Cosa sono i sistemi legacy e perché sono così importanti?

Emanuel Böminghaus, Esperto di Sistemi Legacy, Amministratore Delegato AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA

Il concetto di sistemi legacy ha acquisito grande importanza negli ultimi anni. In molte aziende esistono sistemi che, pur essendo tecnicamente obsoleti, continuano a contenere dati che rimangono indispensabili per il lavoro quotidiano, per le verifiche o per l’adempimento degli obblighi di conservazione previsti dalla legge. I sistemi legacy si trovano quindi in un punto critico tra passato e futuro. Non possono essere semplicemente dismessi, tuttavia causano costi elevati e portano a rischi di sicurezza crescenti. Proprio per questo motivo la gestione professionale dei sistemi legacy è sempre più al centro dell’attenzione dei reparti IT, dei revisori contabili e delle direzioni aziendali.

Cosa sono esattamente i sistemi legacy?

I sistemi legacy sono applicazioni, piattaforme o database che non vengono più attivamente sviluppati o utilizzati in modo produttivo in azienda, ma continuano a esistere perché contengono importanti dati storici. Spesso si tratta di sistemi che sono stati sostituiti da modernizzazioni, operazioni di carve out o nuove piattaforme ERP. Sebbene siano obsoleti, svolgono ancora una funzione centrale: preservano la storia aziendale e sono un componente indispensabile della documentazione digitale.

Perché i sistemi legacy nascono affatto nelle aziende

I sistemi legacy nascono ogni volta che viene introdotto un nuovo sistema o vengono apportate modifiche organizzative. In questi casi, il vecchio sistema non può essere dismesso tecnicamente perché i dati sono ancora necessari. Con il tempo, il sistema precedente diventa un’isola isolata che viene conservata solo per scopi di verifica, valutazioni o requisiti di legge. Proprio qui inizia il rischio, poiché più un sistema diventa vecchio, maggiore è l’impegno per mantenerlo in vita.

Quali dati contengono tipicamente i sistemi legacy

Per la protezione a lungo termine e la futura capacità di fornire informazioni, i contenuti rilevanti devono essere conservati in modo completo, strutturato e tracciabile. Frequentemente i sistemi legacy comprendono i seguenti dati:

dati transazionali storici, documenti, dati anagrafici, report, informazioni finanziarie, dati di produzione, informazioni su salari e stipendi, nonché documenti necessari per verifiche fiscali, analisi interne o documentazioni legali

Questo elenco viene effettuato consapevolmente una sola volta, poiché l’importanza di questi dati risiede nella loro interazione. I sistemi legacy non salvano solo valori, ma relazioni complesse che devono essere conservate integralmente nell’archivio.

Perché i sistemi legacy rappresentano un rischio considerevole

I sistemi legacy vengono spesso sottovalutati perché non sono più utilizzati attivamente. Tuttavia, il maggiore fattore di rischio nasce proprio da questo. Continuano a funzionare in background, mentre mancano gli aggiornamenti, il know how va perduto e si creano falle di sicurezza. Al contempo causano costi che nel corso degli anni possono essere considerevoli, ad esempio per licenze, hardware, backup o assistenza specializzata. La situazione diventa particolarmente critica quando i dipendenti che conoscevano ancora il sistema lasciano l’azienda. In caso di emergenza, nessuno è più in grado di fornire informazioni, sebbene le autorità di controllo richiedano esattamente questo.

L'importanza dell'integrità dei dati nei sistemi legacy

Un sistema legacy contiene la storia aziendale autentica. Queste informazioni devono essere conservate a lungo termine affinché le operazioni rimangano completamente tracciabili. È particolarmente importante che la visibilità originale dei valori, dei documenti e delle correlazioni venga mantenuta anche in seguito. I dati storici non devono essere estrapolati dal loro contesto. Una registrazione contabile è comprensibile solo se il relativo documento è visibile. Un ordine cliente è completo solo se possono essere visualizzati tutti i dati anagrafici e i collegamenti rilevanti. Proprio questa tracciabilità rende così impegnativa l’archiviazione o la migrazione dei sistemi legacy.

Perché la modernizzazione o l'archiviazione è spesso l'unica strada sensata

Le aziende non possono continuare a mantenere in esercizio i sistemi legacy all’infinito. Hardware obsoleto, sistemi operativi incompatibili o mancanza di patch di sicurezza rendono permanentemente impossibile il continuo mantenimento in esercizio. Al contempo i dati non devono andare perduti. Pertanto sempre più aziende optano per una modernizzazione controllata o un’archiviazione professionale. Con l’archiviazione i dati vengono estratti dal sistema legacy e resi disponibili in un ambiente a prova di revisione, in modo che rimangano leggibili anche senza il sistema originale. In questo modo è possibile sia abbattere i costi sia soddisfare i requisiti di legge.

I sistemi legacy e l'obbligo di conservazione previsto dalla legge

Gli obblighi di conservazione secondo il diritto commerciale e fiscale si applicano indipendentemente dallo stato tecnico di un sistema. Un’azienda deve essere in grado in qualsiasi momento di documentare in modo completo e corretto movimenti, documenti e valori storici. Un sistema legacy adempie a questo obbligo solo se i dati rimangono consultabili e comprensibili. In caso contrario incombono rischi durante le verifiche fiscali o in caso di insolvenza, quando nessuno è più in grado di utilizzare il sistema o interpretare i dati.

I sistemi legacy sono preziosi, ma solo con una gestione professionale

I sistemi legacy contengono la storia di un’azienda e quindi informazioni che possono essere ancora rilevanti a distanza di anni. Al contempo rappresentano un notevole rischio tecnico ed economico. L’archiviazione professionale o la modernizzazione di un sistema legacy consente di mettere al sicuro i dati a lungo termine, ridurre i costi e soddisfare i requisiti di Compliance in qualsiasi momento. Le aziende che affrontano questo tema per tempo non solo proteggono il proprio passato digitale, ma creano anche la base per un futuro sicuro e moderno.

Pianificate di archiviare un sistema legacy?