del firewall, a sistemi di monitoraggio aggiuntivi o a processi di verifica interni. In alternativa, il rischio viene “accettato”, con conseguenze potenzialmente catastrofiche in caso di emergenza: perdita di dati, attacchi ransomware o violazioni delle normative sulla protezione dei dati. Anche se non succede nulla, la sola necessità di verificare regolarmente la sicurezza di un sistema non più utilizzato vincola risorse e causa costi inutili.

Responsabilità poco chiare e ritardi nei progetti

Non di rado, un sistema legacy mantenuto in esercizio porta anche a ritardi strategici. Finché il sistema resta attivo, gli si costruiscono attorno nuovi processi, le interfacce vengono tenute in vita artificialmente o le innovazioni vengono rinviate. Di conseguenza, le aziende si bloccano da sole, che si tratti del passaggio a piattaforme moderne, dell’introduzione di nuove soluzioni BI o dell’automazione dei processi. L’infrastruttura IT rimane complessa, frammentata e ostile all’innovazione, con effetti negativi a lungo termine sulla competitività.

Conclusione: i sistemi dismessi comportano meno oneri dei sistemi obsoleti mantenuti in esercizio

Chi non dismette e non archivia per tempo i sistemi legacy ne paga il prezzo con costi aggiuntivi insidiosi ma considerevoli: per licenze, energia elettrica, manutenzione, misure di sicurezza e personale vincolato. A ciò si aggiungono gli effetti frenanti a livello strategico e i rischi tecnologici. La soluzione risiede nell’archiviazione professionale: i dati e i documenti vengono estratti, salvati a norma di legge e resi accessibili in modo permanente tramite un sistema di archiviazione separato, senza gli oneri tecnici, finanziari e di sicurezza del sistema di origine. Un’archiviazione di questo tipo non solo è più economica del mantenimento in esercizio, ma crea anche sicurezza giuridica, alleggerisce il carico dell’IT e consente alle aziende di posizionarsi in un’ottica orientata al futuro.

Avete in programma di archiviare un sistema legacy?