Archiviare i sistemi legacy in ambito HR
Mettere al sicuro i dati del personale, conservare i registri paghe & garantire la Compliance con AvenDATA.
Da SAP HCM, SAP PY, PAISY, LOGA, Workday e soluzioni ADP fino a Oracle HCM e soluzioni proprietarie sviluppate internamente: archiviamo dati del personale e sistemi di elaborazione paghe di ogni tipo, generazione e architettura.
La nostra soluzione è progettata per dismettere in modo affidabile anche complessi ecosistemi HR di grandi aziende e multinazionali e per mantenere i dati disponibili a lungo termine in modo totalmente a prova di revision.
La sfida
I dati storici nei sistemi HR e di elaborazione paghe sono cruciali ma l’accesso a queste informazioni diventa sempre più complesso.
Nel corso di migrazioni IT, cambi di sistema, esternalizzazione delle risorse umane o dismissione di soluzioni software obsolete le aziende affrontano regolarmente un compito critico:
I sistemi di elaborazione paghe e HR sono spesso applicazioni sviluppate nel corso di decenni con strutture dati profondamente integrate e personalizzate e contengono ancora informazioni rilevanti per scopi fiscali, previdenziali o di gestione aziendale.
A ciò si aggiunge una crescente pressione da parte degli enti previdenziali: nell’ambito dei controlli spesso è necessario fornire in modo tracciabile documenti retributivi dettagliati e storici assicurativi anche a distanza di decenni. Si tratta di un requisito quasi impossibile da soddisfare senza una soluzione di archiviazione dedicata.
Tuttavia la gestione operativa di questi sistemi è costosa, il software non è più supportato, le licenze giungono a scadenza e le competenze tecniche all’interno dell’azienda svaniscono.
L’accesso a dati del personale rilevanti ai fini retributivi, registri paghe, fascicoli dei dipendenti, informazioni previdenziali o report storici risulta ostacolato o impossibile, sebbene questi debbano rimanere disponibili, analizzabili e conservati in modo a prova di revisione.
Proprio in questo scenario interviene AvenDATA con la sua soluzione di archiviazione specializzata.
Soluzione di archiviazione collaudata
basata su oltre 17 anni di esperienza progettuale
L’archiviazione di sistemi HR e paghe è stata costantemente perfezionata, testata e implementata con successo da AvenDATA nel corso di molti anni in numerosi progetti di dismissione per grandi multinazionali.
La nostra competenza si fonda su oltre 17 anni di esperienza con centinaia di sistemi archiviati, tra cui innumerevoli soluzioni Payroll e HCM.
Nel corso del tempo abbiamo soddisfatto ogni requisito derivante da verifiche aziendali, controlli previdenziali, accertamenti pensionistici e procedimenti legali in modo tracciabile, certificato, a prova di revisione e totalmente affidabile.
I vostri dati HR continuano a vivere come report interrogabili
in ViewBox
Non ci limitiamo a estrarre la totalità dei dati dai vostri sistemi HR e paghe, ma garantiamo che possiate consultarli e utilizzarli in modo permanente e tracciabile nel nostro software ViewBox.
Ciò comprende:
- La ricostruzione dei report strategici e delle analisi di gestione del personale
- L’implementazione di report personalizzati specifici per il cliente (inclusi query, statistiche e liste sviluppate internamente)
- L’archiviazione di tutti i documenti rilevanti necessari per garantire la tracciabilità dei report (ad esempio buste paga, contratti di lavoro o fogli presenze)
Già prima dell’avvio del progetto definiamo insieme a voi quali analisi e accessi ai dati saranno indispensabili in futuro per verifiche fiscali, richieste previdenziali o assicurative, valutazioni interne o obblighi legali di conservazione. In questa fase potrete beneficiare della nostra pluriennale esperienza maturata nella dismissione di sistemi HR come SAP HCM, LOGA, Workday, PAISY, ADP o Oracle HCM.
All’interno di ViewBox potrete ricercare, analizzare ed elaborare questi dati anche a distanza di anni dalla dismissione, operando in totale indipendenza dal sistema di origine.
Che si tratti di controlli fiscali sulle retribuzioni, accertamenti pensionistici, richieste interne delle risorse umane o chiarimenti legali: avrete sempre accesso a report strutturati in modo chiaro e filtrabili, eliminando totalmente la necessità di licenze HR originali o sistemi legacy.
Esecuzione rapida del progetto & vantaggio economico misurabile anche in complessi
sistemi HR e paghe
Con noi la dismissione dei sistemi legacy HR avviene in modo strutturato, efficiente e vantaggioso dal punto di vista economico, con tempistiche di progetto che variano generalmente da 1 a 6 mesi a seconda della complessità e del volume dei dati del sistema di origine.
Che si tratti di SAP HCM con moduli profondamente integrati, di complesse architetture Workday o di articolate soluzioni legacy come PAISY, LOGA o Oracle HCM: grazie al nostro approccio standardizzato archiviamo in modo sicuro e tracciabile anche i sistemi più interconnessi contenenti svariati terabyte di dati del personale e delle retribuzioni.
Analisi dei sistemi HR
e delle soluzioni legacy paghe
Il primo passo di ogni archiviazione in ambito HR è un’analisi dettagliata del sistema HR o paghe esistente. Questa costituisce la base per una stima attendibile della durata del progetto, degli oneri e dei costi.
Specialmente nelle grandi aziende con ecosistemi IT sviluppati nel corso di molti anni come ad esempio SAP HCM, LOGA o PAISY questo lavoro preparatorio è decisivo per una dismissione a prova di revisione ed economicamente vantaggiosa.
Nell’ambito dell’analisi rileviamo sia gli aspetti tecnici che quelli procedurali, tra cui:
- Le opzioni di accesso al sistema esistente (ad esempio GUI, accesso remoto, dump ecc.)
- La tipologia, la struttura e le dimensioni del database sottostante (ad esempio Oracle, MS SQL, DB2 o soluzioni proprietarie)
- I report disponibili, i registri paghe e i documenti rilevanti ai fini dell’archiviazione
- Le specificità personalizzate come programmi sviluppati internamente, personalizzazioni, interfacce o moduli aggiuntivi (ad esempio previdenza aziendale, gestione presenze, portali ESS e MSS)
Consolidiamo i risultati di questa analisi per voi in una proposta trasparente a prezzo fisso con indicazioni chiare su perimetro, tempistiche e fasi di implementazione. In questo modo ottenete la massima sicurezza nella pianificazione e nel processo decisionale.
Archiviazione
del progetto
dei sistemi HR
Dopo l’analisi del sistema avviamo insieme a voi il progetto di archiviazione: in modo strutturato, efficiente e con un processo collaudato sviluppato appositamente per i sistemi HR.
In una riunione iniziale di allineamento definiamo tutti i requisiti organizzativi e tecnici. Successivamente ci facciamo carico della maggior parte delle attività operative per assicurarvi il minimo impiego di risorse.
- Configurazione di accessi sicuri ai sistemi
- Esportazione e acquisizione dei dati rilevanti del personale e delle retribuzioni
- Ricostruzione dei report principali come registri paghe, comunicazioni previdenziali o buste paga
- Archiviazione e documentazione di analisi personalizzate e sviluppi interni
- Documentazione di revisione completa per auditor interni ed esterni
I nostri esperti responsabili di progetto vi accompagnano dall’analisi iniziale fino alla validazione conclusiva lungo l’intero processo.
A conclusione del progetto eseguiamo insieme fasi strutturate di test durante le quali verificate la completezza, la tracciabilità e la sicurezza in fase di revisione dei dati archiviati. Solo in seguito si procede alla dismissione definitiva del vostro sistema legacy.
Risultato dell'archiviazione dei
sistemi HR e di elaborazione paghe
Dopo la conclusione positiva del progetto tutti i dati del personale, i registri paghe, i documenti e i report rilevanti provenienti dal vostro sistema legacy HR o paghe vengono trasferiti nella nostra soluzione di archiviazione proprietaria ViewBox.
ViewBox è un sistema di ricerca basato sul web sviluppato appositamente per l’accesso sicuro ai dati archiviati derivanti da scenari di dismissione. Consente agli utenti autorizzati come il dipartimento risorse umane, i revisori o gli ispettori esterni di accedere in modo rapido, legalmente conforme e tracciabile a tutti i contenuti anche molti anni dopo lo spegnimento del sistema.
Un eccezionale valore aggiunto: ricostruiamo tutti i principali report standard e personalizzati, dalle buste paga ai registri paghe fino alle comunicazioni previdenziali o alle analisi interne delle risorse umane. In questo modo le valutazioni tecniche, fiscali, previdenziali o legali rimangono pienamente possibili senza alcun accesso al sistema legacy originale.
Dopo aver completato con successo l’acquisizione dei dati, il controllo del sistema e la validazione conclusiva il sistema HR originale può essere dismesso completamente e senza rischi.
Infine riceverete una documentazione di progetto completa che illustra in modo trasparente e a prova di revisione tutti i passaggi rilevanti, in particolare:
- le modalità di acquisizione dei dati
- la struttura e l’elaborazione dei contenuti archiviati
- l’esecuzione e i risultati delle fasi di test e di validazione
- le eventuali interfacce o ricostruzioni di report
Inoltre documentiamo integralmente nel nostro sistema di ticketing Jira tutti i passaggi dell’archiviazione, dall’esportazione iniziale fino alla validazione conclusiva e all’eventuale successiva cancellazione del sistema di origine. In questo modo le modalità di esecuzione dell’archiviazione sono sempre tracciabili in modo documentato, legalmente conforme e a prova di revisione anche per terze parti o auditor esterni.
Software e sistema di ricerca ViewBox
Rendere i dati HR archiviati utilizzabili in modo intelligente
Con ViewBox AvenDATA offre un potente sistema di consultazione sviluppato appositamente per l’accesso alle informazioni archiviate provenienti da sistemi HR e di elaborazione paghe ormai dismessi.
Tramite un’interfaccia web intuitiva ViewBox consente di trovare rapidamente, analizzare in modo strutturato e fornire in modo mirato i dati del personale operando in totale indipendenza dal sistema HR di origine come SAP HCM, LOGA, Workday, PAISY, ADP o Oracle HCM.
ViewBox garantisce che i vostri dati del personale:
- rimangano comprensibili e utilizzabili anche a distanza di anni dalla dismissione del sistema
- siano consultabili in qualsiasi momento in modo totalmente a prova di revisione (per accertamenti pensionistici, verifiche aziendali, procedimenti legali o simili)
- siano perfettamente strutturati per analisi interne delle risorse umane o processi di audit esterni
- possano essere gestiti nel pieno rispetto del GDPR e delle normative fiscali vigenti
Una funzionalità esclusiva: ViewBox integra l’eliminazione automatizzata dei dati. In base ai periodi di conservazione stabiliti per legge o dalle direttive aziendali interne i dati storici personali vengono cancellati in modo sistematico, tracciabile e a prova di revisione senza alcun onere manuale.
Il software si appoggia su un’infrastruttura cloud certificata sottoposta a regolari controlli di sicurezza ma su richiesta può essere implementata anche in un ambiente on premise per rispondere in modo flessibile ai vostri specifici requisiti di conformità interna o di protezione dei dati.
Al centro: il nostro
software di archiviazione ViewBox
ViewBox si è affermata come piattaforma di consultazione affidabile per i dati archiviati del personale (che si tratti di dipartimenti HR, audit interni o revisori esterni).
Oggi è utilizzata da oltre il 50% delle aziende del DAX e a livello globale da multinazionali europee, nordamericane e asiatiche.
ViewBox – Ihre Brücke
zu den archivierten Personaldaten aus abgeschalteten Systemen
Für HR-Abteilungen, Payroll-Verantwortliche, Revisoren, Wirtschaftsprüfer, Rentenversicherungsträger oder die Rechtsabteilung:
Ihre archivierten Lohn- und Personaldaten bleiben jederzeit recherchierbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Altsoftware, technische Spezialzugänge oder das ursprüngliche Anwendungssystem.
Pronti per il
prossimo passo?
In un colloquio con un esperto della durata di un’ora analizzeremo insieme il vostro sistema legacy (indipendentemente dal fatto che si tratti di una soluzione standard, di un’applicazione personalizzata o di un sistema HR sviluppato internamente).
Vi mostreremo in diretta come dismettere in modo efficiente la vostra soluzione paghe o HR mantenendo al contempo i dati utilizzabili a lungo termine e a prova di revisione, includendo:
- Un allineamento su struttura dei dati, formati di acquisizione ed elaborazione dei report
- Una dimostrazione dal vivo della nostra soluzione di archiviazione ViewBox
- Una spiegazione del nostro metodo per la replica di registri paghe, report retributivi & analisi personalizzate
- Una valutazione affidabile di oneri, tempistiche e proposta a prezzo fisso
Trasparenza fin dal principio:
Le nostre proposte di progetto si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Inoltre:qualità, affidabilità e un equo rapporto qualità prezzo sono al primo posto per noi.
Le nostre proposte di progetto si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Inoltre qualità, affidabilità e un equo rapporto qualità prezzo sono al primo posto per noi.
Fissate ora un appuntamento per il vostro colloquio individuale con un esperto.
Risposte rapide alle vostre domande
personali & non vincolanti sulla
archiviazione dei sistemi paghe & HR
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Grazie mille
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Wir werden Sie in Kürze kontaktieren.
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