Dismettere i sistemi, gestire i dati in modo intelligente
Il Data Lifecycle Management (DLM) sotto controllo con AvenDATA
Che si tratti di ERP, CRM, sistemi HR, DMS o soluzioni proprietarie, archiviamo le vostre applicazioni legacy a prova di revisione, in conformità alle normative e con piena ricercabilità dei dati. Per ogni settore, ogni piattaforma e ogni annualità di dati.
La sfida
Un Data Lifecycle Management (DLM) professionale richiede che i dati non vengano soltanto generati, utilizzati e analizzati, ma che, al termine del loro utilizzo attivo, vengano anche archiviati o cancellati in modo controllato ed economicamente sostenibile.
Molte aziende si arenano proprio in quest’ultima fase:
- I dati storici restano in sistemi legacy che devono rimanere operativi per motivi di conformità
- I sistemi continuano a generare costi, pur non avendo più alcun ruolo operativo
- Le infrastrutture IT invecchiano, i contratti di manutenzione esterni restano in vigore e le risorse interne rimangono vincolate
- I rischi per la sicurezza crescono quanto più l’ambiente invecchia senza manutenzione
- Manca una visione d’insieme del patrimonio di dati e gli obiettivi del DLM, come efficienza, trasparenza e governance, restano inattuati
La conseguenza: il ciclo di vita dei dati non si conclude, ma resta bloccato nei sistemi legacy. Questo non solo genera costi, ma contraddice qualsiasi approccio moderno alla gestione dei dati.
Soluzioni di archiviazione globali
per l’intero ciclo di vita dei dati
Esperienza internazionale e focus sul DLM
L’archiviazione e l’utilizzo a lungo termine dei dati dei sistemi legacy sono una componente centrale di un Data Lifecycle Management (DLM) ben strutturato. Da oltre 17 anni AvenDATA aiuta le aziende di tutto il mondo ad archiviare in modo sicuro i dati delle applicazioni legacy, a conservarli in conformità alle normative e a renderli accessibili in modo strutturato, indipendentemente dal sistema di origine.
I nostri processi di archiviazione sono stati sviluppati e costantemente perfezionati sulla base di oltre mille progetti di successo. Abbiamo integrato tutti i requisiti rilevanti emersi da verifiche fiscali, questioni legali e controlli interni, trasformandoli in una soluzione affidabile e concretamente applicabile.
Al centro c’è il nostro software ViewBox: un sistema di ricerca intuitivo e a prova di revisione, che rende i dati storici utilizzabili in modo efficiente. Che sia per finalità fiscali, legali o analitiche, ViewBox consente un accesso strutturato lungo l’intero ciclo di vita dei dati. Non sorprende che oggi sia utilizzato in oltre il 50% delle aziende del DAX, il principale indice azionario tedesco.
Dalle medie imprese alle multinazionali, dall’Europa al Nord America fino all’Asia, ViewBox è utilizzato in tutto il mondo e soddisfa i più elevati requisiti di sicurezza dei dati, trasparenza e conformità normativa nell’ambito del DLM.
Mettere al sicuro i dati storici. Ricostruire i report.
Gestire i dati secondo i principi del DLM.
Non ci limitiamo ad acquisire in modo completo i dati del vostro sistema legacy: ci assicuriamo anche che possiate analizzarli, consultarli e verificarli in modo strutturato e permanente in ViewBox. Nell’ambito di un Data Lifecycle Management (DLM) professionale, infatti, i report e le analisi archiviati svolgono un ruolo centrale.
Il nostro servizio comprende, ad esempio:
- La ricostruzione dei report standard e delle analisi gestionali rilevanti
- L’implementazione di report individuali e personalizzati, incluse le analisi sviluppate internamente
- L’archiviazione di tutti i documenti correlati (ad es. fatture, ordini e registrazioni contabili), per rendere verificabili i contenuti dei report
Già prima dell’avvio del progetto definiamo insieme a voi quali report serviranno a lungo termine, che si tratti di requisiti fiscali, analisi interne od obblighi probatori. Potete contare sulla nostra pluriennale esperienza nell’archiviazione dei più diversi sistemi, settori e logiche di analisi.
In ViewBox questi report restano comprensibili, filtrabili e completamente disponibili anche a distanza di anni dalla dismissione del sistema, senza bisogno del sistema applicativo originale né di licenze aggiuntive.
Che si tratti di audit, richieste interne o chiarimenti legali, avete accesso in qualsiasi momento ad analisi strutturate nell’ambito di una strategia DLM ben definita. Approfondite il tema nel nostro articolo sul Data Lifecycle Management tra rifiuti digitali e vantaggio competitivo.
Progetti efficienti, vantaggi economici misurabili
Implementazione rapida, risparmi concreti, ROI sostenibile
L’archiviazione di un sistema legacy richiede di norma da 1 a 6 mesi, a seconda della complessità, della struttura e del volume dei dati. Grazie al nostro approccio standardizzato e collaudato, archiviamo in modo efficiente, sicuro e tracciabile anche sistemi di grandi dimensioni.
Abbiamo già trasferito con successo nella nostra soluzione di archiviazione anche sistemi con diversi terabyte di dati e relazioni complesse, inclusi report, analisi personalizzate e documentazione completa.
Parlate con i nostri esperti ottengono rapidamente vantaggi misurabili, ad esempio:
- Eliminazione dei costi di licenza ricorrenti per applicazioni e database legacy
- Risparmio sulla manutenzione e sull’hosting dell’infrastruttura legacy
- Riduzione dell’impegno interno grazie alla disponibilità centralizzata dei dati a prova di revisione
- Maggiore conformità nell’ambito di moderne strategie DLM
Nella maggior parte dei progetti il ritorno sull’investimento (ROI) arriva in meno di un anno, grazie alla concreta riduzione del carico sull’IT, a un chiaro controllo del budget e all’integrazione sostenibile dei dati archiviati in un Data Lifecycle Management olistico.
Analisi del sistema:
il primo passo verso un’archiviazione di successo
Ogni progetto di archiviazione inizia con un’analisi dettagliata del vostro sistema legacy. Questa analisi è la base per stimare in modo realistico la durata del progetto, il volume dei dati e i requisiti tecnici. Su questa base elaboriamo un’offerta vincolante a prezzo fisso, che vi garantisce la massima certezza di pianificazione.
Durante l’analisi rileviamo, tra l’altro:
- Modalità di accesso al sistema esistente (ad es. database, API o esportazione di file)
- Tipologia, struttura e volume dei dati
- Rilevanza dei report, delle analisi e delle tipologie di documenti esistenti
- Specificità come sviluppi interni, interfacce o moduli aggiuntivi
Tutti i risultati vengono documentati in modo strutturato e tradotti in un’offerta chiara, così potete decidere con certezza quando e come archiviare il vostro sistema legacy.
Il progetto di archiviazione:
struttura chiara, implementazione sicura
Conclusa l’analisi, prende avvio il progetto di archiviazione vero e proprio, con una riunione di avvio congiunta e traguardi definiti. Da quel momento ci facciamo carico per voi della maggior parte delle attività tecniche e organizzative.
Fasi tipiche del progetto:
- Configurazione degli accessi al sistema e delle interfacce di esportazione
- Acquisizione e strutturazione dei dati rilevanti
- Ricostruzione dei report principali e delle analisi personalizzate
- Documentazione a prova di revisione di tutte le fasi di elaborazione
La durata dipende dalla complessità del sistema. I nostri project manager esperti vi accompagnano in tutte le fasi, dal coordinamento fino alla validazione. Grazie a processi chiari, a una metodologia standardizzata e a una comunicazione trasparente, il vostro impegno interno resta minimo.
Al termine del progetto eseguiamo test strutturati e il collaudo, per assicurare che tutti i dati siano stati archiviati in modo completo, corretto e tracciabile.
Risultato dell’archiviazione:
accesso completo, anche a distanza di anni
Concluso il progetto, tutte le tabelle, i documenti e i report rilevanti del vostro sistema legacy sono disponibili nella nostra soluzione software ViewBox. Il sistema di ricerca basato sul web offre agli utenti autorizzati, anche a distanza di anni dalla dismissione, un accesso rapido, sicuro e a prova di revisione, indipendentemente dal sistema applicativo originale.
Un particolare valore aggiunto: ricostruiamo tutti i report standard e personalizzati essenziali, così le analisi specialistiche, fiscali o legali restano possibili senza problemi, senza licenze aggiuntive né dipendenze tecniche.
Dopo l’implementazione e il collaudo, il sistema di origine può essere dismesso completamente; la dismissione viene documentata in modo giuridicamente valido.
Riceverete inoltre una documentazione completa della procedura, che comprende tra l’altro:
- Tipologia e ambito dell’acquisizione dei dati
- Struttura e preparazione dei contenuti archiviati
- Esecuzione e risultati dei test e del collaudo
- Fasi di processo registrate nell’ambito del Data Lifecycle Management
Tutti i processi vengono inoltre documentati a prova di revisione nel nostro sistema di ticketing: dall’esportazione dei dati fino al collaudo finale e, se previsto, alla successiva cancellazione del sistema di origine. In questo modo l’intera archiviazione resta tracciabile in qualsiasi momento, anche per terzi e revisori.
ViewBox Enterprise!
Utilizza in modo sicuro e rapido i dati archiviati dai sistemi legacy!
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA offre una piattaforma potente per l’accesso sicuro ai dati provenienti da sistemi ERP dismessi e da sistemi legacy. La soluzione unisce moderne funzioni di ricerca e analisi a prestazioni elevate, meccanismi di sicurezza completi e funzionalità intelligenti, sviluppate interamente con l’ausilio dell’intelligenza artificiale.
ViewBox Enterprise fa sì che i tuoi dati archiviati:
- rimangano comprensibili e utilizzabili anche molti anni dopo la dismissione del sistema
- possano essere consultati, filtrati e analizzati in modo rapido e mirato
- siano disponibili in modo inalterabile e tracciabile per audit interni ed esterni
- siano protetti da accessi non autorizzati grazie ad autorizzazioni basate sui ruoli
- possano essere analizzati in modo più efficiente grazie a funzionalità intelligenti
- restino disponibili indipendentemente dall’applicazione originaria
Una caratteristica particolare è, ad esempio, la cancellazione dei dati automatizzata e basata su regole. Sulla base dei termini di conservazione previsti dalla legge, dai contratti o dalle policy aziendali interne, i dati possono essere cancellati in modo controllato, tracciabile e documentato una volta scaduto il termine corrispondente. In questo modo ViewBox Enterprise supporta le aziende nell’attuazione dei propri requisiti di protezione dei dati e di conformità.
Così i dati storici aziendali restano disponibili nel lungo periodo.
Pronti per il
passo successivo?
Parliamo del vostro sistema legacy e del futuro ciclo di vita dei vostri dati.
In un colloquio di un’ora con un nostro esperto analizziamo insieme il vostro sistema legacy, che si tratti di un sistema ERP, CRM, paghe o DMS. L’obiettivo è mostrarvi come dismettere in sicurezza la vostra applicazione e mantenere i dati disponibili e analizzabili a lungo termine, secondo i principi di un moderno Data Lifecycle Management (DLM).
In questo colloquio riceverete:
- Una valutazione approfondita della struttura dei dati, delle modalità di acquisizione e dei report esistenti
- Una dimostrazione dal vivo della nostra soluzione di archiviazione e di ricerca ViewBox
- Una panoramica del nostro approccio alla ricostruzione di analisi standard e personalizzate
- Una stima attendibile di durata, impegno e costi del progetto a prezzo fisso
Trasparenza fin dall’inizio:
Le nostre proposte di progetto si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Qualità, affidabilità e un equo rapporto qualità-prezzo sono al centro del nostro lavoro.
Fissate una dimostrazione dal vivo orientata al DLM
Risposte rapide alle vostre domande
colloquio personale e senza impegno sul Data Lifecycle Management
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Grazie!
Grazie mille per la vostra richiesta.
Vi contatteremo a breve.
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