Come archiviare i sistemi legacy a norma di legge in caso di fusion?

Emanuel Böminghaus, Esperto di Sistemi Legacy, Amministratore Delegato AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA

Fusioni, acquisizioni e carve out non comportano solo sfide strategiche ed economiche. Hanno anche un massiccio impatto sul panorama IT. In molti casi si incontrano mondi di sistema diversi: diverse piattaforme ERP, tool sviluppati internamente, soluzioni di settore obsolete, database consolidatisi nel tempo.

La conseguenza: sistemi legacy eterogenei che per motivi legali devono essere mantenuti in esercizio, ma che tecnicamente non si adattano più alla nuova struttura di destinazione. Chi non dismette questi sistemi in modo strutturato rischia non solo costi inutili, ma anche problemi legali e organizzativi. Un’archiviazione professionale è in tali casi la chiave per una fase di transizione pulita e a prova di revisione, indipendentemente dal fatto che si tratti di un’acquisizione completa o di un carve out mirato.

Le transazioni M&A e i carve out generano complessità IT

Nella realtà di una transazione M&A o di un carve out vengono spesso cedute intere aziende, aree di business o linee di prodotto, inclusi i loro sistemi IT. Ciò significa: i sistemi legacy con strutture a volte vecchie di decenni devono essere mantenuti, verificati e valutati. Indipendentemente dal fatto che a lungo termine vengano mantenuti in esercizio o sostituiti.

Proprio nei carve out si crea spesso una particolare situazione di pressione: acquirenti e venditori devono stabilire in breve tempo come gestire i patrimoni di dati e le applicazioni legacy, sia tecnicamente che legalmente. Senza una chiara strategia di archiviazione, si rischiano perdite di dati, conflitti di accesso o responsabilità non chiare.

Rischi nella dismissione senza archiviazione

Chi disattiva semplicemente un sistema legacy dopo un carve out o un’acquisizione, senza prima archiviare i dati in modo strutturato, corre il rischio di violare gli obblighi di legge. Sono particolarmente rilevanti:

Obblighi di conservazione secondo HGB, AO, GoBD o IFRS
Requisiti in materia di protezione dei dati relativi a disponibilità, integrità e cancellazione dei dati personali
Obblighi di documentazione nei confronti di revisori dei conti o autorità di vigilanza
Rischi tecnici dovuti a sistemi legacy non più manutenibili o orfani

Un errore frequente consiste nell’affidarsi a backup di database o nel salvare manualmente singoli componenti di sistema. Senza verificare se i dati saranno in seguito ancora analizzabili, interpretabili e richiamabili a prova di revisione.

L'archiviazione come soluzione per i sistemi legacy dopo un carve out

Una soluzione di archiviazione professionale consente di dismettere i sistemi legacy in modo completo e a norma di legge, senza dover rinunciare all’accesso ai dati storici. Le informazioni rilevanti vengono estratte, consolidate e trasferite in un ambiente di archiviazione a prova di revisione.

Proprio nei carve out, in cui la responsabilità del sistema passa a un nuovo proprietario, ciò riveste un’importanza particolare. Gli acquirenti ottengono l’accesso ai dati necessari senza dover continuare a mantenere in esercizio la vecchia apparecchiatura tecnica. I venditori, a loro volta, possono dimostrare che tutti gli obblighi sono stati adempiuti e che i sistemi legacy sono stati consegnati regolarmente.

Sicurezza giuridica per acquirenti e venditori

Anche dal punto di vista legale, l’archiviazione dei sistemi legacy nell’ambito di processi M&A e carve out offre vantaggi decisivi: gli acquirenti ottengono un archivio documentato e strutturato che facilita loro l’adempimento degli obblighi, in particolare in presenza di requisiti fiscali o normativi. I venditori si tutelano attraverso un’archiviazione Corretta da successive richieste di chiarimenti, controversie o obblighi di informazione.

Un sistema legacy archiviato può in questo contesto essere anche esplicitamente parte integrante dell’accordo di carve out, ad esempio per la consegna di patrimoni di dati definiti in forma a prova di revisione, senza dover concedere l’accesso al sistema originale.

Conclusione: l'archiviazione fa parte di ogni concetto IT in ambito M&A e carve out

Chi nell’ambito di una fusione, acquisizione o di un carve out parla di integrazione IT, deve parlare anche di archiviazione. Infatti, solo attraverso la dismissione strutturata dei sistemi legacy è possibile ridurre i rischi, soddisfare i requisiti legali e abbattere in modo sostenibile la complessità IT.

L’archiviazione non è un onere aggiuntivo successivo, bensì una misura centrale per la separazione a norma di legge tra vecchio e nuovo. Per acquirenti, venditori e tutte le parti coinvolte.

Pertanto: chi desidera gestire i sistemi legacy in modo efficiente e a norma di legge nel corso di fusioni, acquisizioni o carve out, dovrebbe assicurarsi tempestivamente un supporto professionale. AvenDATA vanta oltre 17 anni di esperienza nell’archiviazione di complessi sistemi legacy, a livello intersettoriale, internazionale e con i massimi standard di sicurezza giuridica, trasparenza e tracciabilità. Con la nostra soluzione specializzata, supportiamo le aziende nel dismettere le applicazioni legacy in modo strutturato, garantendo al contempo l’accesso completo a tutti i dati rilevanti.

Pianificate di archiviare un sistema legacy?