Perché i carve out sono così importanti?

Emanuel Böminghaus, Esperto di Sistemi Legacy, Amministratore Delegato AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA

Una prospettiva IT sugli scorpori aziendali e sui sistemi legacy

Quando le aziende vendono o scorporano a livello organizzativo società o divisioni aziendali, si parla di carve out. Dietro questa fredda definizione si cela un processo tecnico e strategico altamente complesso, in particolare per quanto riguarda l’infrastruttura IT e la gestione dei cosiddetti sistemi legacy.

1. Cosa si intende per carve out?

Un carve out indica lo scorporo di una parte dell’azienda, come un reparto, una società controllata o una business unit, dalla società madre. L’obiettivo è l’autonomia legale, organizzativa e, soprattutto, tecnica. Il carve out può avvenire tramite vendita, spin off o ristrutturazione. I motivi includono, ad esempio, riorientamenti strategici, incrementi di efficienza, la focalizzazione sul core business o anche requisiti legali e normativi.

Esempi pratici tipici di carve out:

Un fornitore del settore automobilistico si separa dalla sua divisione per i componenti dei motori a combustione per concentrarsi completamente sulla mobilità elettrica. La divisione esternalizzata viene venduta a un investitore finanziario.
Un gruppo tecnologico scorpora la sua divisione cloud e la quota in borsa come società indipendente. La nuova unità riceve un proprio sistema IT e opera in modo indipendente.
Una banca deve cedere la sua attività con la clientela privata nel quadro dei requisiti normativi e la vende a un altro istituto di credito. I dati dei clienti devono essere trasferiti dai sistemi esistenti in modo completo e conforme al GDPR.
Dopo la fusione di due gruppi internazionali, avviene un carve out delle unità aziendali sovrapposte, come ad es. le doppie divisioni IT o finanziarie, per realizzare sinergie.
Un’azienda farmaceutica vende la sua divisione fitosanitaria per concentrarsi sul settore della medicina umana. I dati e i sistemi interessati vengono estratti dal sistema SAP e archiviati.

In tutti i casi, un carve out non è solo un processo economico o legale, ma anche una sfida in ambito IT. I sistemi devono essere disaccoppiati, i dati separati e spesso anche archiviati a lungo termine, in particolare quando sono coinvolti sistemi legacy. Proprio qui entra in gioco AvenDATA con il suo know how specializzato e strumenti certificati.

2. Perché un carve out rappresenta una sfida così grande soprattutto per l'IT?

Da un punto di vista tecnico, un carve out rappresenta un intervento altamente complesso nel panorama IT esistente di un’azienda, in particolare quando si tratta di strutture di sistema stratificate nel tempo con molte dipendenze. A differenza di un progetto greenfield, in cui si implementa un nuovo sistema partendo da zero, in un carve out i dati, i processi, le interfacce e le applicazioni esistenti devono essere accuratamente separati, migrati o archiviati. In questo contesto si celano numerose sfide:

Collegamenti di sistema e interfacce

Nelle aziende moderne, i sistemi sono raramente isolati. Un sistema ERP come SAP è per lo più profondamente interconnesso con ulteriori applicazioni: sistemi DMS per la gestione dei documenti, sistemi HR per la gestione del personale, strumenti di contabilità e controlling o sviluppi interni specifici del cliente. Questi sistemi comunicano tra loro tramite interfacce, che durante il carve out devono essere identificate, adattate o completamente eliminate. Se questo passaggio non viene implementato in modo preciso, sussiste il rischio di perdite di funzionalità, incoerenze dei dati o guasti del sistema. Ciò consente a un’azienda di separarsi dalla propria società madre, liberando il team di management e consentendo loro di intraprendere una nuova direzione. Questo può avvenire tramite la vendita della divisione aziendale a un acquirente esterno o tramite lo scorporo in una società controllata indipendente. I corporate carve out (carve out aziendali) vengono spesso eseguiti per concentrarsi sul core business, liberare risorse finanziarie o massimizzare il valore della divisione aziendale separata.

Separazione dei dati e responsabilità

Un aspetto tecnico centrale è la separazione dei dati. Ovvero la domanda: quali dati appartengono all’unità da scorporare? Questa separazione non è sempre netta. Soprattutto nei sistemi multi-mandante come SAP, è necessario identificare e delimitare tra loro le società, i centri di costo o le unità organizzative. Anche all’interno di singole tabelle esistono spesso patrimoni di dati condivisi, ad es. dati anagrafici condivisi come dati di clienti o fornitori, che possono essere trasferiti solo in parte. A ciò si aggiunge la componente legale: per quali dati sussiste l’obbligo di conservazione e per chi?

Comprensione dei database e delle tabelle

Un carve out IT di successo presuppone una profonda conoscenza dei sistemi di database e delle strutture delle tabelle sottostanti. I dati sono memorizzati in strutture relazionali, il che significa che le singole informazioni sono in relazione tra loro. Ciò significa che: se, ad esempio, viene estratta una tabella dei documenti di vendita, devono essere presi in considerazione anche i relativi dati anagrafici, dati transazionali e informazioni di customizing, per mantenere i dati leggibili e analizzabili in seguito. Senza questa profonda comprensione, possono andare perse relazioni importanti, rendendo i dati inutilizzabili dopo la migrazione.

Protezione dei dati e GDPR

Un’area particolarmente sensibile è la protezione dei dati. Nel corso di un carve out possono essere acquisiti solo i dati personali per i quali esiste una finalità d’uso chiaramente definita, ad esempio perché sono necessari per il proseguimento delle attività aziendali o rientrano negli obblighi di conservazione previsti dalla legge. In molti casi, i dati devono essere anonimizzati o pseudonimizzati prima del trasferimento. Nelle transazioni internazionali occorre inoltre tenere conto di diversi requisiti di protezione dei dati (ad es. GDPR, CCPA ecc.).

Gestione dei sistemi legacy

Molte delle informazioni necessarie non si trovano in sistemi moderni e ben manutenuti, bensì nei cosiddetti sistemi legacy, ovvero vecchie applicazioni che sono fuori servizio da tempo, ma che non possono essere cancellate per motivi di compliance. Questi sistemi spesso non sono più manutenibili, sono tecnicamente obsoleti o funzionano solo in ambienti virtuali. Ciononostante, anche da questi sistemi i dati devono essere estratti in modo selettivo ed essere consegnati all’acquirente o archiviati a prova di revisione. Spesso in azienda non esiste quasi più alcun know how per questi sistemi, il che rende l’estrazione ancora più difficile.

Testabilità e validazione

Dopo l’estrazione, i dati devono essere completi e corretti, poiché dopo il carve out non vi è alcuna possibilità semplice di accedere al sistema di origine. Ciò significa che: sono necessari cicli di test dettagliati, validazioni con i reparti competenti e procedure di verifica automatizzate per garantire la completezza, la coerenza e la leggibilità dei dati trasferiti. Ciò riguarda sia i dati strutturati (ad es. contenuti delle tabelle) sia le informazioni non strutturate (ad es. allegati, prove o documenti scansionati).

Gestione del tempo e delle risorse

I progetti di carve out sono spesso soggetti a una notevole pressione in termini di tempo, ad esempio quando sono parte integrante di una transazione fissata contrattualmente. Allo stesso tempo, assorbono molte risorse e richiedono una stretta collaborazione tra reparti competenti, IT, responsabili della protezione dei dati e project manager. Spesso si svolgono parallelamente alle attività quotidiane, il che vincola ulteriori capacità e può portare a conflitti di priorità.

Conclusione:

Un carve out non è un intervento di routine per l’IT, bensì un progetto su larga scala altamente complesso con numerose dipendenze. Il successo tecnico determina in modo decisivo il successo economico e legale della transazione. Soprattutto nella separazione e nell’archiviazione dei sistemi legacy è richiesta una competenza specialistica.

Svolgimento tecnico di un carve out (senza ciclo di test)

Un carve out nell’IT è un processo strutturato in cui dati, sistemi e diritti di accesso vengono estrapolati da un ambiente di sistema esistente e archiviati, migrati o trasferiti. Soprattutto nei panorami IT stratificati nel tempo con molte dipendenze, un approccio metodico è fondamentale.

1. Analisi preliminare / Valutazione del sistema

Identificazione di tutti i sistemi coinvolti (ad es. SAP, DMS, CRM, HR)
Delimitazione del volume di dati da estrarre (ad es. società, mandanti)
Verifica delle interfacce esistenti, delle dipendenze dei dati e degli sviluppi interni
Valutazione dei possibili rischi tecnici e dei requisiti normativi (ad es. GDPR)

Obiettivo: creare una comprensione tecnica del volume, della complessità e del potenziale di separazione.

2. Pianificazione del progetto e scoping

Creazione di un piano temporale del progetto con responsabilità e milestone chiare

Definizione del sistema di destinazione (soluzione di archiviazione come ViewBox, migrazione, consegna all’acquirente)
Determinazione dei formati dei dati e degli standard di archiviazione
Coordinamento con IT, reparti competenti, protezione dei dati ed eventualmente comitato aziendale
Obiettivo: creare obiettivi chiari e una base solida per l’esecuzione.

3. Preparazione tecnica e concetto di estrazione

Selezione di strumenti di estrazione adeguati o programmazione della logica di esportazione (ad es. basata su ABAP per SAP o basata su ODBC per Oracle)

Definizione delle tabelle e degli oggetti dati da estrarre, incluse le relazioni
Configurazione degli accessi tecnici (ad es. utenti in sola lettura, accessi al database)
Configurazione della struttura di destinazione per la successiva archiviazione o consegna dei dati

Obiettivo: garantire un’estrazione senza intoppi: strutturata, documentata, tracciabile.

4. Estrazione produttiva dei dati

Esecuzione dell’estrazione produttiva dei dati alla data di riferimento stabilita
Estrazione di dati strutturati (tabelle, documenti, dati anagrafici) e dati non strutturati (ad es. documenti PDF, allegati)
Crittografia dei dati e trasmissione sicura al sistema di destinazione (ad es. archivio)

Obiettivo: estrazione completa e sicura dei dati rilevanti dal sistema legacy.

5. Validazione e garanzia della qualità

Verifica tecnica di completezza e coerenza (ad es. controlli di plausibilità, verifica delle chiavi esterne)
Verifica funzionale tramite report di prova definiti o confronti tra previsto ed effettivo definiti
Documentazione della qualità dei dati per la fornitura di prove a terzi (ad es. revisori contabili)

Obiettivo: garanzia dell’integrità dei dati e documentazione a norma di legge.

6. Messa a disposizione nel sistema di destinazione / Archiviazione

Consegna dei dati al sistema di archiviazione (ad es. ViewBox con accesso in lettura)
Configurazione dei diritti utente, della struttura dell’archivio, delle funzioni di ricerca e di filtro
Integrazione della documentazione di processo e dei protocolli tecnici
Formazione degli utenti dell’archivio (ad es. contabilità, reparto fiscale, IT)

Obiettivo: messa a disposizione dei dati utilizzabile, accessibile a lungo termine e a prova di revisione.

7. Chiusura del progetto e spegnimento del sistema

Creazione del report finale incl. documentazione di tutti i passaggi eseguiti
Raccomandazione per la dismissione o lo smantellamento controllato del sistema legacy
Consegna di tutti gli artefatti tecnici (tabelle di mapping, file di log, protocolli di prova)

Obiettivo: chiusura del progetto tracciabile con tutti i requisiti normativi e tecnici.

Lo svolgimento tecnico di un carve out richiede una profonda comprensione del sistema, un approccio metodico e una gestione sicura dei dati sensibili. Anche senza un ciclo di test preliminare, è possibile un carve out di successo, a condizione che le fasi di preparazione e validazione siano ben strutturate. AvenDATA vi accompagna in questo percorso con strumenti specializzati, esperti di database di grande esperienza e una metodologia di progetto collaudata da anni.

AvenDATA ha già implementato con successo diverse centinaia di progetti di carve out e vanta una profonda esperienza nella separazione, estrazione e archiviazione di dati da un’ampia varietà di sistemi, tra cui SAP, Oracle, Navision, sistemi legacy e molti altri.

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