Archiviazione ERP: mettere al sicuro i dati,
conservare i report e garantire la compliance con AvenDATA
Da SAP, Oracle, Microsoft Dynamics e Infor fino alle soluzioni sviluppate su misura: con il nostro servizio di archiviazione ERP mettiamo al sicuro i dati provenienti da sistemi ERP di ogni tipo, generazione e settore, dalla contabilità alla gestione del personale fino al controllo della produzione.
La sfida
I dati storici dei sistemi ERP legacy sono importanti, ma accedervi diventa sempre più difficile, se non impossibile.
Nel corso di migrazioni IT, dismissioni di sistemi (ad esempio il passaggio a SAP S/4HANA) o lo smantellamento di paesaggi ERP obsoleti, le aziende si trovano regolarmente di fronte a un compito critico:
I sistemi ERP legacy, spesso applicazioni sviluppate e ampliate nel corso di molti anni con strutture dati complesse e personalizzate, contengono ancora informazioni rilevanti ai fini fiscali, legali o aziendali.
Tuttavia, mantenere in esercizio questi sistemi è costoso: il software non viene più aggiornato, le licenze scadono e il know how interno all’azienda va perduto.
Così l’accesso a dati importanti si complica, anche se questi devono restare disponibili, analizzabili e conservati a norma, nel rispetto dei requisiti di revisione.
È proprio qui che interviene AvenDATA con la sua soluzione di archiviazione ERP.
Archiviazione ERP: una soluzione collaudata
con oltre 17 anni di esperienza nei progetti
In oltre 17 anni e attraverso migliaia di dismissioni di sistemi, AvenDATA ha studiato, sviluppato e perfezionato sul campo il proprio metodo di archiviazione ERP.
Grazie a questo approccio collaudato, nel corso degli anni abbiamo sempre risposto in modo affidabile e tracciabile a ogni quesito specialistico, verifica fiscale e richiesta di informazioni legali.
Il software utilizzato, ViewBox, si è affermato come sistema di ricerca stabile e sicuro, sia nel lavoro quotidiano di audit sia per l’accesso a livello aziendale.
ViewBox è oggi in uso in oltre il 50% delle società quotate nel DAX, il principale indice azionario tedesco: una chiara prova della sua stabilità, flessibilità e utilità pratica ai massimi livelli.
Dall’Europa all’Asia fino al Nord America: ViewBox è da tempo in uso in tutto il mondo.
Le vostre analisi restano disponibili come report consultabili
in ViewBox
Non ci limitiamo ad acquisire tutti i dati del vostro sistema ERP: garantiamo anche che possiate consultarli, verificarli e utilizzarli in modo permanente nel nostro software ViewBox.
Ciò include:
- La ricostruzione dei report rilevanti e delle analisi aziendali
- L’implementazione di report personalizzati per il cliente (inclusi programmi ed elenchi sviluppati internamente)
- L’archiviazione di tutti i documenti necessari per ricostruire i report (ad esempio fatture, ordini o documenti contabili)
Già prima dell’avvio del progetto definiamo insieme quali report e analisi serviranno in futuro per scopi fiscali, valutazioni aziendali o requisiti legali. Potrete contare sulla nostra esperienza pluriennale, maturata in numerosi progetti di archiviazione per i più diversi sistemi ERP, settori e aree specialistiche.
In ViewBox potrete consultare, filtrare e valutare questi report anche a distanza di anni dalla dismissione, in modo del tutto indipendente dal sistema ERP originale.
Che si tratti di verifiche fiscali, richieste interne o chiarimenti legali, avrete accesso in qualsiasi momento a report chiari, strutturati e filtrabili, senza costi di licenza per il sistema originale e senza doverlo più utilizzare.
Esecuzione rapida del progetto ed elevato vantaggio economico (ROI misurabile)
anche per sistemi ERP complessi
La dismissione di un sistema ERP richiede in genere da 1 a 6 mesi, a seconda della sua complessità e del volume dei dati. Grazie al nostro approccio chiaramente strutturato e standardizzato, archiviamo in modo efficiente e sicuro anche sistemi di grandi dimensioni.
Abbiamo già trasferito con successo nella nostra soluzione di archiviazione, ad esempio, applicazioni ERP con diversi terabyte di dati, compresi report, programmi personalizzati e documentazione completa.
Con la nostra metodologia di progetto consolidata, i clienti ottengono in breve tempo risparmi significativi: sui costi di licenza per software legacy, database e sistemi operativi, ma anche su manutenzione, infrastruttura e carico di lavoro interno.
Nella stragrande maggioranza dei nostri progetti l’investimento si ripaga in meno di un anno, grazie ai risparmi misurabili su licenze, infrastruttura e risorse interne.
Analisi
Sistema ERP
Il primo passo di ogni dismissione ERP è un’analisi dettagliata del vostro sistema esistente, che costituisce la base per stimare con precisione durata e costi del progetto di archiviazione ERP.
In questa fase rileviamo aspetti sia tecnici sia funzionali, tra cui:
- Modalità di accesso al sistema ERP esistente
- Tipo, struttura e dimensioni del database (ad esempio Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, SAP HANA o database proprietari)
- Ambito e rilevanza dei report e delle applicazioni esistenti
- Personalizzazioni specifiche, come programmi sviluppati internamente, interfacce o moduli aggiuntivi
Riepiloghiamo i risultati in un’offerta vincolante a prezzo fisso, che vi garantisce la massima certezza in fase di pianificazione e di decisione.
Archiviazione Progetto
per Sistemi ERP
Conclusa l’analisi del sistema, il progetto vero e proprio prende avvio in modo strutturato, efficiente e con milestone chiaramente definite.
Durante una riunione di kick-off congiunta definiamo con il vostro team tutti i presupposti organizzativi e tecnici. Da quel momento ci facciamo carico noi della maggior parte delle attività:
- Configurazione dell’accesso al sistema
- Esportazione e acquisizione dei dati rilevanti
- Ricostruzione dei report principali e delle analisi personalizzate
- Documentazione di tutti i passaggi ai fini della conformità di revisione
I nostri project manager esperti vi affiancano durante l’intero processo e garantiscono uno svolgimento senza intoppi, con un impegno minimo di risorse da parte vostra.
Al termine del progetto eseguiamo insieme fasi strutturate di test e di collaudo, per verificare che tutti i dati siano stati archiviati in modo completo, corretto e tracciabile.
Risultato
dell'Archiviazione
A progetto concluso, tutte le tabelle, i documenti e i report rilevanti del vostro sistema ERP vengono trasferiti in ViewBox, il software sviluppato internamente da AvenDATA.
ViewBox è un sistema di ricerca basato sul web che garantisce a voi e ai soggetti autorizzati (ad esempio revisori o autorità fiscali), anche anni dopo la dismissione, un accesso rapido, sicuro e tracciabile alle informazioni archiviate.
Un valore aggiunto particolare: ricostruiamo tutti i principali report standard e personalizzati, affinché le analisi tecniche, fiscali o legali restino sempre possibili, anche senza accesso al sistema ERP originale.
Nach erfolgreicher Implementierung und Abnahme der ViewBox kann das ursprüngliche ERP-System vollständig außer Betrieb genommen werden.
Dopo l’implementazione e il collaudo di ViewBox, il sistema ERP originale può essere dismesso definitivamente. Alla conclusione del progetto riceverete una documentazione completa del progetto e della procedura, che illustra in modo tracciabile tutti i passaggi, in particolare per quanto riguarda:
- Il tipo di acquisizione dei dati
- La struttura dei contenuti archiviati
- Le fasi di test e di collaudo eseguite
Inoltre, documentiamo nel nostro sistema di ticketing Jira ogni singolo passaggio dell’archiviazione, dall’esportazione dei dati fino al collaudo finale e all’eventuale successiva cancellazione del sistema originale, in modo conforme ai requisiti di revisione. Così terzi e revisori possono verificare in qualsiasi momento come è stata eseguita l’archiviazione.
ViewBox Enterprise:
utilizzate in modo sicuro e rapido i dati archiviati dei sistemi legacy
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA offre una piattaforma potente per l’accesso sicuro ai dati provenienti da sistemi ERP dismessi e da sistemi legacy. La soluzione unisce moderne funzioni di ricerca e analisi ad alte prestazioni, meccanismi di sicurezza completi e funzionalità intelligenti basate sull’intelligenza artificiale.
ViewBox Enterprise fa sì che i vostri dati archiviati:
- rimangano comprensibili e utilizzabili anche molti anni dopo la dismissione del sistema
- possano essere consultati, filtrati e analizzati in modo rapido e mirato
- siano disponibili in modo inalterabile e tracciabile per audit interni ed esterni
- siano protetti da accessi non autorizzati grazie a permessi basati sui ruoli
- possano essere analizzati in modo più efficiente grazie a funzionalità intelligenti
- restino disponibili indipendentemente dall’applicazione originale
Una caratteristica particolare è, ad esempio, la cancellazione automatizzata dei dati basata su regole: in base ai termini di conservazione previsti dalla legge, dai contratti o dalle policy aziendali, i dati possono essere cancellati in modo controllato, tracciabile e documentato alla scadenza del termine. In questo modo ViewBox Enterprise aiuta le aziende a rispettare i propri requisiti di protezione dei dati (GDPR) e di compliance.
Così i dati storici aziendali restano disponibili nel lungo periodo.
Pronti per il
passo successivo?
In un colloquio di un’ora con un nostro esperto analizzeremo insieme il vostro sistema ERP, che si tratti di una soluzione standard, di un’applicazione personalizzata o di un sistema sviluppato interamente su misura.
Vi mostreremo dal vivo come dismettere il vostro sistema in modo efficiente e mantenere i dati analizzabili nel lungo periodo. Il colloquio comprende:
- Un confronto sulla struttura dei dati, sulla loro acquisizione e sui report esistenti
- Una demo dal vivo della nostra soluzione ViewBox
- Una spiegazione di come ricostruiamo i report e le analisi personalizzate
- Una stima affidabile di impegno, durata e prezzo
Trasparenza fin dall’inizio:
Le nostre proposte di progetto si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Inoltre, puntiamo su affidabilità, precisione e un rapporto qualità-prezzo equo.
Fissate ora un appuntamento per il vostro colloquio gratuito e personalizzato con un esperto.
Risposte rapide alle vostre domande
personali & non vincolanti sulla
Archiviazione ERP
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