Archiviare i file system mettere al sicuro i file,
Conservare le informazioni & garantire la conformità con AvenDATA.
Dai classici file system su unità di rete passando per strutture di cartelle miste fino ad archivi di documenti organizzati su misura: archiviamo dati non strutturati provenienti da vecchi file system di ogni tipo e settore dalla reportistica fino alla documentazione finanziaria.
La sfida
I file storici nel vecchio file system sono importanti ma il loro accesso diventa sempre più impossibile
Nel corso di migrazioni IT, spegnimenti di server o smantellamento di strutture di directory obsolete le aziende si trovano regolarmente di fronte a un compito critico:
I file system, spesso gerarchie di cartelle cresciute nel corso di molti anni con documenti Excel, Word, PowerPoint o PDF, contengono ancora informazioni rilevanti per scopi fiscali, legali o gestionali.
Tuttavia l’esercizio dell’infrastruttura associata è costoso, i formati dei file diventano obsoleti, le licenze software scadono e la conoscenza della struttura di archiviazione originale va perduta.
L’accesso a file importanti viene ostacolato o reso impossibile sebbene questi debbano continuare a essere mantenuti disponibili, ricercabili e a prova di revisione.
Proprio qui interviene AvenDATA con la sua soluzione di archiviazione per vecchi file system.
Comprovata soluzione di archiviazione
da oltre 17 anni di esperienza nei progetti
L’archiviazione di file system non strutturati (ad esempio documenti Excel, Word, PowerPoint e PDF) è stata costantemente testata e perfezionata da AvenDATA in oltre 17 anni e ottimizzata a livello pratico in migliaia di progetti per la dismissione dei sistemi.
Grazie al nostro approccio strutturato e consolidato nel corso degli anni siamo stati in grado di rispondere in modo affidabile e tracciabile a tutte le richieste di chiarimento da parte di verifiche fiscali, reparti specializzati o istanze legali.
Il nostro software proprietario ViewBox si è dimostrato in questo ambito una soluzione performante per la ricerca e l’analisi a prova di revisione.
È in uso non solo presso numerose medie imprese ma anche presso oltre il 50% delle aziende del DAX: una chiara prova della sua stabilità, flessibilità e idoneità all’uso quotidiano ai massimi livelli.
Che si tratti di Europa, Asia o Nord America: ViewBox è da tempo utilizzata a livello internazionale.
I vostri documenti continuano a vivere
come informazioni rintracciabili e filtrabili
in ViewBox
Non acquisiamo solo tutti i file dal vostro vecchio file system ma ci assicuriamo anche che possiate ricercare, visualizzare e utilizzare in modo permanente questi file.
Ciò include tra le altre cose:
- La ricostruzione di strutture di cartelle centrali e classificazioni di documenti
- L’acquisizione e la mappatura strutturata di logiche di cartelle personalizzate o denominazioni di file definite dall’utente
- L’archiviazione a prova di revisione di tutti i documenti rilevanti (ad esempio fatture, presentazioni, istruzioni operative, report o contratti)
- L’implementazione di specifiche funzioni di filtro e di ricerca per rendere i contenuti rapidamente rintracciabili e indipendenti dalla posizione di archiviazione originale
- La firma digitale di tutti i documenti per garantire la prova della loro inalterabilità per la massima certezza del diritto in caso di verifiche fiscali, controlli interni o controversie legali
Già prima dell’inizio del progetto definiamo insieme a voi quali file e strutture dovranno rimanere accessibili in futuro per scopi fiscali, per prove legali o per riferimenti interni all’azienda.
In questo contesto beneficiate della nostra pluriennale esperienza derivante da una moltitudine di progetti di archiviazione di svariati file system e settori.
All’interno di ViewBox potete ricercare, consultare e analizzare i vostri dati anche ad anni di distanza dalla dismissione del tutto senza accesso al file system originale.
Che si tratti di verifiche esterne, questioni interne o requisiti legali: mantenete l’accesso completo ai vostri contenuti (strutturati, tracciabili e richiamabili in qualsiasi momento).
Rapido svolgimento del progetto
& grande
vantaggio economico
(ROI misurabile)
anche per file system
di grandi dimensioni
L’archiviazione di vecchi file system richiede solitamente da 1 a 3 mesi a seconda della quantità di dati, della complessità della struttura e della varietà dei formati.
Grazie al nostro approccio chiaramente definito e standardizzato siamo in grado di archiviare in modo efficiente, sicuro e tracciabile anche archivi di file di grandi dimensioni cresciuti storicamente.
Ad esempio abbiamo già trasferito con successo nella nostra soluzione di archiviazione ViewBox progetti con centinaia di milioni di file e svariati terabyte di documenti inclusa l’archiviazione strutturata, l’acquisizione dei metadati e la documentazione completa.
Grazie alla nostra consolidata metodologia di progetto i nostri clienti beneficiano in breve tempo di risparmi significativi in particolare sui costi di archiviazione, sugli oneri di backup, sulla manutenzione di strutture di directory obsolete, sulle licenze software per formati legacy nonché sul supporto IT interno.
Il vantaggio economico non si manifesta in questo ambito solo nella riduzione dei costi ma anche nella certezza del diritto e nella disponibilità garantita a lungo termine dei contenuti rilevanti per il business.
Nella stragrande maggioranza dei nostri progetti il Return on Investment (ROI) è ampiamente inferiore a un anno grazie a risparmi chiaramente misurabili su licenze, infrastruttura e risorse interne.
File system
Analisi del sistema
Il primo passo di ogni archiviazione di un vecchio file system è un’analisi dettagliata del vostro ambiente di file esistente. Questa analisi costituisce la base per una stima precisa della durata del progetto e dei costi previsti nell’ambito dell’archiviazione del vostro vecchio file system.
In questa fase rileviamo aspetti sia tecnici sia organizzativi e di contenuto tra cui:
- Opzioni di accesso e di autorizzazione al file system esistente (ad esempio unità di rete, file server)
- Tipologia, struttura e volume dei file presenti (ad esempio Excel, Word, PowerPoint, PDF)
- Rilevanza di determinate aree di cartelle e gruppi di documenti (ad esempio report di progetto, documentazione contrattuale, bilanci d’esercizio)
- Specificità personalizzate come denominazioni di file definite dall’utente, logiche di archiviazione speciali o metadati aggiuntivi
- Opzioni tecniche per il trasferimento dei dati ad esempio tramite un disco rigido SSD fornito, un rack fisico o in modo sicuro tramite connessione SFTP
Riassumiamo per voi i risultati in un’offerta vincolante a prezzo fisso che vi offre la massima sicurezza nella pianificazione e nel processo decisionale.
File system
Archiviazione del progetto
Al termine dell’analisi ha inizio il vero e proprio progetto, strutturato, efficiente e con traguardi chiaramente definiti.
Nel corso di una riunione iniziale congiunta chiariamo con il vostro team tutti i requisiti organizzativi e tecnici. Da questo momento ci facciamo carico della maggior parte delle attività per voi:
- Configurazione dell’accesso al file system (ad esempio tramite VPN, esportazione sicura dei dati o fornitura di dischi rigidi)
- Esportazione e acquisizione dei contenuti rilevanti di cartelle e file
- Ricostruzione strutturata della logica originale dei file nel software di archiviazione ViewBox
- Documentazione di tutti i passaggi per la sicurezza a prova di revisione e la tracciabilità
- Firma digitale dei documenti per garantire la prova della loro inalterabilità
I nostri esperti responsabili di progetto vi accompagnano durante l’intero processo e assicurano un flusso di lavoro senza intoppi con un impiego minimo di risorse da parte vostra.
A conclusione del progetto eseguiamo insieme fasi strutturate di test e di validazione per assicurarci che tutti i contenuti siano stati archiviati in modo completo, corretto e siano ricercabili in modo trasparente.
File system
Risultato dell'archiviazione
Al termine del progetto tutte le strutture di cartelle, i file e i gruppi di documenti rilevanti del vostro vecchio file system sono stati trasferiti nella nostra soluzione software proprietaria ViewBox.
ViewBox è un sistema di ricerca basato sul web che consente a voi e agli enti autorizzati un accesso rapido, sicuro e tracciabile ai contenuti archiviati anche ad anni di distanza dalla dismissione del file system originale.
Un particolare valore aggiunto: ricostruiamo le strutture di archiviazione centrali e le informazioni collegate in modo che anche le analisi tecniche, fiscali o legali continuino a essere possibili senza problemi del tutto senza accesso all’unità di rete o al file system originale.
A seguito della corretta implementazione e validazione di ViewBox il file system originale può essere messo completamente fuori servizio.
A conclusione del progetto riceverete una documentazione completa del progetto o della procedura che illustra in modo trasparente tutti i passaggi in particolare per quanto riguarda i seguenti punti:
- la tipologia del trasferimento dei dati e dell’acquisizione dei dati
- la struttura e la categorizzazione dei contenuti archiviati
- le fasi di test e di validazione eseguite
Inoltre documentiamo a prova di revisione tutti i singoli passaggi dell’archiviazione nel nostro sistema di ticketing Jira dall’esportazione dei dati passando per l’integrazione del sistema fino alla validazione conclusiva e all’eventuale successiva cancellazione del sistema di origine. In questo modo anche per terze parti o revisori esterni è tracciabile in qualsiasi momento come è stata eseguita l’archiviazione.
Software e
sistema di ricerca ViewBox
rendere i file system archiviati
utilizzabili in modo intelligente
Con ViewBox AvenDATA offre un potente sistema di lettura e di ricerca sviluppato appositamente per l’accesso ai contenuti provenienti da file system dismessi.
Tramite un’interfaccia web intuitiva ViewBox consente di trovare rapidamente, analizzare in modo strutturato e rendere disponibili in modo mirato strutture di cartelle e documenti archiviati del tutto senza accesso al file system originale, all’unità di rete o al file server.
ViewBox fa in modo che i vostri file:
- rimangano comprensibili e utilizzabili anche ad anni di distanza dalla dismissione
- siano in qualsiasi momento richiamabili a prova di revisione
- siano pronti e strutturati per processi di verifica interni ed esterni
Una caratteristica particolare: ViewBox dispone di una cancellazione automatizzata dei dati. Sulla base di periodi di conservazione definiti è possibile cancellare i file archiviati in modo basato su regole e tracciabile allo scadere delle disposizioni di legge o interne all’azienda. In questo modo rimanete conformi al GDPR e alle normative fiscali del tutto senza alcuno sforzo manuale.
L’applicazione si basa su un’infrastruttura cloud certificata ed è sottoposta regolarmente a test di sicurezza e di funzionamento ma, a seconda dei vostri specifici requisiti di conformità o IT, può essere eseguita altrettanto senza problemi in un ambiente on premise.
ViewBox – Ihre Brücke
zur strukturierten Nutzung alter Dateisysteme
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten Dateien bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche System oder Dateiserver.
Pronti per il
prossimo passo?
In un colloquio di un’ora con un esperto analizziamo insieme i vostri file system (indipendentemente dal fatto che si tratti di strutture di cartelle storiche, directory di progetto o archivi di documenti non strutturati).
Vi mostriamo dal vivo come dismettere il vostro file system in modo efficiente e allo stesso tempo poter accedere a lungo termine a tutti i contenuti, inclusi:
- Un allineamento strutturato su struttura dei dati, acquisizione dei dati e classificazione dei documenti
- Una dimostrazione dal vivo della nostra soluzione ViewBox
- Una spiegazione su come mappiamo filtri, metadati e relazioni tra i documenti
- Una valutazione attendibile di oneri, durata del progetto e costi
Trasparenza fin dal principio:
Le nostre proposte di progetto si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Inoltre qualità, affidabilità e un equo rapporto qualità prezzo sono al centro della nostra attenzione.
Le nostre proposte di progetto si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Inoltre qualità, affidabilità e un equo rapporto qualità prezzo sono al centro della nostra attenzione.
Fissate ora un appuntamento per il vostro colloquio individuale e gratuito con un esperto.
Risposte rapide alle vostre domande
personali & non vincolanti sulla
Archiviazione di File server e Nnità di rete
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Grazie mille
Grazie mille für Ihre Anfrage.
Wir werden Sie in Kürze kontaktieren.
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