Archiviazione dei sistemi DMS/ECM
Mettete al sicuro i dati, conservate i documenti e garantite la conformità con AvenDATA.
Da OpenText, d.velop ed easy Archiv fino alle soluzioni DMS o ECM sviluppate internamente: archiviamo contenuti provenienti da applicazioni legacy di ogni tipo e generazione, comprese le soluzioni di settore. Dall’archiviazione dei documenti a prova di revisione ai flussi di lavoro, fino alla gestione dei metadati.
La sfida
I documenti storici conservati nei vecchi sistemi DMS ed ECM restano importanti, ma accedervi diventa sempre più difficile, se non impossibile.
In occasione di migrazioni IT, cambi di software o dismissioni di ambienti DMS/ECM, le aziende si trovano regolarmente di fronte a una sfida critica. I sistemi legacy, spesso piattaforme documentali stratificatesi nel corso degli anni con strutture complesse e personalizzate, custodiscono ancora contenuti rilevanti a fini fiscali, legali o gestionali.
Tuttavia, la gestione di questi sistemi è costosa: il software non riceve più manutenzione, le licenze scadono e il know how interno va perso. L’accesso a documenti e informazioni importanti diventa difficoltoso o impossibile, sebbene questi contenuti debbano restare disponibili, reperibili e a prova di revisione.
È qui che interviene AvenDATA, con la sua soluzione di archiviazione per sistemi legacy DMS/ECM.
Una soluzione di archiviazione comprovata,
forte di oltre 17 anni di esperienza
In oltre 17 anni AvenDATA ha costantemente perfezionato l’archiviazione dei sistemi legacy DMS/ECM, mettendola alla prova sul campo in migliaia di progetti.
Grazie a questo approccio collaudato, abbiamo sempre risposto in modo affidabile e tracciabile a ogni quesito tecnico, a ogni richiesta di audit e a tutti i requisiti di legge.
Il software utilizzato, ViewBox, si è affermato come un potente sistema di ricerca, efficace sia nei controlli di conformità sia nell’accesso quotidiano ai dati aziendali.
ViewBox è in uso in oltre la metà delle aziende del DAX, il principale indice azionario tedesco: una chiara conferma della sua stabilità e flessibilità e della sua solidità sul campo ai massimi livelli.
Dall’Europa all’Asia fino al Nord America, ViewBox è utilizzato da tempo in tutto il mondo.
I vostri contenuti archiviati restano consultabili in ViewBox,
come documenti ricercabili e metadati strutturati
Non ci limitiamo ad acquisire tutti i contenuti e i metadati dal vostro sistema legacy DMS o ECM: ci assicuriamo anche che possiate utilizzarli in modo permanente, strutturato, tracciabile e analizzabile nel nostro software ViewBox.
Ciò comprende:
- l’acquisizione e la ricerca dei metadati strutturati e delle proprietà dei documenti;
- la mappatura dei collegamenti tra documenti, delle versioni e dei flussi di lavoro, ove necessario e opportuno;
- l’archiviazione di tutti i documenti rilevanti, delle ricevute e dei giustificativi: dalle fatture ai contratti, fino alle e-mail e alla documentazione tecnica.
Prima dell’avvio del progetto definiamo insieme a voi quali tipi di documento, strutture di metadati e collegamenti vi serviranno in futuro per verifiche fiscali, processi aziendali interni o obblighi di conservazione previsti dalla legge. In questa fase potete contare sull’esperienza pluriennale che abbiamo maturato in numerosi progetti su sistemi DMS ed ECM di ogni tipo, per aziende di tutti i settori e di tutte le dimensioni.
In ViewBox potete cercare, visualizzare ed esportare questi contenuti anche a distanza di anni dalla dismissione, in modo del tutto indipendente dal sistema DMS o ECM originale.
Che si tratti di audit, controlli interni o controversie legali, avete sempre accesso a documenti e dati chiaramente strutturati e filtrabili, senza costi di licenza e senza più dipendere dal sistema legacy.
Progetti rapidi e un vantaggio economico misurabile,
anche per sistemi legacy
DMS/ECM complessi
L’archiviazione e la dismissione di un sistema legacy DMS o ECM richiedono di norma da uno a sei mesi, a seconda della complessità del sistema e del volume di documenti e metadati.
Con il nostro approccio strutturato e standardizzato archiviamo in modo efficiente e sicuro anche sistemi DMS ed ECM di grandi dimensioni. Abbiamo già trasferito con successo nella nostra soluzione di archiviazione, ad esempio, piattaforme con diversi terabyte di documenti e dati, inclusi metadati, versioni e autorizzazioni utente, con una documentazione completa del progetto.
La nostra metodologia consolidata consente ai clienti di ottenere in breve tempo risparmi significativi. Questi riguardano soprattutto i costi di licenza per software legacy, database e sistemi operativi, ma anche la manutenzione, l’infrastruttura e gli oneri amministrativi interni.
Nella grande maggioranza dei nostri progetti, l’investimento si ripaga in meno di un anno.
Analisi del sistema
legacy DMS/ECM
Il primo passo di ogni dismissione di un sistema legacy DMS o ECM è un’analisi dettagliata della vostra piattaforma. Su questa base stimiamo in modo fondato la durata e i costi del progetto di archiviazione.
In questa fase rileviamo gli aspetti tecnici, organizzativi e gestionali, tra cui:
- le modalità di accesso al sistema DMS o ECM esistente;
- tipo, struttura e dimensioni del database (ad esempio Oracle, MS SQL o DB2) o degli eventuali formati proprietari;
- ambito e rilevanza dei documenti archiviati, delle versioni e dei metadati;
- le personalizzazioni, come tipi di documento specifici, maschere definite dall’utente, flussi di lavoro, interfacce o moduli aggiuntivi.
Sintetizziamo i risultati in un’offerta vincolante a prezzo fisso, per garantirvi la massima sicurezza nella pianificazione e nelle decisioni.
Progetto di archiviazione del
sistema legacy DMS/ECM
Conclusa l’analisi, ha inizio il progetto vero e proprio: strutturato, efficiente e con traguardi ben definiti.
In una riunione di avvio congiunta chiariamo con il vostro team tutti i requisiti organizzativi e tecnici. Da quel momento ci facciamo carico della maggior parte delle attività:
- configurazione dell’accesso al vostro sistema DMS o ECM;
- esportazione e acquisizione dei documenti e dei metadati rilevanti;
- ricostruzione delle strutture principali, dei collegamenti tra documenti e, ove necessario, dei flussi di lavoro;
- documentazione di ogni passaggio, a garanzia di revisionabilità e tracciabilità.
I nostri project manager esperti vi accompagnano lungo l’intero processo e assicurano uno svolgimento senza intoppi, con un impegno minimo di risorse da parte vostra.
Prima della chiusura del progetto eseguiamo insieme a voi fasi strutturate di test e validazione, per verificare che tutti i contenuti siano stati archiviati in modo completo, corretto e tracciabile.
Risultato dell'archiviazione
del sistema legacy DMS/ECM
Al termine del progetto, tutti i documenti, i metadati, i collegamenti e le informazioni strutturali rilevanti del vostro sistema legacy DMS o ECM sono disponibili in ViewBox, la nostra soluzione software proprietaria.
ViewBox è un sistema di ricerca basato sul web. Garantisce a voi e ai soggetti autorizzati, come i revisori, un accesso rapido, sicuro e a prova di revisione ai contenuti archiviati, anche molti anni dopo la dismissione del sistema.
Un ulteriore valore aggiunto: ricostruiamo tutte le strutture documentali e le categorie rilevanti e, ove necessario, anche le maschere di ricerca e i filtri personalizzati. Le ricerche tecniche, fiscali o legali restano così possibili senza alcun accesso al sistema DMS o ECM originale.
Dopo l’implementazione e la validazione di ViewBox, il sistema originale può essere spento definitivamente.
A fine progetto riceverete una documentazione completa della procedura, che illustra in modo verificabile tutti i passaggi, in particolare:
- le modalità di acquisizione di dati e documenti;
- la struttura e la classificazione dei contenuti archiviati;
- le fasi di test e validazione eseguite.
Inoltre, registriamo ogni fase dell’archiviazione nel nostro sistema di ticketing Jira: dalla prima esportazione dei dati fino alla validazione finale e all’eventuale spegnimento definitivo del sistema di origine. In questo modo, anche i revisori esterni possono verificare in qualsiasi momento come è stata eseguita l’archiviazione.
ViewBox Enterprise:
utilizzate i dati archiviati in modo sicuro e rapido
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA offre una piattaforma evoluta per l’accesso sicuro a dati e documenti provenienti da sistemi legacy dismessi, dai DMS ed ECM fino agli ERP. La soluzione unisce funzioni moderne di ricerca e analisi ad alte prestazioni, meccanismi di sicurezza completi e funzionalità basate sull’intelligenza artificiale.
Con ViewBox Enterprise i vostri dati archiviati:
- restano comprensibili e utilizzabili anche molti anni dopo la dismissione del sistema;
- possono essere consultati, filtrati e analizzati in modo rapido e mirato, anche con l’aiuto dell’intelligenza artificiale;
- restano inalterabili e tracciabili per gli audit interni ed esterni;
- sono protetti da accessi non autorizzati grazie a permessi basati sui ruoli;
- sono disponibili indipendentemente dall’applicazione originale.
Una funzione particolarmente utile è la cancellazione automatica dei dati basata su regole. In base ai periodi di conservazione previsti dalla legge, dai contratti o dalle politiche aziendali interne, i dati possono essere cancellati in modo controllato, tracciabile e documentato alla scadenza del relativo termine. In questo modo, ViewBox Enterprise aiuta le aziende a rispettare i propri requisiti di protezione dei dati e di conformità.
I dati storici aziendali restano disponibili nel lungo periodo.
Pronti per il
prossimo passo?
In un colloquio di un’ora con un nostro esperto analizziamo insieme il vostro sistema legacy DMS o ECM, che si tratti di una soluzione standard, di una piattaforma personalizzata o di un sistema sviluppato internamente.
Vi mostriamo come dismettere il sistema in modo efficiente e continuare a utilizzare nel lungo periodo i contenuti archiviati, in forma strutturata. Il colloquio comprende:
- un confronto su struttura, acquisizione dei dati e logica documentale;
- una demo dal vivo della nostra soluzione ViewBox;
- una spiegazione di come mappiamo anche metadati, tipi di documento e flussi di lavoro personalizzati;
- una stima attendibile di impegno, tempistiche e costi.
Trasparenza fin dall’inizio
Le nostre proposte di progetto si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Qualità, affidabilità e un equo rapporto qualità-prezzo sono al centro del nostro lavoro.
Fissate ora un appuntamento per il vostro colloquio individuale e gratuito con un esperto.
Risposte rapide e senza impegno
alle vostre domande sull'acquisizione dei dati DMS/ECM
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Grazie mille
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Vi contatteremo a breve.
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