Quali costi devono essere considerati nella dismissione dei sistemi SAP?
Emanuel Böminghaus, Esperto di Sistemi Legacy, Amministratore Delegato AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Esperto di Sistemi Legacy,
Amministratore Delegato AvenDATA
Amministratore Delegato AvenDATA
Introduzione: La dismissione dei sistemi SAP non è un semplice progetto IT
La dismissione di un sistema SAP è molto più della semplice disattivazione di una piattaforma tecnica. Le aziende sottovalutano spesso i costi reali, poiché si concentrano esclusivamente su infrastruttura e licenze. Nella pratica, tuttavia, si tratta di un complesso progetto di trasformazione e Compliance con implicazioni legali, funzionali e organizzative. Chi pianifica la dismissione dei sistemi SAP in modo globale evita successivi costi aggiuntivi, rischi legati agli audit e dipendenze operative, chi la sottovaluta, alla fine paga il doppio.
Oneri di Progetto e di analisi: I costi iniziali sottovalutati
All’inizio emergono costi per l’analisi, la pianificazione e la gestione del progetto. Tra questi rientrano l’inventario dei sistemi, la classificazione funzionale dei patrimoni informativi, la definizione dello scenario di dismissione nonché il coordinamento con i reparti operativi, la revisione interna, la protezione dei dati e la Sicurezza IT. Particolarmente oneroso è l’identificazione dei dati soggetti all’obbligo di conservazione secondo le normative HGB, AO, GoBD e GDPR. Questo onere è strettamente necessario, ma spesso non viene preventivato, sebbene costituisca la base per una dismissione dei sistemi SAP a norma di legge. È proprio qui che con AvenDATA si può risparmiare un notevole dispendio di risorse: grazie alla vasta esperienza di progetto acquisita in centinaia di dismissioni di sistemi SAP, gli oggetti di dati rilevanti, i periodi di conservazione e gli scenari di accesso sono già noti. Vengono meno le onerose analisi di base, i rischi vengono ridotti e la dismissione viene implementata in modo più rapido, sicuro e pianificabile.
Implementazione tecnica e archiviazione: Il blocco di costi più consistente
Il fattore di costo centrale risiede nell’implementazione tecnica. Tra questi figurano l’estrazione dei dati, la convalida, la strutturazione, l’archiviazione e la creazione di una soluzione di accesso a prova di revisione. A ciò si aggiungono i cicli di test, i collaudi funzionali e la documentazione di progetto completa per i revisori contabili e le autorità di vigilanza. L’aspetto importante è questo: una dismissione dei sistemi SAP senza una soluzione di archiviazione e accesso indipendente e svincolata dal sistema è rischiosa dal punto di vista legale. Le aziende devono essere in grado di fornire informazioni di natura fiscale e commerciale anche molti anni dopo la dismissione.
Operatività, rischi e potenziali di risparmio: I costi dopo la dismissione
Anche dopo la dismissione emergono costi correnti, ad esempio per l’operatività della soluzione di archiviazione, la manutenzione, il supporto e l’assistenza durante gli audit. Al contempo si aprono tuttavia notevoli potenziali di risparmio: l’eliminazione delle licenze SAP, dei costi legati a database e infrastruttura, del personale operativo nonché dei rischi per la sicurezza dovuti a sistemi obsoleti si ripercuote direttamente sulla struttura dei costi. Un calcolo realistico della dismissione dei sistemi SAP non considera pertanto solo i costi di progetto una tantum, ma li confronta con i risparmi a lungo termine, spesso con un Return on Investment molto rapido. Con AvenDATA il ROI è nettamente inferiore a un anno.
I costi di una dismissione dei sistemi SAP sono composti da analisi, implementazione tecnica, tutela legale ed esercizio a lungo termine. Chi si affida in questo contesto all’esperienza e a modelli operativi standardizzati, riduce i rischi e trasforma un presunto progetto di costo in una decisione economica sostenibile.
