Perché archiviare anche i file Excel?

Emanuel Böminghaus, Esperto di Sistemi Legacy, Amministratore Delegato AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA

Dati non strutturati: un fattore di rischio spesso trascurato

Quando in azienda si parla di archiviazione, l’attenzione si concentra per lo più sulle classiche applicazioni di database, come i sistemi ERP, finanziari o HR. Ciò che spesso viene trascurato sono gli innumerevoli file che vengono creati e salvati al di fuori di questi sistemi: fogli Excel, documenti PDF, file Word, presentazioni PowerPoint e molto altro ancora. Si trovano su unità di rete, computer locali o file server condivisi e spesso sfuggono a qualsiasi struttura, controllo e strategia di archiviazione.

Cosa succede alla chiusura dei reparti?

Ciò diventa particolarmente problematico quando vengono chiusi dei reparti, spenti dei sistemi o smantellate delle sedi. In tali casi, spesso rimangono delle strutture di file senza che nessuno se ne assuma più la responsabilità. Questi dati non strutturati diventano un fardello a livello legale, organizzativo e tecnologico.

I contenuti critici per il business rimangono inosservati

La sfida risiede nel fatto che questi dati, pur sembrando informali, nella pratica sono spesso rilevanti per il business o addirittura soggetti all’obbligo di revisione. In molti file Excel si celano calcoli individuali, accordi o verbali dei risultati; nei PDF si trovano offerte, contratti o report di verifica. Chi non archivia tempestivamente in questo ambito rischia violazioni legali, perdite di dati e un grave indebolimento della propria base informativa.

Violazioni della protezione dei dati dovute alla mancanza di controllo

Un problema centrale è inoltre la protezione dei dati. Negli archivi di file non strutturati si celano non di rado dati personali, ad esempio in elenchi di dipendenti, candidature o informazioni sulla salute. Senza un accesso regolamentato, periodi di conservazione chiari e meccanismi di cancellazione affidabili, ciò rappresenta un rischio notevole ai sensi delle leggi sulla protezione dei dati.

L'incompatibilità tecnica come bomba a orologeria

Anche la dimensione tecnica non è da sottovalutare. Vecchi formati di file, macro incorporate o applicazioni proprietarie possono far sì che, dopo pochi anni, non sia più possibile aprire o interpretare contenuti importanti. Senza un’adeguata archiviazione, si rischia quindi una perdita progressiva di leggibilità e tracciabilità dei dati.

Cosa deve offrire un'archiviazione professionale

Un’archiviazione professionale dei file system non strutturati risolve questi problemi. In questo processo, i file vengono estratti dai loro ambienti originali, analizzati e trasferiti in una struttura a prova di revisione e disponibile a lungo termine. Idealmente, i contenuti possono essere resi ricercabili, ad esempio tramite un’indicizzazione automatica e una ricerca full text. I diritti di accesso, il tracciamento, i periodi di conservazione e di cancellazione possono essere gestiti a livello di sistema, in modo da soddisfare sia i requisiti legali sia le disposizioni sulla protezione dei dati.

I dati non strutturati sono rilevanti ai fini dell'audit

È importante che durante l’archiviazione non si faccia distinzione tra dati strutturati e non strutturati. Entrambe le tipologie di dati sono rilevanti ai fini dell’audit. Entrambe devono rimanere accessibili a lungo termine. Ed entrambe contengono potenzialmente informazioni che possono essere di importanza centrale per lo sviluppo del business, per gli audit o per le controversie legali.

Un elemento centrale della compliance IT

Le aziende dovrebbero pertanto tenere sotto controllo non solo i propri sistemi applicativi, ma anche gli archivi di file storicamente consolidati. L’archiviazione di unità di rete, cartelle di progetto e supporti di memorizzazione locali non è una questione secondaria. Rappresenta un elemento essenziale per una compliance IT olistica e per la salvaguardia della conoscenza. Chi lo riconosce per tempo, non solo agisce nel rispetto della legge, ma mette anche al sicuro informazioni preziose per il futuro.

Pianificate di archiviare un sistema legacy?