Perché i sistemi legacy sono importanti e quali rischi comportano?

Emanuel Böminghaus, Esperto di sistemi legacy e amministratore delegato di AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA

Negli ultimi anni il tema dei sistemi legacy ha acquisito grande importanza. In molte aziende esistono sistemi che, pur essendo tecnicamente obsoleti, contengono ancora dati indispensabili per il lavoro quotidiano, per le verifiche o per l’adempimento degli obblighi di conservazione previsti dalla legge. I sistemi legacy si trovano quindi in un punto critico tra passato e futuro: non possono essere semplicemente dismessi, ma generano costi elevati e rischi di sicurezza crescenti. Per questo motivo, la gestione professionale dei sistemi legacy è sempre più al centro dell’attenzione di reparti IT, revisori contabili e direzioni aziendali.

Cosa sono esattamente i sistemi legacy?

I sistemi legacy sono applicazioni, piattaforme o database che non vengono più sviluppati attivamente né utilizzati in produzione, ma che continuano a esistere perché contengono dati storici importanti. Spesso si tratta di sistemi sostituiti nell’ambito di progetti di modernizzazione, operazioni di carve-out o del passaggio a una nuova piattaforma ERP. Pur essendo obsoleti, svolgono ancora una funzione centrale: custodiscono la storia dell’azienda e sono una componente indispensabile della documentazione digitale. Per una panoramica su caratteristiche ed esempi concreti, leggete anche Cosa sono i sistemi legacy e come archiviarli?

Come nascono i sistemi legacy nelle aziende?

I sistemi legacy nascono ogni volta che viene introdotto un nuovo sistema o che l’organizzazione aziendale cambia. In questi casi il vecchio sistema non può essere spento, perché i suoi dati servono ancora. Con il tempo diventa un sistema isolato, mantenuto in funzione solo per verifiche, analisi o adempimenti di legge. È proprio qui che inizia il rischio: più un sistema invecchia, maggiore è l’impegno necessario per mantenerlo in funzione.

Quali dati contengono tipicamente i sistemi legacy?

Per essere tutelati nel lungo periodo e restare consultabili in caso di richieste future, i contenuti rilevanti devono essere conservati in modo completo, strutturato e tracciabile. Tipicamente, i sistemi legacy contengono:

dati transazionali storici, documenti, dati anagrafici, report, informazioni finanziarie, dati di produzione, dati retributivi (salari e stipendi), documenti necessari per verifiche fiscali, analisi interne o documentazione legale.

Il valore di questi dati non risiede nei singoli elementi, ma nelle loro interconnessioni: i sistemi legacy non memorizzano soltanto valori, ma anche relazioni complesse, che devono essere conservate integralmente nell’archivio.

Perché i sistemi legacy rappresentano un rischio considerevole?

I sistemi legacy vengono spesso sottovalutati perché non sono più utilizzati attivamente, ed è proprio qui che nasce il principale fattore di rischio. Continuano a funzionare in background mentre mancano gli aggiornamenti, il know-how va perduto e si aprono falle di sicurezza. Nel frattempo generano costi che, nel corso degli anni, possono diventare considerevoli, ad esempio per licenze, hardware, backup o assistenza specializzata. La situazione diventa particolarmente critica quando i dipendenti che conoscevano il sistema lasciano l’azienda: al momento di una verifica nessuno è più in grado di fornire le informazioni richieste, che sono proprio quelle che le autorità di controllo esigono.

L'importanza dell'integrità dei dati nei sistemi legacy

Un sistema legacy custodisce la storia autentica dell’azienda. Queste informazioni devono essere conservate a lungo termine, affinché le operazioni restino pienamente tracciabili. È particolarmente importante che valori, documenti e correlazioni restino visualizzabili nella loro forma originale anche in futuro. I dati storici non devono essere estrapolati dal loro contesto: una registrazione contabile è comprensibile solo se il relativo documento è visibile, e un ordine cliente è completo solo se è possibile visualizzare tutti i dati anagrafici e i collegamenti rilevanti. È proprio questa esigenza di tracciabilità a rendere così impegnativa l’archiviazione o la migrazione dei sistemi legacy.

Perché modernizzazione o archiviazione sono spesso l’unica strada sensata?

Le aziende non possono mantenere in esercizio i sistemi legacy all’infinito. Hardware obsoleto, sistemi operativi incompatibili o patch di sicurezza mancanti rendono impossibile, nel lungo periodo, mantenerli in funzione. Allo stesso tempo, i dati non devono andare persi. Per questo sempre più aziende scelgono una modernizzazione controllata o un’archiviazione professionale dei sistemi legacy. Con l’archiviazione, i dati vengono estratti dal sistema legacy e resi disponibili in un ambiente a prova di revisione, ad esempio con il sistema di ricerca ViewBox, così da restare leggibili anche senza il sistema originale. In questo modo è possibile sia ridurre i costi sia soddisfare i requisiti di legge.

Sistemi legacy e obblighi di conservazione previsti dalla legge

Gli obblighi di conservazione previsti dalla normativa civilistica e fiscale si applicano indipendentemente dallo stato tecnico di un sistema: le scritture contabili, ad esempio, devono essere conservate per dieci anni ai sensi dell’art. 2220 del Codice civile. Un’azienda deve essere in grado, in qualsiasi momento, di documentare in modo completo e corretto movimenti, documenti e valori storici. Un sistema legacy adempie a questo obbligo solo se i dati restano consultabili e comprensibili. In caso contrario si corrono rischi durante le verifiche fiscali o nelle procedure di insolvenza, quando nessuno è più in grado di utilizzare il sistema o di interpretarne i dati.

I sistemi legacy sono preziosi, ma solo con una gestione professionale

I sistemi legacy custodiscono la storia di un’azienda e, quindi, informazioni che possono restare rilevanti anche a distanza di anni. Allo stesso tempo rappresentano un notevole rischio tecnico ed economico. L’archiviazione professionale o la modernizzazione di un sistema legacy consente di mettere al sicuro i dati a lungo termine, ridurre i costi e soddisfare in qualsiasi momento i requisiti di compliance. Le aziende che affrontano questo tema per tempo non solo proteggono il proprio passato digitale, ma pongono anche le basi per un futuro sicuro e moderno.

State pianificando l’archiviazione di un sistema legacy?