Archiviare i sistemi DMS ed ECM
 Mettere al sicuro i dati, conservare i documenti & garantire la conformità con AvenDATA.

Da OpenText, d.velop, easy Archiv fino a soluzioni proprietarie DMS o ECM sviluppate su misura: archiviamo contenuti provenienti da applicazioni legacy di ogni tipo, generazione e soluzione di settore dall’archiviazione dei documenti a prova di revisione ai flussi di lavoro fino alla gestione dei metadati.

La sfida

I documenti storici nei vecchi sistemi DMS ed ECM sono importanti ma il loro accesso diventa sempre più impossibile.
Nel corso di migrazioni IT, cambi di software o smantellamento di ambienti DMS ed ECM esistenti le aziende si trovano regolarmente di fronte a un compito critico:
I sistemi legacy, spesso piattaforme documentali cresciute nel corso di molti anni con strutture complesse e adattate su misura, contengono ancora contenuti rilevanti per scopi fiscali, legali o gestionali.
Tuttavia l’esercizio di questi sistemi è costoso, il software non viene più manutenuto, le licenze scadono e il know how in azienda svanisce. L’accesso a documenti e informazioni importanti viene ostacolato o reso impossibile sebbene questi debbano continuare a essere mantenuti disponibili, rintracciabili e a prova di revisione.
Proprio qui interviene AvenDATA con la sua soluzione di archiviazione per sistemi legacy DMS ed ECM.

Comprovata soluzione di archiviazione
 da oltre 17 anni di esperienza nei progetti

L’archiviazione di sistemi legacy DMS ed ECM è stata costantemente studiata e perfezionata da AvenDATA in oltre 17 anni e affinata a livello pratico in migliaia di implementazioni di progetti.
Sulla base del nostro approccio collaudato nel corso degli anni siamo stati in grado di soddisfare in modo affidabile e tracciabile tutti i quesiti tecnici, le richieste nell’ambito di audit e i requisiti legali.
Il software ViewBox impiegato a tale scopo si è affermato come un potente sistema di ricerca che funziona in modo affidabile sia nell’ambito di controlli di conformità sia nell’accesso quotidiano a livello aziendale.
L’impiego di ViewBox in ormai oltre il 50% delle aziende del DAX è una chiara prova della sua stabilità, flessibilità e idoneità alla pratica ai massimi livelli.
Dall’Europa all’Asia fino al Nord America e ritorno: ViewBox è da tempo in uso in tutto il mondo.

I vostri contenuti archiviati continuano a vivere come documenti ricercabili e metadati strutturati
in ViewBox

Non acquisiamo solo tutti i contenuti e i metadati dal vostro sistema legacy DMS ed ECM ma ci assicuriamo anche che possiate utilizzare questi dati in modo permanente, strutturato, tracciabile e analizzabile nel nostro software ViewBox.
Ciò include:
  • L’acquisizione e la ricercabilità di metadati strutturati e proprietà dei documenti
  • La mappatura di collegamenti tra documenti, versionamenti e flussi di lavoro (se necessario e opportuno)
  • L’archiviazione di tutti i documenti rilevanti, le ricevute e le prove dalle fatture ai contratti fino alle email o alle documentazioni tecniche
Già prima dell’inizio del progetto definiamo insieme a voi quali tipi di documenti, strutture di metadati e collegamenti saranno necessari in futuro per prove fiscali, processi aziendali interni o obblighi di conservazione previsti dalla legge. In questo contesto beneficiate della nostra pluriennale esperienza derivante da numerosi progetti di archiviazione di svariati sistemi DMS ed ECM, settori e dimensioni aziendali.
All’interno di ViewBox potete ricercare, visualizzare ed esportare questi contenuti anche ad anni di distanza dalla dismissione in modo del tutto indipendente dal sistema DMS ed ECM originale.
Che si tratti di audit, controlli interni o controversie legali: avete in qualsiasi momento accesso a documenti e dati chiaramente strutturati e filtrabili del tutto senza costi di licenza o dipendenza continua dal sistema legacy.

Rapido svolgimento del progetto & grande vantaggio economico (ROI misurabile)
anche per complessi sistemi
legacy DMS ed ECM

L’archiviazione e la dismissione di un sistema legacy DMS o ECM richiedono solitamente da 1 a 6 mesi a seconda della complessità del sistema e del volume dei documenti e dei metadati.
Grazie al nostro approccio chiaramente strutturato e standardizzato siamo in grado di archiviare in modo efficiente e sicuro anche sistemi DMS ed ECM di grandi dimensioni.
Ad esempio abbiamo già trasferito con successo nella nostra soluzione di archiviazione piattaforme con svariati terabyte di documenti e dati inclusi metadati, versionamenti, autorizzazioni utente e documentazione completa del progetto.
Grazie alla nostra consolidata metodologia di progetto i nostri clienti beneficiano in breve tempo di risparmi significativi in particolare sui costi delle licenze per software legacy, database e sistemi operativi ma anche sulla manutenzione, sull’infrastruttura e sugli oneri amministrativi interni.
Nella stragrande maggioranza dei nostri progetti il Return on Investment (ROI) è inferiore a un anno grazie a risparmi chiaramente misurabili su licenze, costi infrastrutturali e risorse interne.

DMS ed ECM
 Analisi del sistema legacy

Il primo passo di ogni dismissione di un sistema legacy DMS o ECM è un’analisi dettagliata della vostra piattaforma esistente. Questa analisi costituisce la base per una stima fondata della durata del progetto e dei costi nell’ambito dell’archiviazione del vostro sistema.
In questa fase rileviamo aspetti sia tecnici sia organizzativi e gestionali tra cui:
  • Opzioni di accesso al sistema DMS o ECM esistente
  • Tipologia, struttura e dimensioni del database (ad esempio Oracle, MS SQL, DB2, formati proprietari)
  • Perimetro e rilevanza dei documenti archiviati, delle versioni e dei metadati
  • Specificità personalizzate come tipi di documento proprietari, maschere definite dall’utente, flussi di lavoro, interfacce o moduli aggiuntivi
Riassumiamo per voi i risultati in un’offerta vincolante a prezzo fisso per la massima sicurezza nella pianificazione e nel processo decisionale.

Archiviazione del progetto per
sistemi legacy DMS ed ECM

Al termine dell’analisi del sistema ha inizio il vero e proprio progetto, strutturato, efficiente e con traguardi chiaramente definiti.
Nel corso di una riunione iniziale congiunta chiariamo con il vostro team tutti i requisiti organizzativi e tecnici. Da questo momento ci facciamo carico della maggior parte delle attività per voi:
  • Configurazione dell’accesso al vostro sistema DMS ed ECM
  • Esportazione e acquisizione dei documenti rilevanti e dei metadati
  • Ricostruzione di strutture importanti, collegamenti tra documenti e, se necessario, flussi di lavoro
  • Documentazione di tutti i passaggi per la sicurezza a prova di revisione e la tracciabilità
I nostri esperti responsabili di progetto vi accompagnano durante l’intero processo e assicurano un flusso di lavoro senza intoppi con un impiego minimo di risorse da parte vostra.
A conclusione del progetto eseguiamo insieme fasi strutturate di test e di validazione per assicurarci che tutti i contenuti siano stati archiviati in modo completo, corretto e tracciabile.

Risultato
dell'archiviazione

Al termine del progetto tutti i documenti, i metadati, i collegamenti e le informazioni strutturali rilevanti del vostro sistema legacy DMS ed ECM sono stati trasferiti nella nostra soluzione software proprietaria ViewBox.
ViewBox è un sistema di ricerca basato sul web che consente a voi e agli enti autorizzati un accesso rapido, sicuro e a prova di revisione ai contenuti archiviati anche ad anni di distanza dalla dismissione del sistema.
Un particolare valore aggiunto: ricostruiamo tutte le importanti strutture dei documenti, le categorie e (se necessario) anche le maschere di ricerca e le opzioni di filtro personalizzate in modo che le ricerche tecniche, fiscali o legali continuino a essere possibili senza problemi del tutto senza accesso al sistema DMS ed ECM originale.
A seguito della corretta implementazione e validazione di ViewBox il sistema originale può essere messo completamente fuori servizio.
A conclusione del progetto riceverete una documentazione completa del progetto o della procedura che illustra in modo tracciabile tutti i passaggi in particolare per quanto riguarda i seguenti punti:
  • la tipologia dell’acquisizione dei dati e dei documenti
  • la struttura e la classificazione dei contenuti archiviati
  • le fasi di test e di validazione eseguite
Inoltre documentiamo a prova di revisione tutti i singoli passaggi dell’archiviazione nel nostro sistema di ticketing Jira dalla prima esportazione dei dati fino alla validazione conclusiva e all’eventuale successiva cancellazione del sistema di origine. In questo modo anche per revisori esterni è completamente tracciabile in qualsiasi momento come è stata eseguita l’archiviazione.
Software e sistema di ricerca ViewBox
rendere i dati DMS ed ECM archiviati utilizzabili in modo intelligente
Con ViewBox AvenDATA offre un potente sistema di lettura e di ricerca sviluppato appositamente per l’accesso ai contenuti provenienti da sistemi DMS ed ECM dismessi.
Tramite un’interfaccia web intuitiva ViewBox consente di trovare rapidamente, analizzare in modo strutturato e rendere disponibili in modo mirato documenti e metadati archiviati del tutto senza accesso al sistema DMS ed ECM originale.
ViewBox fa in modo che i vostri contenuti archiviati:
  • rimangano comprensibili e utilizzabili anche ad anni di distanza dalla dismissione
  • siano in qualsiasi momento richiamabili a prova di revisione
  • siano pronti e strutturati per processi di verifica interni ed esterni
Una caratteristica particolare: ViewBox dispone di una cancellazione automatizzata dei dati. Sulla base di periodi di conservazione definiti è possibile cancellare i contenuti archiviati in modo basato su regole e tracciabile allo scadere dei requisiti di legge o interni.
In questo modo rimanete conformi al GDPR e alle normative fiscali del tutto senza alcuno sforzo manuale.
L’applicazione si basa su un’infrastruttura cloud certificata, è sottoposta regolarmente a test di sicurezza e di funzionamento e, a seconda dei vostri specifici requisiti IT o di conformità, in alternativa può essere eseguita anche in un ambiente on premise.
Dettagli sulla soluzione ViewBox ...
ViewBox – Ihre Brücke
zu den Inhalten Ihrer
DMS-/ECM-Altsysteme
Für Fachabteilungen, Compliance-Teams, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten Inhalte aus ehemaligen Dokumentenmanagementsystemen bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Altsoftware, Spezialzugänge oder Zugriff auf das Ursprungssystem.
Pronti per il
prossimo passo?
In un colloquio di un’ora con un esperto analizziamo insieme il vostro sistema legacy DMS ed ECM (indipendentemente dal fatto che si tratti di una soluzione standard, di una piattaforma personalizzata o di una soluzione sviluppata interamente in proprio).
Vi mostriamo dal vivo come dismettere il vostro sistema in modo efficiente e utilizzare a lungo termine i contenuti archiviati in modo strutturato inclusi:
  • Un allineamento su struttura, acquisizione dei dati e logica dei documenti
  • Una dimostrazione dal vivo della nostra soluzione ViewBox
  • Una spiegazione su come mappiamo anche metadati personalizzati, tipi di documento e flussi di lavoro
  • Una valutazione attendibile di oneri, tempistiche e prezzo
Trasparenza fin dal principio:
Le nostre proposte di progetto si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Inoltre qualità, affidabilità e un equo rapporto qualità prezzo sono al centro della nostra attenzione.
Le nostre proposte di progetto si basano su prezzi fissi chiaramente definiti, garantiti senza rinegoziazioni successive. Inoltre qualità, affidabilità e un equo rapporto qualità prezzo sono al centro della nostra attenzione.
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