Dismettere ma mettere in sicurezza i dati, anche dopo
un Merger & Acquisition in caso di cessione,
acquisizione o scorporo
ma ancora soggetti all'obbligo di conservazione. Con AvenDATA.
Archiviamo sistemi obsoleti di ogni tipo, indipendentemente da settore, software o struttura.
La sfida
Nel corso di un’acquisizione, fusione o scorporo, i precedenti sistemi IT spesso rimangono inutilizzati e non sono più necessari, ma per motivi legali non possono essere immediatamente dismessi. Gli obblighi di conservazione fiscali e normativi richiedono un mantenimento sicuro dei dati rilevanti per il business. Problemi tipici negli scenari di M&A:
I sistemi obsoleti devono continuare a essere operativi, sebbene non vengano più utilizzati.
- L’infrastruttura IT causa costi continui
- I rischi per la sicurezza insorgono a causa di sistemi non più sottoposti a manutenzione
- I dati devono rimanere selettivamente analizzabili e accessibili
- Il personale IT originario spesso non è più a disposizione
- Le responsabilità e gli obblighi di accesso rimangono indefiniti
Il risultato: AvenDATA si fa carico dell’archiviazione a prova di revisione dei vostri sistemi obsoleti. I vostri dati rimangono accessibili, conservati in modo legalmente sicuro e tutto questo senza alcun ambiente di sistema attivo o personale interno.
Comprovata soluzione di archiviazione
da oltre 17 anni di esperienza nei progetti
L’archiviazione di sistemi obsoleti è stata costantemente sviluppata da AvenDATA in oltre 17 anni e perfezionata nella pratica in migliaia di progetti nell’ambito di transazioni aziendali, sia in caso di acquisizioni, fusioni o scorpori.
Sulla base del nostro approccio consolidato nel corso degli anni siamo stati in grado di rispondere in modo affidabile e tracciabile a tutte le domande tecniche, alle richieste derivanti da verifiche aziendali e alle questioni legali, anche quando le strutture IT erano già state sciolte e il personale originario non era più disponibile.
La soluzione software impiegata a tale scopo si è affermata come un affidabile sistema di ricerca che funziona senza intoppi sia nella pratica di revisione sia nell’accesso da parte di nuovi proprietari, revisori contabili o consulenti fiscali.
Attualmente è in uso in oltre il 50% delle aziende del DAX, il che rappresenta una chiara prova della sua stabilità, flessibilità e idoneità pratica ai massimi livelli.
Dall’Europa all’Asia, dal Nord America e ritorno, le nostre soluzioni di archiviazione sono in uso in tutto il mondo.
Le vostre analisi continuano a vivere
anche dopo un'acquisizione, fusione o scorporo
I sistemi se ne vanno, i dati rimangono analizzabili e legalmente sicuri nel ViewBox.
Nell’ambito dei processi di M&A non ci limitiamo ad acquisire tutti i dati dai sistemi obsoleti dismessi. Ci assicuriamo anche che questi dati rimangano permanentemente comprensibili, verificabili e utilizzabili.
Nello specifico questo significa:
- La ricostruzione di analisi standard rilevanti a livello gestionale
- L’implementazione di report personalizzati, inclusi report aziendali specifici e analisi speciali
- L’archiviazione di tutti i documenti correlati come fatture, ordini o documenti contabili
Già dall’inizio del progetto definiamo insieme quali analisi saranno necessarie in futuro. Che si tratti di scopi fiscali, analisi interne o requisiti legali del nuovo proprietario.
Grazie alla nostra pluriennale esperienza con le dismissioni nel contesto di M&A, incluse strutture di gruppo più complesse, assicuriamo che tutti i report possano essere messi a disposizione in modo tracciabile e a prova di revisione.
Nel ViewBox le analisi rimangono disponibili anche ad anni di distanza dalla dismissione, del tutto senza sistemi originali, licenze SAP o problemi di consegna.
Per richieste interne, verifiche esterne o obblighi di documentazione legale: i report sono in ogni momento ricercabili in modo strutturato e preparati in modo comprensibile.
Rapido svolgimento del progetto &
grande
vantaggio economico
anche in ambito M&A
L’archiviazione di un sistema obsoleto dura di norma tra 1 e 6 mesi, a seconda della complessità e della mole di dati. Soprattutto nell’ambito di acquisizioni, fusioni o scorpori, una dismissione rapida e strutturata dei vecchi sistemi IT è essenziale per evitare inutili duplicazioni strutturali e costi.
Grazie alla nostra metodologia di progetto standardizzata è possibile archiviare in modo efficiente, legalmente sicuro e completo persino sistemi di grandi dimensioni. Abbiamo già trasferito con successo nella nostra soluzione di archiviazione sistemi con oltre 30 terabyte di volume di dati, inclusi tutti i report e la documentazione rilevanti.
I vantaggi: notevoli risparmi sui costi di licenza (ad es. per database, sistemi operativi o sistemi di archiviazione), riduzione dei costi di manutenzione e di infrastruttura, nonché sgravio delle risorse interne, che dopo una transazione vengono per lo più riorganizzate o esternalizzate.
Il Return on Investment (ROI) nella stragrande maggioranza dei nostri progetti è inferiore a un anno. Un chiaro valore aggiunto economico per acquirenti e venditori.
Analisi del sistema
Anche dopo un’acquisizione, fusione o scorporo: un’analisi approfondita crea chiarezza.
Prima di iniziare con l’archiviazione, analizziamo in dettaglio il sistema obsoleto rimanente. Questa analisi costituisce la base per una stima attendibile della durata del progetto, dell’onere e dei costi, indipendentemente dal fatto che le capacità IT interne siano ancora disponibili o siano già state ristrutturate.
In questa fase prendiamo in considerazione aspetti sia tecnici sia gestionali, tra cui:
- Opzioni di accesso al sistema esistente
- Tipologia, struttura e dimensioni del database
- Ambito e importanza dei report e delle analisi esistenti
- Particolarità individuali come analisi speciali specifiche o interfacce
Sulla base dei risultati riceverete da noi un’offerta vincolante a prezzo fisso per la massima trasparenza e pianificabilità all’interno del processo di transazione.
Archiviazione del progetto
Dopo la conclusione dell’analisi ha inizio il vero e proprio progetto di archiviazione con traguardi chiaramente definiti e un onere minimo per tutte le parti coinvolte.
Nell’ambito di una riunione iniziale congiunta chiariamo i requisiti tecnici e organizzativi, spesso con il coinvolgimento di più parti (ad es. acquirenti, venditori e fornitori di servizi IT). Il nostro approccio strutturato è volto a operare in modo efficiente anche in condizioni di M&A.
Da questo punto in poi ci facciamo carico della maggior parte delle attività:
- Configurazione tecnica e configurazione degli accessi
- Esportazione e acquisizione di tutti i dati rilevanti per l’archiviazione
- Riproduzione dei report rilevanti, incluse le analisi specifiche dell’azienda
- Documentazione completa di tutti i passaggi a prova di revisione
A seconda della complessità il progetto dura tra 1 e 6 mesi. I nostri esperti responsabili di progetto assicurano uno svolgimento senza intoppi, persino in caso di diritti di accesso limitati o di mancata consegna da parte del personale interno.
A conclusione del progetto eseguiamo insieme fasi strutturate di test e di validazione per assicurare che tutti i dati siano stati archiviati in modo completo, corretto e tracciabile (conforme alla legge, verificabile e utilizzabile a lungo termine).
Risultato
dell'archiviazione
Trasparente, a prova di revisione e collaudato in ambito M&A. Al termine del progetto tutte le tabelle, i documenti e le analisi rilevanti provenienti dal sistema obsoleto dismesso sono stati trasferiti nella nostra soluzione software sviluppata internamente.
La nostra piattaforma di archiviazione basata sul web consente agli enti autorizzati, come acquirenti, revisori contabili o autorità, anche ad anni di distanza dalla dismissione del sistema, di accedere a tutte le informazioni archiviate in modo sicuro e tracciabile.
Un particolare vantaggio negli scenari di M&A: ricostruiamo tutte le analisi standard e personalizzate rilevanti a livello gestionale e fiscale (inclusi i report speciali), in modo che le analisi e gli obblighi di prova possano essere soddisfatti anche senza il sistema originale, del tutto senza licenze software aggiuntive o complessi processi di consegna.
Dopo la corretta messa in funzione e approvazione il sistema di origine può essere completamente dismesso, inclusi database, sistema operativo, middleware e strutture di licenza.
A conclusione del progetto tutte le parti coinvolte ricevono una documentazione completa del progetto o della procedura che illustra in modo trasparente tutti gli aspetti rilevanti, come tra l’altro:
- le modalità di acquisizione dei dati
- la struttura e la completezza dei contenuti archiviati
- le fasi di test e di validazione eseguite
Inoltre registriamo ogni singolo passaggio del progetto a prova di revisione nel nostro sistema di ticketing Jira, dall’esportazione dei dati fino alla validazione finale o alla cancellazione del sistema obsoleto. In questo modo è sempre tracciabile, anche per terzi, come è stata eseguita l’archiviazione, persino quando non si ha più accesso al team originale o all’IT interno.
Sistema software e di ricerca ViewBOX
Rendere i dati utilizzabili in modo intelligente anche dopo transazioni di M&A
Con la nostra soluzione di archiviazione basata sul web AvenDATA offre un potente sistema di lettura e di ricerca, sviluppato appositamente per l’accesso ai dati provenienti da sistemi obsoleti dismessi nell’ambito di acquisizioni aziendali, scorpori o fusioni.
Tramite un’interfaccia web intuitiva il sistema consente di reperire rapidamente, analizzare in modo strutturato e mettere a disposizione in modo mirato le informazioni archiviate, del tutto senza accesso al sistema di origine o conflitti nel passaggio di consegne.
La soluzione assicura che i dati archiviati:
- rimangano comprensibili, completi e utilizzabili indipendentemente dal sistema obsoleto anche dopo la dismissione
- siano consultabili in qualsiasi momento a prova di revisione (ad es. per acquirenti, revisori contabili e consulenti fiscali)
- siano a disposizione in modo strutturato per processi di verifica sia interni che esterni
Una funzionalità centrale per gli scenari di M&A: la cancellazione automatizzata e integrata dei dati. Sulla base di periodi di conservazione definiti, alla scadenza delle disposizioni di legge o interne all’azienda, i dati possono essere cancellati in base a regole e in modo documentato (in conformità al GDPR e ai principi GoBD, senza ulteriore onere amministrativo).
Il software e l’infrastruttura cloud sottostante sono dotati di certificazioni multiple e vengono regolarmente sottoposti a completi test di sicurezza e di funzionalità, per la massima affidabilità in ambienti di M&A sensibili.
Il software e l’infrastruttura cloud sottostante sono dotati di certificazioni multiple e vengono regolarmente sottoposti a completi test di sicurezza e di funzionalità, per la massima affidabilità in ambienti di M&A sensibili.
ViewBox – Ihre Brücke
für alle Ihre Legacy-Systeme in die Vergangenheit
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Auch nach einer Übernahme, Fusion oder Ausgliederung bleiben Ihre archivierten Daten vollständig erhalten.
Selbst wenn das Ursprungssystem stillgelegt wurde oder der Zugriff eingeschränkt ist, ermöglicht ViewBox den sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf die archivierten Informationen – strukturiert, revisionssicher und jederzeit verfügbar.
So bleiben auch nach M&A-Transaktionen alle relevanten Daten nutzbar – für interne Analysen, steuerliche Prüfungen oder rechtliche Anforderungen.
Pronti per il
prossimo passo?
In un colloquio di un’ora con un esperto analizziamo insieme il vostro sistema obsoleto, indipendentemente dal fatto che avvenga dopo un’acquisizione, fusione o scorporo. Vi mostriamo dal vivo come dismettere in modo efficiente i sistemi e mettere al sicuro tutti i dati in modo permanentemente conforme alla legge e analizzabile, incluso:
- In questo colloquio riceverete:
- Un allineamento strutturato sulla struttura dei dati, sull’acquisizione dei dati e sulla situazione dei report
- Una dimostrazione dal vivo della nostra soluzione di archiviazione
- Una spiegazione di come replichiamo le analisi esistenti e i report personalizzati
- Una valutazione attendibile della durata del progetto, dell’onere e dei costi
Piena trasparenza fin dall’inizio:
Le nostre proposte si basano su prezzi fissi senza costi nascosti o rinegoziazioni successive. Anche in caso di mancato accesso al team IT originario assicuriamo un’implementazione senza intoppi.
Le nostre proposte si basano su prezzi fissi senza costi nascosti o rinegoziazioni successive. Anche in caso di mancato accesso al team IT originario assicuriamo un’implementazione senza intoppi.
Fissate ora un appuntamento per il vostro colloquio gratuito e non vincolante con un esperto.
Risposte rapide alle vostre domande
personali & non vincolanti sulla
Archiviazione nei Processi di M&A
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Grazie mille
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Vi contatteremo a breve.
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