Quanto costa l'archiviazione dei sistemi legacy?

Emanuel Böminghaus, Esperto di Sistemi Legacy, Amministratore Delegato AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA

Chi affronta la dismissione dei sistemi legacy prima o poi si pone la domanda: l’onere per un’archiviazione professionale vale davvero la pena? In molte aziende la questione viene a lungo rimandata per motivi di costo, incertezza o mancanza di urgenza. Tuttavia, chi guarda solo all’impegno a breve termine sottovaluta i rischi finanziari, legali e operativi a lungo termine.

Questo articolo mostra quanto costa effettivamente un’archiviazione professionale e perché i costi dell’inazione per i sistemi legacy sono spesso di gran lunga superiori.

Cosa comprende l'archiviazione professionale?

L’archiviazione è molto più del semplice salvataggio di dati su un server o del backup di un database. Un’archiviazione professionale comprende, tra le altre cose:

l’analisi e la selezione dei dati rilevanti
l’estrazione dal sistema legacy
la conversione in un formato stabile a lungo termine
la memorizzazione strutturata con indicizzazione e concetto di accesso
la documentazione dell’intero processo (audit trail)
l’implementazione di concetti di cancellazione conformi al GDPR e ai periodi di conservazione

A seconda della complessità del sistema, del volume dei dati e dei requisiti legali, i costi si aggirano nella fascia medio-bassa a cinque cifre. L’archiviazione di un sistema SAP completo, ad esempio, presso AvenDATA parte da circa 30.000 euro, comprensivi di accesso a prova di revisione, mappatura della struttura, estrazione dei dati e documentazione. Per i sistemi legacy più piccoli o per le archiviazioni parziali, i costi sono di conseguenza inferiori.

A tal proposito vale la regola: più l’archiviazione è tempestiva e standardizzata, più conveniente sarà l’onere complessivo.

Quanto costa non archiviare i sistemi legacy?

Chi rinuncia a un’archiviazione strutturata risparmia inizialmente sui costi del progetto, ma rischia negli anni costi successivi occulti. Questi possono essere riassunti in cinque categorie:

1. Costi operativi per i sistemi legacy

Licenze, manutenzione, infrastruttura, energia elettrica, backup e assistenza IT causano spese correnti spesso solo per l’accesso passivo ai dati. Nel corso di cinque o dieci anni, questi costi si sommano rapidamente raggiungendo elevati importi a cinque cifre.

2. Vincolo del personale e dipendenza dal know how

Finché un sistema legacy rimane in funzione, deve essere disponibile del personale in grado di utilizzarlo. Con ogni dimissione, pensionamento o ristrutturazione interna, aumenta il rischio che nessuno capisca più come funziona il sistema. Formazione, soluzioni di emergenza e assistenza esterna comportano costi aggiuntivi.

3. Rischi di audit e di compliance

In assenza di un’archiviazione a norma di legge, sussiste il rischio di lacune documentali durante le verifiche fiscali o gli audit interni. I documenti di rilevanza fiscale devono essere accessibili e tracciabili in qualsiasi momento. In caso di violazioni si rischiano sanzioni o richieste di conguaglio finanziario, in particolare in caso di mancata conservazione conforme alle direttive GoBD o al GDPR.

4. Perdita di dati o di accesso

Più a lungo i sistemi legacy vengono mantenuti in esercizio senza archiviazione, maggiore è il rischio di guasti tecnici. Vecchi hardware, software incompatibili o dati di accesso dimenticati possono comportare la perdita definitiva dell’accesso ai dati, con conseguenze legali e operative potenzialmente gravi.

5. Ritardi nei progetti e blocchi

I sistemi non archiviati devono essere spesso presi in considerazione durante le migrazioni o i cambiamenti di strategia IT. Ciò ritarda i nuovi progetti, appesantisce le interfacce e frena la modernizzazione IT. Senza archiviazione, ogni fardello tecnologico diventa un ostacolo per la digitalizzazione.

Esempio pratico: archiviazione vs mantenimento in esercizio

Una media impresa gestisce un sistema finanziario obsoleto, esclusivamente per l’accesso ai dati storici. La spesa annuale per hosting, licenze, assistenza e backup si aggira sui 12.000 euro. A ciò si aggiungono gli oneri IT interni. L’archiviazione dei dati rilevanti avrebbe comportato un costo una tantum di circa 25.000 – 30.000 euro, a norma di legge, disponibile a lungo termine, senza costi operativi continui.

Dopo tre anni è chiaro: l’archiviazione sarebbe stata la soluzione nettamente più economica, più sicura dal punto di vista legale e priva di manutenzione.

Conclusione: l'archiviazione conviene a livello economico, legale e strategico

Un’archiviazione professionale genera costi di progetto una tantum, non c’è dubbio. Tuttavia, sostituisce in modo permanente gli elevati costi successivi occulti del mantenimento in esercizio, riduce i rischi di compliance e consente una netta separazione tra vecchio e nuovo.

Chi non archivia i sistemi legacy paga spesso due volte: in primo luogo con la complessità tecnica, in seguito con conseguenze legali o perdita di dati. L’archiviazione non è un fattore di costo, è uno scudo protettivo per l’azienda, un elemento di sgravio per l’IT e un contributo strategico alla digitalizzazione.

Pianificate di archiviare un sistema legacy?